Papierloos werken: managers geven niet het goede voorbeeld

Eens in de twee jaar voert Viadesk een onderzoek uit naar papierloos werken bij bedrijven in Nederland, België en Duitsland. Medewerkers op alle niveaus in organisaties krijgen vragen over wat zij van werken zonder papier vinden en in hoeverre ze dit al in de praktijk brengen. Uit de ‘Papierloos Werken Monitor 2018’ blijkt dat vooral managers het verkeerde voorbeeld geven door meer te printen dan hun medewerkers. Toch worden er goede stappen gezet op weg naar het papierloze kantoor.

Papierloos realistisch?

Is een papierloos kantoor op korte termijn realistisch? Vinden wij werken zonder papier handig? En hangt een voorkeur voor papier samen met een voorkeur voor thuiswerken of juist niet? Deze en meer vragen werden voorgelegd aan de 450 respondenten van het onderzoek. De resultaten van het onderzoek laten zich niet eenvoudig samenvatten. Enerzijds wordt er meer geprint, anderzijds zien werknemers het papierloze kantoor nog altijd als de werkplek van de toekomst.

Digitaal werken zorgt er voor dat kennis makkelijker uitgewisseld kan worden en voor iedereen in de juiste versie beschikbaar is op één centrale plek

Resultaten

De meest in het oog springende resultaten van de Papierloos Werken Monitor 2018:

1. Veranderde perceptie van papier

Er komt verandering in de perceptie van het werken met papier. Bij thuiswerken is papier op z’n retour: slechts een minderheid van de werknemers is hier overtuigd van de handigheid van papier. En volgens de meeste werknemers in Nederland geeft een werktas vol papier geen productief gevoel. Duitse en Belgische werknemers wanen zich wel wat productiever met papier in de werktas. Een ander aspect is duurzaamheid: wellicht houden werknemers ook rekening met het milieu? Onnodig printen leidt tot minder inktgebruik, door minder papierproductie kunnen bomen worden bespaard.

2. Slecht voorbeeld doet slecht volgen

Leidinggevenden in alle drie de onderzochte landen printen meer – en dat terwijl ze vaker aangeven papierloos aantrekkelijk en realistisch te vinden. Een goed voorbeeld geven ze dus nog steeds niet, net als in 2015. Toch valt er ook enige progressie te bespeuren: vooral wat betreft de niet-leidinggevenden, die nog maar rond 14 bladzijdes per dag printen en minder vaak printen om goed thuis te kunnen werken.

3. Nederlanders en Duitsers gaan vooruit…

Papierloos werken is tussen 2015 en 2018 populairder geworden, tenminste wat Nederlanders en Duitsers betreft. Niet alleen de aantrekkelijkheid is gestegen, maar de respondenten achten een papierloos kantoor ook realistischer dan in 2015. Bovendien worden de voordelen van papierloos werken hoger aangeslagen, zoals het makkelijker bewaren en delen van documenten. Daarnaast vindt meer dan 50% van de Duitsers en Nederlanders documenten weggooien makkelijker als het papierloos is. Opvallend daarbij is dat de tevredenheid over de hoeveelheid prints in Nederland en Duitsland is gedaald en in België is gestegen.

 

4. We blijven gewoontedieren

Werknemers blijken toch vaak vast te houden aan oude gewoonten. Mensen zijn gewend om van papier te lezen en vinden dit wellicht ook prettiger. Papier heeft bepaalde voordelen ten opzichte van digitaal, zoals bladeren en navigeren tussen documenten, becommentariëren door meerdere personen en op papier aantekeningen maken. En lezen vanaf papier wordt door veel mensen als minder vermoeiend gezien.

5. Papieren versus digitale toekomst

Papierloos werken biedt diverse voordelen. Werknemers kunnen tegenwoordig tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Documenten zijn digitaal en op afstand beschikbaar, wat leidt tot lagere kosten en een hogere productiviteit. Digitaal werken zorgt er ook voor dat kennis makkelijker uitgewisseld kan worden en voor iedereen in de juiste versie beschikbaar is op één centrale plek. Toch blijft papier in de kantooromgeving voorlopig nog wel een vertrouwd verschijnsel. De toekomst zal uitwijzen of het papierloze kantoor realiteit wordt.

“Digitaal en papier lijken best goed samen te gaan”

Ook Prof. Dr. Charles Jeurgens (hoogleraar Archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam) heeft gemengde gevoelens als het gaat om strikt papierloos werken. “Het is een begrip dat in bepaalde kringen al enkele decennia als een streefbeeld rondwaart. Het symboliseert het moderne, digitale werken en is voor sommigen een doel op zich geworden,” aldus professor Jeurgens. “Werken op en met papier heeft in dat perspectief een ouderwets en achterhaald imago. Ondanks alle verwachtingen en voorspellingen blijkt de werkelijkheid toch weerbarstiger en print de Nederlandse werknemer (op basis van de cijfers van de Papierloos Werken Monitor en uitgaande van 220 werkdagen) per jaar gemiddeld bijna 4200 pagina’s digitaal geproduceerde informatie. Digitaal en papier lijken dus best goed samen te gaan. Gebruik maken van papier staat immers niet gelijk aan ‘digitaalloos’ werken.”

Is het enkel gewoonte of is het in sommige gevallen gewoon functioneler om informatie op papier te verwerken?

Voor de pleitbezorgers van papierloos werken is het van belang te weten in welke omstandigheden mensen toch een voorkeur hebben om papier als informatiedrager te gebruiken. Is het enkel gewoonte of is het in sommige gevallen gewoon functioneler om informatie op papier te verwerken?

De uitkomst van de Papierloos Werken Monitor roept zeker ook vragen op die hopelijk aanzetten tot nader onderzoek. Professor Jeurgens: “Werken met of zonder papier zal voor de meeste werknemers geen doel op zich zijn. Zij verwerken informatie. Wie papierloos werken wil bevorderen, zal tenminste inzicht moeten hebben in hoe verschillende vormen van informatieverwerking samenhangen met functionele eisen en behoeften, technische faciliteiten en mogelijkheden (bijvoorbeeld hoe goed zijn werknemers toegerust om optimaal informatie te verwerken?) en culturele praktijken. Op die terreinen valt nog het nodige onderzoek te doen. Wat mij betreft dus even wat minder nadruk op papier(loos) en wat meer aandacht voor de vele facetten van informatieverwerking.”