Yammer: 5 praktische toepassingen die je vast nog niet kende

Vorige week was ik te gast bij Yammer On Tour (YOT), de roadshow van de bekende enterprise social media tool die voor de tweede keer Amsterdam aandeed. Normaal mijd ik dergelijke bijeenkomsten, waar het risico van overvloedige PR vrij groot is. In dit geval een uitzondering gemaakt: ik gebruik zelf Yammer al meerdere jaren met veel plezier en zie het als een goede manier om de e-mailstroom binnen én buiten de organisatie in te dammen.

Originele cases

Vandaar mijn bezoek, met in mijn achterhoofd de vraag die mij speciaal bezighoudt: wordt Yammer al veel gebruikt binnen kleine organisaties en tijdelijke  samenwerkingsverbanden? Naar mijn idee is dat namelijk niet het geval, terwijl het toch een absolute meerwaarde heeft.

In dit artikel geen verdere uitleg wat Yammer precies is. Hier tref je een uitstekende introductie aan, en ook hier op Frankwatching wordt vaker over de tool geschreven: zie “nooit meer vergaderen dankzij sociale media” of de Yammer-tag. Veel interessanter zijn de concrete cases die ik bij YOT hoorde. Want de vraag: “Maar wat kun je er nou echt mee?” wordt nog steeds vaak gesteld. Ik kon 5 hele mooie real-life cases optekenen uit de monden van de diverse sprekers.

1. Samenwerken met klanten

Patrick Atallah van Social4ce vertelde hoe zijn team samen met een klant via een extern netwerk werkt. Via deze mogelijkheid in Yammer kun je buitenstaanders gecontroleerde toegang geven tot je eigen netwerk. Zo kun je dus direct in Yammer met klanten samenwerken, zonder dat ze toegang tot het hele bedrijfsnetwerk krijgen. Het doel van dit externe netwerk is het zoeken van nieuwe medewerkers voor de klant van Social4ce. Documenten zoals cv’s en andere informatie over de sollicitanten worden via dit netwerk gedeeld en mogelijke kandidaten worden er bediscussieerd. Op deze manier kunnen mensen die op verschillende locaties werken veel sneller het sollicitatieproces doorlopen dan voorheen.

2. Interne ‘marktplaats’ voor projecten

Joost Beukers is directeur en partner bij Verdonck, Klooster & associates. Joost vertelde over de resource manager die niet meer nodig was – of hopelijk voor nuttiger werk wordt ingezet. Voorheen zorgde die voor de verdeling van projecten onder de consultants. Tegenwoordig worden die projecten gewoon op Yammer gezet. Consultants geven hun interesse aan en bespreken onderling online wie het beste de opdracht op kan pakken. Dit mes blijkt aan 2 kanten te snijden: er wordt op resources bespaard (namelijk de resource manager) en de medewerkers krijgen meer invloed op hun eigen werk, waardoor ze meer betrokken raken.

3. Crowdsourcing onder medewerkers (over afdelingen heen)

Vice President Frank Wammes van Cap Gemini vertelde dat zijn organisatie een van de grootste gebruikers van het platform is. Yammer wordt al vanaf het begin door hen gebruikt. Frank gaf aan hoe de interne kennisdeling er sterk door verbeterd is. Inmiddels is het systeem helemaal ingeburgerd, medewerkers worden aangemoedigd hun kennis actief te delen. Vanuit zijn functie heeft Frank heel veel klantcontacten. Als voorbeeld van wat Yammer daarbij voor hem betekent deelde hij de volgende case.

Ter voorbereiding op een belangrijke meeting met een grote klant vroeg hij op Yammer om input. Hij vroeg of zijn medewerkers concrete cases konden aandragen, die bij de betreffende meeting zeker besproken moesten worden. In 1 uur werden letterlijk 50 ideeën gepost en kwam een levendige discussie op gang. Uiteindelijk konden al snel 10 suggesties geselecteerd worden. De klantmeeting werd mede daardoor een groot succes.

