Social intranet: ontwikkel een stevige business case [case]

Een social intranet. Steeds meer bedrijven voeren het in. Maar waarom eigenlijk? Is het een zakelijke modetrend, of is het daadwerkelijk waar het voor bedoeld is: het delen van kennis, efficiënt samenwerken en jeugdige talenten in je bedrijf voorzien in hun behoeften?
Hoe dan ook is een social intranet een behoorlijke investering. Door aan de voorkant een stevige en heldere business case te ontwikkelen, kun je het aan de achterkant terugverdienen. Dat blijkt voor de meeste organisaties met een social intranet makkelijker gezegd dan gedaan.

Wat maakt het opstellen van een business case zo lastig? We vroegen het aan één van onze klanten, Esther van Linge, Informatiemanager bij Waterbedrijf Groningen: “Voor een intranet zit de opbrengst ook in zachtere factoren die ik lastiger te kwantificeren vind. Hoe meet je betere samenwerking? Of betere vindbaarheid van informatie? Of zoals in onze situatie, uit het ‘afdelingdenken’ komen en muurtjes tussen afdelingen slechten.”

We delen onze ervaring met de business case voor het sociale intranet dat eind 2015 live gaat. Samen met 227 collega’s voorziet Waterbedrijf Groningen 575.000 klein- en grootverbruikers van jaarlijks 47 miljard liter schoon drinkwater. In twee artikelen willen we het belang laten zien van het opstellen van een business case voor een social intranet, op basis van ervaring en aan de hand van een tastbare klantcase van het Waterbedrijf Groningen. Misschien helpt het je bij het maken van een stevige business case.

Business case voor een social intranet

Voor het opstellen van een gedegen business case heb je zes onderdelen nodig. In dit artikel bespreken we de eerste drie:

1. Aanleidingen
2. Problemen
3. Gewenste situatie

1. In- en externe aanleidingen

Een gedegen business case start met een omschrijving van de aanleidingen. Het scherp stellen van de aanleiding(en) is een essentieel onderdeel van de uiteindelijke adoptie, de acceptatie van de eindgebruiker van een social intranet. Als de aanleiding voor iedereen helder is, zien management en medewerkers de voordelen en is er volop motivatie om er iets van te maken. Kortom: begin met het ‘waarom?’ in plaats van het ‘hoe?’.

De in- /of externe aanleiding voor een social intranet verschilt per organisatie. In de praktijk heeft 90 procent van de sociale intranetten een interne aanleiding. Een overzicht van de meest voorkomende aanleidingen:.

Case: aanleidingen bij Waterbedrijf Groningen

De ICT-afdeling van Waterbedrijf Groningen kwam met het verzoek de bestaande SharePoint 2010-omgeving te migreren naar de nieuwste versie van SharePoint. Dat was voor Waterbedrijf Groningen de ‘trigger’ om méér te doen dan alleen een technische upgrade.

Eveline Corbeel, hoofd Communicatie van Waterbedrijf Groningen, had al een tijdje de wens om makkelijk online samen te werken in projecten die afdeling-overstijgend zijn. Binnen de ‘verouderde’ infrastructuur lukte dat niet, ook omdat het op maat was gemaakt, wat weer hoge onderhoudskosten betekent. De afdeling Communicatie wilde daarnaast de betrokkenheid binnen de organisatie vergroten door inzicht in elkaars werk te krijgen en successen direct met elkaar te kunnen delen.

Deze case is nog wat complexer, omdat de ICT-afdeling ook verantwoordelijk is voor een ander noordelijk waterbedrijf en een waterlaboratorium, met allebei hun eigen wensen voor een social intranet.

2. Problemen

Als je organisatie niet is ingericht op de in- of externe aanleidingen, ontstaan er problemen. Het scherp stellen van deze problemen helpt je bij:

• het formuleren van de oplossingsrichting;
• het intern vrijmaken van budget;
• het concretiseren van de begroting;
• het creëren van interne bewustwording van de noodzaak om op een social intranet over te gaan (adoptie).

Met vanzelfsprekend als einddoel: het creëren van een social intranet dat winstgevend is in tijd, geld en werkplezier.

Case: problemen bij Waterbedrijf Groningen

ICT wil migreren van SharePoint 2010 naar de nieuwste versie (2013) en het is de wens van Communicatie om slimmer online samen te werken. Deze aanleidingen resulteren in de volgende problemen:

• De huidige infrastructuur bevat (te)veel maatwerk. Dit zorgt voor een te grote afhankelijkheid van leverancier(s) met hoge onderhoudskosten.
• Slecht ingeregelde fundamenten van het bestaande platform maken interne functionaliteitsverzoeken om slimmer online samen te werken niet mogelijk;
• Het centraal stellen van een klant (LEAN-filosofie) vergt een afdeling-overstijgende samenwerking. Met de huidige infrastructuur lukt dat niet.

Door deze problemen af te zetten tegen de strategische doelen, wordt duidelijk dat een nieuw social intranet drie van de in totaal vijf strategische pijlers ondersteunt: 1. betrokkenheid van medewerkers vergroten, 2. efficiënter werken, 3. excelleren in de dienstverlening naar de klant.

3. Gewenste situatie

Zijn de aanleiding(en) bekend en de problemen in kaart gebracht? De volgende stap is het bepalen van de stip aan de horizon (visie). Als het social intranet doet wat het moet doen, hoe ziet de bedrijfssituatie er dan uit? Het gaat hierbij om een (abstracte) langetermijndoelstelling. Concretere doelen stel je pas op bij onderdeel 4 ‘effecten’ en onderdeel 6 ‘begroting’. Waarom bepaal je de stip aan de horizon?

• Om de organisatie mee te kunnen krijgen is het cruciaal een gemeenschappelijk gewenst einddoel na te streven: waar doen we het voor?;
• Om toekomstplannen te laten slagen, is het belangrijk om andere afdelingen direct bij een social intranet te betrekken.

Case: gewenste situatie bij Waterbedrijf Groningen

In het ultieme geval is het social intranet voor alle medewerkers het startportaal voor het uitvoeren van hun werkzaamheden. Een platform waar je als medewerker prettig en efficiënt werkt én waar de klant centraal staat. Online samenwerken met een goed versiebeheer. Afdeling-overstijgend, zonder de overbekende en afgebakende afdelingsmuren. Transparantie!

Waterbedrijf Groningen wil hun medewerkers meer met elkaar verbinden, ongeacht de locatie en tijd. Alles wat het werken efficiënt en leuk maakt, moet door een social intranet gefaciliteerd worden. Om de onderhoudskosten te reduceren, streeft de organisatie naar meer flexibiliteit door zogenaamde standaardisatie. Het komt erop neer dat ze meer zelf kunnen doen, waardoor toekomstige wensen sneller beantwoord worden.

Effecten, scenario’s & begroting

Komt dit bekend voor? Ik ben benieuwd naar jouw ervaringen. Met dit eerste artikel hopen we inzicht te geven in de noodzaak van een gedegen business case om uiteindelijk een winstgevend social intranet te realiseren.

Volgende week deel twee van het opstellen van een business case voor een social intranet. Dan besteden we aandacht aan de overige drie onderdelen: effecten, scenario’s en begroting en de ervaringen van Waterbedrijf Groningen daarmee.

Illustratie intro met dank aan Fotolia.