Communities van en door meerdere organisaties

Op Frankwatching zijn al meerdere artikelen over communities geschreven. Maar ik wil dit keer ingaan op communities die opgezet worden door meerdere organisaties, om zo onderling kennis te delen. Dit type community kan worden opgezet door die bedrijven die de noodzaak zien om kennis te delen met anderen om zo in te kunnen spelen op een steeds sneller veranderende markt. Hiervoor is immers complexe kennis nodig die vaak niet direct in eigen huis beschikbaar is.

Tot op heden is er beperkt inzicht in die aspecten die van invloed zijn op het succes van een dergelijke community. Niet zo gek ook, aangezien het een relatief nieuwe ontwikkeling is en het leeuwendeel van communities opgezet is vanuit een bepaalde organisatie of instelling. Daarom ben ik op zoek gegaan in literatuur waar men schrijft over communities of practice waarmee kennis gedeeld wordt tussen meerdere organisaties. Het resultaat presenteer ik aan de hand van een integrale visie op mens, technologie en organisatie.

De menselijke kant

In een community, in wat voor vorm dan ook, is vertrouwen tussen de leden erg belangrijk. Maar wat is vertrouwen nu precies? Vertrouwen is de mate waarin je gelooft in de competenties, welwillendheid en de integriteit van de ander. Hierbij is welwillendheid gebaseerd op de verwachting dat de ander geen voordeel probeert te behalen uit anderen als de kans zich voordoet, integriteit is de perceptie dat de ander zich houdt aan de geldende normen en principes. Deze aspecten hebben allemaal hun oorsprong in eerdere ervaringen met elkaar en eerder gemaakte beloftes en gemaakte resultaten.

Vertrouwen is in elke community van groot belang is, dit wordt zelfs versterkt in een community waarin meerdere organisaties (concurrenten?) een plek hebben. Welwillendheid is dan waarschijnlijk het meest belangrijke aspect van vertrouwen binnen een community, want het delen van kennis betekent contributies maken en verwachten dat de ander dit ook doet. Op deze manier blijft vertrouwen weer nieuw vertrouwen genereren. Een lage mate van vertrouwen leidt dan tot ineffectieve kennisdeling en daarom in een mislukte community.

Ook van invloed op succes is de mate waarin een lid zichzelf ziet als onderdeel van de community. Dit zelfbeeld ontstaat door een bepaald sociaal proces. Nieuwkomers leren door mee te doen in randactiviteiten (lurken) en later in centrale activiteiten die meer expertise vereisen. Dit betekent dus dat het gevoel van identiteit in jonge communities stukken lager is dan in communities die al meerdere jaren draaien. Hier moet bij het opzetten van de community rekening mee worden gehouden. In de opstartfase moet ervoor gezorgd worden dat er een “common ground” is voor de leden om zich verbonden te voelen. Dat geeft de leden de motivatie en energie om mee te doen in de community en actief een bijdrage te leveren.

Mensen willen enkel meedoen in een community als er ook wat te halen valt. Deze factor kun je zien als de sleutel tot succes. Potentiële leden moeten er dan ook van overtuigd zijn dat de community wat te bieden heeft. Maar kennis delen resulteert ook in eigen belang, en alleen diegenen die dit onderkennen zullen de community maximaal kunnen benutten.

Dan is er ook nog de leider in de community of de community manager/facilitator. Met name in de startfase van een community is leiderschap van groot belang (zie ook Online community management). Hij of zij moet thuis zijn in het domein van de community: een community van beveiligingsexperts heeft niets aan een leider die geen verstand heeft van veiligheid. Ook de communicatieve vaardigheden zijn belangrijk. Last but not least: een goede netwerker! Mensen aan elkaar kunnen koppelen en kunnen inspireren op een onderwerp.

Op technologisch vlak

Kennisdelen in een face-to-face setting is goed voor het menselijke contact. Het creëert vertrouwen en leidt tot een gezamenlijke identiteit. Toch blijft dit  gebonden aan plaats en tijd. Het gebruik van nieuwe technologieën biedt hierbij oplossingen. Tools als forums, blogs en twitter geven de mogelijkheid om een soort repository aan te leggen. Hierdoor kan gedeelde kennis en informatie dan weer snel terug gevonden worden.

Belangrijk aspect voor technologische ondersteuning is de usability. Beschikbare functionaliteiten moeten makkelijk te leren zijn, effectief zijn en ook plezierig zijn in de ogen van de gebruiker. Als dit niet goed geadresseerd wordt, zal men niet graag gebruik maken van een online platform. Veel online communities vinden elkaar ook uiteindelijk face-to-face. En andersom ook; offline communities zullen zeker als ze groeien gebruik willen maken van het web. Er moet een bepaalde balans gevonden worden.

