Word je inbox de baas met deze 5 praktische tips

Merk je dat je inbox dagelijks volloopt en heb je het gevoel dat je het meer tijd kost dan dat het oplevert? Zeker nu we veel thuiswerken loop je minder gemakkelijk langs collega’s en sturen we veel meer mails dan we normaal gesproken zouden doen. Al dat checken en reageren kost veel tijd. Je stelt je eigen taken uit en raakt het overzicht kwijt. Als je dit herkent, ben je zeker niet de enige.

Volgens onderzoek van McKinsey besteedt de gemiddelde professional 28% van de werkdag aan het lezen en beantwoorden van e-mail. Op weekbasis is dat 13 uur en omgerekend is dat ruim 650 uur per jaar. Zou het niet lekker zijn als je al je dagelijkse mailtjes op een efficiëntere manier kunt verwerken?

1. Plan tijd in je agenda voor het checken van je inbox

Hoe vaak per dag check jij jouw mail? En misschien nog belangrijker, waarom doe je dat en wat doe je er vervolgens mee? De cijfers liegen er niet om. Gemiddeld ontvangen kantoormedewerkers zo’n 200 berichten per dag en besteden ze ongeveer tweeënhalf uur aan het lezen en beantwoorden van e-mails. Er is een cultuur rondom e-mailen ontstaan waarin we ons bijna verplicht voelen om elk halfuur je inbox te checken en direct te reageren. Je zou bijna zeggen dat je een slaaf bent van je inbox.

Er is wel een oplossing die het proberen waard is. Plan vaste momenten per dag in je agenda waarin je tijd vrij maakt om je e-mails te checken en te reageren. Zorg dat je een blok in je agenda schiet waarin je voldoende tijd hebt om je e-mails te checken en er ook meteen op te reageren.

Mijn ervaring van vroeger is dat ik sommige e-mails open, ze even snel doorlees en ze vervolgens terug op ‘ongelezen’ zet. Ik weet dat ik op dat moment niet de tijd heb om te reageren. Maar het gevaar is dat ik dan later opnieuw diezelfde e-mail ga lezen en het me eigenlijk veel meer tijd kost.

Idealiter check je je e-mail 3 keer per dag. In de ochtend, net voor de lunch en aan het einde van je werkdag. Door vaste momenten in te plannen, hoef je niet constant je inbox te checken of er nog nieuwe e-mail berichten zijn binnengekomen. Een vast ritme zorgt voor rust in je hoofd. Zo kun je in de tussentijd gewoon doorwerken aan je eigen taken en projecten.

2. Schakel je e-mailnotificaties uit

De meeste mailprogramma’s melden het binnenkomen van een nieuwe e-mail direct. Veel mensen lezen de meldingen die in de hoek van het computerscherm verschijnen. Het lijkt misschien handig om op deze manier op de hoogte te blijven van alles wat er in je inbox binnenkomt, maar het trekt onnodig veel aandacht. Door elke nieuwe melding raak je afgeleid van je werk waar je op dat moment mee bezig bent. En het lezen van die meldingen triggert je ook om je inbox weer in te duiken.

Waarom schakel je die e-mailnotificaties niet gewoon uit? Dan wordt je niet telkens afgeleid en kun je je beter concentreren op het werk wat je echt moet doen.

Hoe zet je notificaties uit in Outlook? 

1. Open je Outlook op je computer
2. Ga linksboven naar Bestand
3. Klik op Instellingen
4. Ga naar Mail
5. Zet de vinkjes bij Message arrival uit en klik op OK.

Hoe zet je notificaties uit in Gmail? 

1. Open je Gmail op je computer
2. Klik rechtsboven op Instellingen – Alle Instellingen bekijken
3. Scrol omlaag naar Bureaubladmeldingen
4. Selecteer Nieuwe e-mailmeldingen uit
5. Klik op Wijzigingen opslaan

3. Gebruik mappen

Ik houd van structuur en heb overal mappen en lijstjes voor. Zo had ik ook allerlei mappen voor verschillende onderwerpen in mijn inbox. Maar dat heeft me geleerd dat je snel het overzicht verliest. Onderwerpen kunnen namelijk flink uiteen lopen en dat betekent dat je héél veel mappen nodig hebt of overlappende onderwerpen in meerdere mappen plaatst. Dat schiet natuurlijk niet echt op.

Het is efficiënter om een vast aantal mappen te gebruiken. Je inbox is je basismap en vanuit daar plaats je alle e-mails in een bepaalde map zodat je inbox altijd opgeruimd is.

1. Doen deze week: in deze map plaats je mails die deze week actie vereisen. Deze map is je takenlijst en check je dagelijks.
2. Bewaren: in deze map plaats je alle e-mails die binnenkomen maar geen actie vereisen, zoals een informatieve mail of een (belangrijke) nieuwsbrief. Zelf vind ik het fijn om e-mails altijd terug te kunnen vinden als het nodig is. Met deze map blijft je inbox niet vol staan met allerlei mails die je niet wilt verwijderen.
3. Wachten op: in deze map plaats je alle mails die je in de gaten houdt, maar wacht op een antwoord van iemand anders. Bekijk en beoordeel deze map een keer per week. Is de mail afgehandeld? Plaats hem dan in de map Bewaren.

4. Verplaats je e-mails met sneltoetsen

Vanuit je inbox kun je e-mails handmatig verplaatsen naar de juiste map, maar je kunt dit ook doen met sneltoetsen. Als je Windows Outlook gebruikt, kun je een mail bijvoorbeeld verplaatsen naar de juiste map met behulp van ctrl + shift + v. Vervolgens kun je de juiste map selecteren. Als je in een map zit kun je door middel van deze sneltoets de mail ook weer verplaatsen naar een andere map.

5. Meld je af voor irrelevante mail

Sommige mail ontvang je omdat je je ooit eens ergens voor hebt ingeschreven. Veel van deze e-mails zijn niet belangrijk en zou je zonder te lezen kunnen verwijderen. Gemiddeld openen we 20% van de ‘permission mailers‘ zoals nieuwsbrieven en besteden we aan elk hiervan 15-20 seconden om ze te lezen. Voor de snelle rekenaars: als je per dag 10 van deze e-mails leest kost dat je iets meer dan 3 minuten per dag. Dit is een kleine, maar belangrijke reden om je af te melden en ongewenste e-mails te blokkeren.

In het kort wat regels op ’n rij

Het is tijd om het gevoel terug te krijgen dat je inbox een handig hulpmiddel is en je er niet dagelijks heel veel tijd aan kwijt bent. Nog even in het kort de praktische regels die in dit artikel uitgebreid aan bod zijn gekomen, zodat jij weer de baas wordt over je inbox.

1. Plan per dag 3 vaste blokken in je agenda voor het checken van je mail en het verwerken hiervan.
2. Schakel je e-mail notificaties uit zodat je ongestoord kan doorwerken en niet telkens wordt afgeleid.
3. Gebruik 3 vaste mappen waarin alle mails plaatst die binnekomen in je inbox.
4. Voor wat tijdwinst kun je e-mails verplaatsen naar mappen met sneltoetsen.
5. Meld je af voor irrelevante mails.

Welke manieren en tips pas jij dagelijks toe om e-mail effectiever in te zetten? Ik lees het graag terug in de reacties.