Business case: iPad voor gemeenteraden

Het is een hype of toch tenminste een rage. In Kollummerland, Gouda, Arnhem, Wijdemeren, Hardenberg, Nijmegen en waarschijnlijk in nog wel een paar andere steden zijn op grote schaal iPad’s ingeslagen om de collegeleden, raadsleden en griffiemedewerkers van stukken voor de raadsvergadering te voorzien. Door de raadsstukken digitaal beschikbaar te maken, hoeft de griffie of het raadslid zelf geen stukken meer te printen en zijn ze eenvoudiger te archiveren.

Minder print- en papierkosten

Over de hele linie is er hiervoor een duidelijke motivatie: met een iPad kan je besparen door minder print- en papierkosten en werkt de raad milieubewuster. De haast pavloviaanse en zeer voorspelbare reactie op het voornemen om iPad’s aan te schaffen, is overigens ook helder: “Die raadsleden willen alleen speeltjes, en dat in deze tijden wanneer de mensen toch al zoveel moeten inleveren”.

Het is echter een valide vraag. Wanneer is de aanschaf van zo’n iPad nou rendabel? Is het inderdaad een verstandige aanschaf of is het een leuk speeltje dat op termijn niets oplevert? De gemeente Gouda claimt € 20.000  te zullen besparen, de gemeente Nijmegen heeft het over € 60.000. In Hardenberg is de aanschaf van de iPad’s klaarblijkelijk in 2 jaar terugverdiend. Het valideren van die getallen is echter niet eenvoudig, simpelweg omdat de validatie en de aannamen achter die berekeningen niet openbaar beschikbaar zijn.

In dit artikel stel ik een rekenmodel voor dat perfect transparant is, omdat alle aannamen expliciet zijn, en elk gebruikt bedrag apart benoemd is. Alle Nederlandse transparantiefetisjisten kunnen met eigen middelen berekenen of de iPad die in hun gemeente aangeschaft is, ook daadwerkelijk nuttig is. Je zult echter zien dat het afschaffen van papieren stukken, en het aanschaffen van de iPad een verstandige beslissing is.

Business Case

De start van een goede business case is altijd afbakening. In dit artikel wil ik het effect berekenen dat de aanschaf en operatie van één iPad voor één raadslid heeft op de door de gemeente gemaakte print- en papierkosten.

Aan de opbrengstenkant kijk ik alleen naar de besparing in papier. Dit is tenslotte de belangrijkste motivatie die gemeentebestuurders geven voor het aanschaffen van iPad’s. Archiefkosten bij de individuele raadsleden of partijen hebben geen weerslag op de begroting van de gemeente, en mogen dus geen onderdeel van deze business case zijn. Dit zou anders worden wanneer de raadsleden een deel van hun vergoeding teruggeven aan de gemeente bij ontvangst van de iPad, maar dit lijkt in geen enkele gemeente het geval te zijn.

De kosten voor het beschikbaar stellen van de documenten via software in plaats van op papier worden budgetneutraal veronderstelt. Besparingen op griffiemedewerkers zijn wellicht mogelijk, maar ik vermoed dat die besparing dan weinig met de aanschaf van een iPad te maken heeft.

Ik wil in deze berekening geen rekening houden met kapitaallasten, inflatie of andere ‘financieel technische’ zaken. De invloed hiervan is waarschijnlijk marginaal en vertroebelt het beeld. Alle prijzen worden teruggerekend tot maandprijzen, waarbij ik ervan uitga dat de raadsleden 12 maanden per jaar als raadslid functioneren en dus 12 maanden per jaar raadsstukken nodig hebben.

De kosten van een iPad

De kosten van een iPad zijn eenvoudig, ze kosten afhankelijk van het model tussen de € 499 en € 799 (inclusief BTW). Hoewel de belastingdienst voorschrijft dat computers en randapparatuur in 5 jaar afgeschreven dienen te worden, is de iPad consumentenelektronica, en denk ik persoonlijk niet dat deze bij intensief gebruik deze 5 jaar mee zal gaan. Als een raadslid de iPad, in bijvoorbeeld de 3^e maand, op straat laat stuiteren en hij vervangen moet worden, zal de gemeente toch een nieuw apparaat moeten aanschaffen. Bovendien moet de iPad ‘enorme’ stapels papier vervangen, en zal dus intensief gebruikt worden. Er zijn op dit moment nog geen cijfers over hoe snel een iPad vervangen moet worden, maar uitgaan van een economische afschrijfperiode van 2,5 jaar lijkt redelijk.