De organisaties zelf

Organisaties kunnen niet enkel leunen op de intern verworven kennis. Zij moeten blootgesteld worden aan externe kennisbronnen te overleven in een competitieve omgeving. Ook lijken organisaties meer afhankelijk van elkaar te worden als ze meer en meer focussen op de eigen kerncompetenties. Dus worden ze gedwongen tot collaboratie om de benodigde kennis in huis te halen.

Kennisdeling vraagt om een stabiele relatie tussen organisaties. Deze is gebaseerd op eerdere ervaringen met elkaar en heeft een impact op alle toekomstige interacties. Dit heeft te maken met de invloed die de ene organisatie over de anderen kan hebben. Deze machtsverhoudingen kunnen uit evenwicht zijn, waarbij een of meerdere organisaties meer invloed kunnen uitoefenen op de besluitvorming in de community dan de anderen. Enkel als diegenen met de grotere macht welwillend zijn om de invloed af te wenden en tegelijkertijd de anderen uitnodigt in het nemen van beslissingen, zal dit de relatie versterken en een positieve effecten hebben op de community.

Er is een morele verplichting bij het delen van kennis tussen meerdere organisaties. Als je met een ander kennis deelt ben je nooit zeker van hoeveel je de ander “schuldig bent” (kennis delen is immers zowel halen als brengen!). Gevoelens van “terugbetalen of niet” komen dan ook elke keer terug. Gelijke inzet vermindert onzekerheid voor alle partijen en is daarom van cruciaal belang voor de betrokken organisaties. De community moet zorg dragen voor een mechanisme dat de wederzijdse inzet ondersteund. Als deze ontbreekt kan het zijn dat men niet wil deelnemen aan de community omdat men bang is dat men meer moet geven dan dat men kan ontvangen.

Wat hierbij in ieder geval kan helpen is het delen van de kosten voor het opzetten van de community. Het is immers niet meteen duidelijk welke organisaties en wie het meest gaan profiteren van alle gedane moeite. Co-sponsoring reduceert deze risico’s.

Organisatieculturen scheppen de randvoorwaarden voor het delen van kennis. Zeker wanneer kennis waardevol is en de vraag ontstaat wanneer deze te delen. Verschillen in organisatieculturen kunnen effect hebben op het delen van kennis tussen organisaties. Als het delen van kennis binnen een organisatie niet aangemoedigd wordt, dan zal het ook niet gebeuren dat medewerkers kennis gaan delen over de organisatiegrenzen heen. Maar zelfs als kennisdelen intern wel wordt gestimuleerd, dan kan externe kennisdeling toch als een kwaad worden gezien. Het stimuleren van kennisdeling is een taak van het management. Het management moet het goede voorbeeld geven en ruimte creëren om activiteiten te organiseren en te coördineren om kennisdeling tot stand te laten komen.

Conclusie

Het starten van een community om kennis te delen tussen meerdere organisaties is geen gemakkelijke taak. Het is belangrijk om een integrale visie op zowel het menselijk vlak, de ondersteunende technologie en de organisatorische aspecten te creëren. Hieronder de belangrijkste aspecten:

Mens

• Communities gedijen op vertrouwen
• Identiteit is van invloed op de manier hoe mensen zichzelf zien als leden van de community
• Leden moeten er van overtuigd zijn dat de community wat te bieden heeft
• Leiderschap is vitaal

Technologie

• Een goede balans tussen online en offline communicatie is gewenst
• Online functionaliteit moeten makkelijk te leren, effectief  en ook plezierig zijn (usability)

Organisatie

• Kennisdeling vraagt om een stabiele relatie tussen organisaties
• Verschillen in organisatieculturen hebben effect op het delen van kennis tussen organisaties
• Organisaties met meer macht moeten deze af kunnen wenden
• Draag zorg voor een mechanisme dat wederzijdse inzet ondersteund
• Co-sponsoring reduceert risico’s

We weten dat de menselijke kant van wezenlijk belang is. Technologie is wellicht het minste obstakel, zeker als er word gekozen voor al bewezen tools die al breed gebruikt word onder potentiële leden. Ook de facetten van de organisaties zelf komen naar voren, en die zijn van grote invloed om van start te kunnen gaan. Diegenen die zich bezighouden met het opzetten van zo’n type community dienen dan ook voldoende rekening te houden met bovenstaande aspecten. Want als deze genegeerd worden, dan heeft de community een grote kans tot het niet halen van haar doelstelling.

Het opzetten van een community voor het delen van kennis door en voor meerdere organisaties is uitdagend, maar zeker haalbaar als alle partijen de schouders eronder willen (en durven) zetten.