Zo komt je interne bedrijfscommunity tot bloei

Het succesvol maken van interne bedrijfscommunities is niet makkelijk. Er zijn een aantal rollen te definiëren die belangrijk zijn om een community tot bloei te laten komen en de community ‘vibrant’ te houden. Hieronder staan een aantal rollen en activiteiten die belangrijk zijn.

1. Strategie en tactiek

Er moet een duidelijke visie zijn voor de ontwikkeling van de community. Deze visie moet vertaald worden in specifieke activiteiten waar de leden van de community voor moeten worden aangemoedigd om mee aan de slag te gaan. Ontwikkel meerdere scenario’s, omdat sommige activiteiten aanslaan en andere niet. Als de activiteiten niet aanslaan, kun je dan snel overgaan op een ander scenario. Het is belangrijk om de What’s in it for me?-vraag vanuit het oogpunt van de deelnemers te stellen en te controleren dat er geen barrières zijn voor het uitvoeren van de activiteiten.

2. Verandermanagement

Om te bereiken dat mensen openlijk informatie delen, in contact komen met elkaar, samenwerken en innoveren, is voor veel organisaties een aanzienlijke verandering in de cultuur van de organisatie nodig. Hoewel we geloven dat cultuur ons gedrag niet bepaalt, is het de aggregatie van onze gedragingen die de cultuur definieert: je moet goed gedrag actief aanmoedigen en barrières zoals angst, hiërarchie en het gebruik van kennis als macht uit de weg ruimen. Het management speelt een belangrijke rol bij het geven van het goede voorbeeld en het bevestigen van voorbeeldgedrag.

3. Reactieve moderatie

Er zijn verschillende standaardtaken die je moet uitvoeren voor moderatie. Bijvoorbeeld ervoor zorgen dat mensen een compleet profiel hebben, contact opnemen met niet-actieve leden, het managen van login-problemen en het omgaan met ongewenst gedrag.

4. Pro-actieve moderatie

Dit is de rol waar naar we vaak verwijzen als ‘de magie’. Het is belangrijk om de community constant te scannen op activiteit die, vaak met een beetje orkestratie, kan helpen om jouw strategische visie te realiseren. Voor deze rol is het nodig om een standaardvraag of idee te ‘doorzien’ en het potentieel te ontdekken. Vervolgens probeer je de mensen die kunnen bijdragen te identificeren en aan te haken. Als de activiteit aanzienlijk potentieel heeft, schakel dan een senior manager in het initiatief publiekelijk te ondersteunen.

5. Connectiemanagement

Deze rol wordt altijd uitgevoerd door een medewerker van de organisatie waar de community actief is. Een persoon met een goed netwerk kan door middel van het maken van connecties met relevante mensen of senior management geselecteerde initiatieven verder activeren.

6. Rolmodellen

Er moet toewijding van senior management zijn om op te treden als rolmodel. Zij moeten overbrengen hoe je je moet gedragen in lijn met de visie van de community, mensen activeren om de ideeën die zij posten een stap verder te brengen en vragen stellen aan de community of de mensen op de community van tijd tot tijd uitdagen.

7. Contentmanagement

Communities worden verrijkt door de inhoud. De content moet goed gepland en voorbereid zijn zodat het kan worden ingezet op de geschikte momenten, zoals bij dips in de activiteit op het platform.

8. Technisch management

Bij verschillende fasen van volwassenheid van de community en bij verschillende activiteiten horen verschillende vormen van functionaliteit. Er moet een plan zijn om de functionaliteiten voor de volwassenheid en activiteiten van de community te implementeren. Technisch management werkt nauw samen met de andere communitymanagement-rollen om een roadmap voor functionaliteit te vormen.

9. Project management

Het managen van een community wordt gekenmerkt veel taken die bij een grote groep mensen belegd zijn die communitymanagement ‘erbij doen’. Deze taken zijn of dynamisch, of routinewerk. De dynamische taken zijn reacties op wat er in de community gebeurt en routinetaken omvatten zaken als het contact opnemen met mensen die hun complete profiel nog niet hebben ingevuld. Rigoureus projectmanagement is een vereiste om zeker te stellen dat alle taken verdeeld en volbracht worden.

Illustraties met dank aan Fotolia. Dit artikel is eerder gepubliceerd op Communitymanagers.nl.