Afhankelijk van het model, heeft het apparaat na de aanschaf nog een 3G data verbinding nodig. Hiermee kan het raadslid overal en altijd bij zijn/haar stukken. Volgens Bellen.com was op maandag 13 december het goedkoopste 3G abonnement met een datalimiet van 2GB per maand € 301,50 per jaar of €25,13 per maand.

Op het apparaat moet verder software geïnstalleerd zijn voor synchronisatie. Hiervoor is Dropbox of SugarSync een geschikte kandidaat. Met iAnnotate kunnen in de pdf files aantekeningen worden gemaakt, en met Evernote kunnen ‘stand alone’ aantekeningen gemaakt worden. Evernote en Dropbox zijn gratis, iAnnotate kost €7,99. Eventuele andere software die productiviteitsverhogend werkt, zou het raadslid zelf aan kunnen schaffen, het is immers de eigen tijd van het raadslid die daarmee gewonnen wordt. Sommige gemeenten vinden het wellicht noodzakelijk om gebruik te maken van extra beveiliging. Bijvoorbeeld door een extra encryptie op de bestanden te zetten, of een beveiligde site te bouwen. Voor het overgrote deel van de raadsstukken (die toch al openbaar zijn) is zoiets niet noodzakelijk. Ik heb daarom hier geen kosten voor opgenomen.

De gemeente moet wel een soort ‘beheer’ op de iPads voeren. Er moeten nieuwe aangeschaft worden en er moet een overdracht georganiseerd kunnen worden. Ik reken hiervoor een bedrag van € 100,- per iPad (dat dus ook over 2,5 jaar afgeschreven wordt). Hiervoor kunnen gemeenteambtenaren ongeveer 2 uur (kostprijs) per iPad spenderen.

De kosten voor de iPad zijn daarmee de aanschafkosten (€ 499 tot € 799), het beheer komt op 3,33 per maand, de kosten voor de software zijn 27 eurocent.

Model	Aanschafprijs	Prijs excl. BTW	Afschrijving	Kosten	3G abo	Totale lasten
16GB+wifi	€ 499,00	€ 419,33	€ 13,98	€ 3,60	€ –	€ 17,58
32GB+wifi	€ 599,00	€ 503,36	€ 16,78	€ 3,60	€ –	€ 20,38
64GB+wifi	€ 699,00	€ 587,39	€ 19,58	€ 3,60	€ –	€ 23,18
16GB+3G	€ 599,00	€ 503,36	€ 16,78	€ 3,60	€ 25,13	€ 45,50
32GB+3G	€ 699,00	€ 587,39	€ 19,58	€ 3,60	€ 25,13	€ 48,30
64GB+3G	€ 799,00	€ 671,43	€ 22,38	€ 3,60	€ 25,13	€ 51,11

De totale kosten van het gebruik van de iPad variëren daarmee van € 17,58 tot € 51,11 per maand.

Besparen

Hoeveel valt er nu te besparen met een iPad? De enige besparing die door heel veel gemeenten wordt genoemd, zit in het besparen van papier. De printkosten van een pagina lopen nogal uiteen en zijn afhankelijk van het type printer en het soort document dat geprint dient te worden. Een gemeente gebruikt netwerkprinters die vrij veel kunnen (Scan, copy, fax en print – de zogenaamde multifunctionals). Stukken voor raadsleden zijn behoorlijk vaak zwart-wit (want tekst) en slechts zo nu en dan in kleur (hand-outs etc.).

Op Printer.com is het mogelijk om een inschatting te maken van de printkosten. Uitgaande van een normaal geprijsde multifunctional die 8000 zwart/wit pagina’s en 650 kleurpagina’s (alles A4) per week print, praat je over een totale prijs bij 5 jaar gebruik (aanschaf plus toner) van tegen de € 50.000. Per pagina is dit 2,2 cent. Daarbij komt nog wel de prijs van papier, die ongeveer 1 cent per A4-pagina bedraagt (prijs pak A4 van 500 vel is €4,79). In het algemeen wordt aangenomen dat prints op deze manier berekend tussen de 3 en 5 cent kosten. Ik ga in mijn berekening daarom uit van 4 cent. Vaak wordt er bij business caseberekeningen rond printen echter uitgegaan van een afdruk die 25 tot 30 cent per pagina kost. Op Aterion.nl bijvoorbeeld, en in de reacties op het artikel ‘Burgemeester bezuinigt dankzij iPads’ op One More Thing (in de comments). Dit omdat je in de totale printkosten ook rekening moet houden met elektriciteitsverbruik, onderhoudskosten en beheerskosten van de printers.

Gezien het standaardformaat (A4), de grote aantallen prints en de grote hoeveelheid zwart wit, wil ik hier uitgaan van een prijs van 20 cent per pagina. Dit lijkt me een redelijke inschatting.