4. Efficiëntere inzet van consultants/personeel

De leukste case die ik hoorde ging over de Yammer-groep “on the beach”, die een dienstverlener ingesteld had voor de bankzitters. Deze bedrijven kunnen hun consultants niet 100% van de tijd inzetten. Het bedrijf gaf zijn mensen simpelweg de instructie te melden “ik heb nu geen opdracht” wanneer ze even zonder opdracht zaten. Hierdoor zorgde die dienstverlener ervoor dat veel minder freelancers ingehuurd hoefden te worden en het eigen personeel veel beter ingezet werd. Helaas is mij onbekend om welk bedrijf het gaat, want deze case werd ons bij de netwerkborrel binnen 60 seconden door een fly-by salesrep. meegedeeld.

5. Yammer voor ZZP’ers en tijdelijke samenwerkingsverbanden

Tot slot natuurlijk mijn eigen case, die aanleiding was voor mijn bezoek aan de Yamtour: het gebruik binnen kleine samenwerkingsverbanden. Zelf gebruik ik Yammer vooral in deze kleinschalige vorm. Ook in mijn geval – zelfstandig, regelmatig en kortdurend samenwerkend met anderen – levert het veel op: geen e-mailstroom meer waar je je een ongeluk zoekt naar die ene opmerking van Pieter van vorige maand.

Helaas heb ik wat betreft mijn originele vraag naar ervaringen over Yammer in kleine organisaties geen echt antwoord gekregen. Bezoekers van de Tour kwamen zoals verwacht voornamelijk van de usual suspects, zoals de Shell’s, Cap Gemini’s, consultancies en grote overheidsorganisaties van deze wereld. De tour was dan ook vooral op die grotere organisaties gericht.

Toch ben ik van mening dat de tool ook in kleine verbanden en zelfs door zelfstandigen die los/vast met anderen samenwerken gebruikt kan worden. De belemmering zit er vooral in dat het middel nog zo weinig bekendheid heeft. Wanneer je korte tijd samenwerkt, dan is de leercurve in veel gevallen te hoog. Uitleggen, voordoen en überhaupt zorgen dat de hele groep online gaat in plaats van naar de mailbox is nog een hele toer. Er wordt dan al snel teruggevallen op de vertrouwde communicatiemiddelen, waarbij inderdaad e-mail met stip bovenaan staat. De kunst zal er in zitten dat wij als actieve gebruikers steeds laten zien welke meerwaarde Yammer kan bieden. Dat vergt tijd, maar die is het wat mij betreft dubbel en dwars waard!

Meer doen met Yammer

Zoals je ziet een heel scala aan mogelijkheden waarvoor je de kracht van een sociale netwerk omgeving kunt inzetten. De op deze Yamtour besproken cases hebben wat mij betreft een hoog originaliteitsgehalte. Ze gaan een stuk verder dan de geijkte voorbeelden van “discussies voeren en documenten delen”. Juist door deze concrete voorbeelden gaat de tool veel meer leven. Uiteindelijk blijft het een kwestie van goed nadenken wat Yammer in jouw specifieke situatie kan betekenen. Dat geldt trouwens niet alleen voor Yammer, maar voor iedere sociale tool. Ga er niet zomaar mee aan de slag omdat iedereen het doet, maar ontwikkel een plan dat past bij jouw organisatie.

Enerzijds levert dit je grote besparingen op, niet geheel onbelangrijk. Anderzijds, en wat mij betreft nog interessanter, maak je het mensen gemakkelijker zichzelf te laten zien om zo tot expert op hun vakgebied binnen de organisatie uit te groeien. En zelfs dat laatste argument kan je, zoals Frank Wammes terecht aangaf, op kosten laten besparen: mensen die de kans krijgen zichzelf te laten zien, zullen meer uit zichzelf halen en waarschijnlijk ook minder reden zien jouw organisatie te verlaten.

Natuurlijk zijn er naast bovenstaande 5 cases talloze andere toepassingen waar je Yammer voor kunt gebruiken. Ken jij zo’n case? Gebruiken jullie Yammer? Dan ben ik heel benieuwd naar jouw gouden tip!