Hoe moet deze bezuiniging nu ingeboekt worden? Wanneer de printer blijft staan, met bijbehorende vaste lasten (onderhoud, beheer, energie) mag eigenlijk alleen de marginale besparing (3 à 5 cent per pagina) ingeboekt worden. De overige lasten blijven in grote mate gelijk. Wanneer de printers het pand verlaten en de vaste lasten wegvallen, zou de volledige besparing van 20 cent doorberekend mogen worden.

Resultaat

Wanneer we uitgaan van printkosten van € 0,20 per pagina, moet je om het basismodel iPad te kunnen betalen dus € 17,58 gedeeld door € 0,20 is 88 pagina’s per maand minder printen. Bij het duurste model iPad is het mogelijk om ‘break-even’ te draaien bij 256 pagina’s minder printen per maand. Hoewel er slechts weinig cijfers zijn over het aantal pagina’s dat per raadslid, per maand geprint wordt, moet zelfs het aantal van 256 makkelijk gehaald worden.

Een door mij geïnterviewde gemeente gaf aan dat zij gemeten hadden dat raadsleden gemiddeld 80 pagina’s per werkdag uitprinten. Na de introductie van de iPad waren dat nog 2 prints per werkdag. Deze besparing van 78 maal gemiddeld 20 werkdagen is 1560 pagina’s minder, voldoet ruimschoots aan de break-even voorwaarde.

Model	Totale lasten	Break even bij € 0,20	Break even bij  € 0,04
16GB+wifi	€ 17,58	88	439
32GB+wifi	€ 20,38	102	509
64GB+wifi	€ 23,18	116	579
16GB+3G	€ 45,50	228	1138
32GB+3G	€ 48,30	242	1208
64GB+3G	€ 51,11	256	1278

Wanneer we uitgaan van printkosten van 4 cent per pagina, moeten er echter 5 keer zoveel printjes niet uitgeprint worden (1278 voor het duurste model). In het geval van de geïnterviewde gemeente is de iPad dan nog steeds een rendabele investering. Echter, ik denk niet dat er in Nederland gemiddeld per raadslid 1278 prints gemaakt worden. Daarmee wordt duidelijk dat wanneer de gemeente gaat bezuinigen door iPad’s in te zetten, ze die bezuinigingen wel zo goed mogelijk moeten effectueren! Alleen op die manier ga je namelijk van de prijs van € 0,04 naar € 0,20 en wordt het mogelijk om goed te besparen.

Conclusies

Het is voor een gemeenteraad verstandig om iPads voor de vergaderingen aan te schaffen, als er daarmee ook daadwerkelijk compleet wordt gestopt met printen!

Opmerkingen

In mijn onderzoek ben ik een aantal factoren tegengekomen die nog voor extra besparing konden zorgen, en dus de balans verder konden laten doorslaan in het voordeel van de iPad:

• In sommige gemeenten betalen de raadsleden zelf een bijdrage aan het apparaat of aan de 3G verbinding. Deze bijdrage kan van het maandelijkse kostenniveau worden afgetrokken.
• In sommige gemeenten bestaat een fonds voor de raadsleden om thuis een pc aan te schaffen. De mogelijkheid tot een uitkering uit dit fonds vervalt met de aanschaf van de iPad. Dit kan gezien worden als een extra besparing. Dit soort fondsen vind ik echter meer een anachronisme.
• In sommige gemeenten worden raadsstukken per post, of nog duurder, per bode naar de raadsleden gestuurd. Deze portokosten of kosten voor de bode kunnen ook als besparing worden gerekend. Dit kan echter alleen wanneer de besparing ook geëffectueerd wordt. Dat wil zeggen dat er geen fixed price postcontract moet zijn afgesloten, of dat de bode voor de duur van die bezorguren ook ontslagen wordt, zodat de gemeente daadwerkelijk minder uitgeeft.

Tenslotte moet nog wel het volgende opgemerkt worden. De iPad is een specifieke technologie, van een specifieke leverancier. Er is een redelijk aantal alternatieven voor e-readers, waaronder een aantal dat goedkoper is. Deze zijn in dit onderzoek niet meegenomen, maar kunnen mogelijk de balans wel (verder) door laten slaan!

Wat vind je ervan?

Ik ben benieuwd naar je mening. Kloppen de getallen in je ogen? Waar kan de business case nog worden aangescherpt? Als je gemeenteraadslid bent, hoeveel pagina’s krijg je uitgeprint?

Vanuit mijn hebben wij al vaker betoogd dat veranderingen alleen tot bezuinigingen kunnen leiden, wanneer rigoureus afscheid wordt genomen van de oude structuren. Dat punt lijkt ook met deze business case weer duidelijk bewezen!