Agile opleiden in het marcom-onderwijs: 3 praktijktips

Nu steeds meer banken, energiebedrijven, retailers en luchtvaartondernemingen het agile werken organisatiebreed invoeren, is het tijd om ook onze toekomstige marketing- en communicatieprofessionals uit te rusten met deze vaardigheden. Stagiairs en recent afgestudeerden kunnen dan gelijk mee in het ritme van productopleveringen. Ook zijn ze in het algemeen weerbaarder als ze in agile omgevingen worden aangesproken op hun bijdragen. Bovendien is het als docent hartstikke leuk om op deze manier met studenten te werken. Als het aanslaat, verrassen teams je met originele oplossingen en een groot verantwoordelijkheidsgevoel richting hun opdrachtgever en het resultaat.

3 aandachtsgebieden in het onderwijs

Het is lastig om in een onderwijsomgeving agile in te voeren zoals agile bedoeld is, vanwege gebrek aan ervaring en geld binnen de onderwijsmuren. In dit artikel beschrijf ik daarom drie cruciale aandachtsgebieden om met de beschikbare tijd en middelen als docent of docententeam toch een heel eind te komen:

• Studenten leren op twee fronten tegelijk iets totaal nieuws. Dat levert altijd verwarring op. Hoe stuur je dit effectief bij?
• De Scrum Master is zelf bezig om scrum te leren en moet dit daarnaast gelijk aan alle teamleden leren. Een belangrijke rol dus. Hoeveel ruimte geef je als docent aan een niet-functionerende Scrum Master om te leren en te verbeteren?
• Geritualiseerde handelingen dwingen interactie tussen teamleden af. Zie je als gevolg daarvan de juiste dynamiek ontstaan?

Agile werken is niet simpel

Agile werken invoeren is nooit simpel. Voor je het weet zijn projectteams alleen bezig met de zichtbare kant: post-its plakken en een staand overleg. En ondertussen gaan ze onverminderd door met wat ze altijd al deden: het werk opknippen in individuele taken en deze in isolatie uitwerken totdat alles af moet zijn. Of je ziet juist het tegenovergestelde: teams die niet op stoom komen vanwege allerlei mitsen en maren die de leden opwerpen bij de gezamenlijke verkenning van het werk.

Dergelijke grondpatronen zie ik in mijn werk als agile marcom-coach in de praktijk. Ik zie ze ook in mijn werk als docent aan de communicatie-opleiding van de Hogeschool Rotterdam, waar ik teams begeleid van tweedejaars studenten die met scrum een event organiseren en van derdejaars die met lean startup een innovatie opleveren.

Werkwijze moet inslijten

Grote organisaties pakken hun agile transformaties serieus aan. Er worden medewerkers opgeleid voor rollen als Scrum Master en Product Owner. Agile coaches kijken een paar maanden vrijwel fulltime mee met teams, zodat de nieuwe werkwijze echt inslijt. De kantoorruimte wordt verbouwd om teamwerk te vergemakkelijken. Van een opleiding kun je uiteraard niet dezelfde investering verwachten. Daarom zal de inzet van agile in het middelbaar- en hoger beroepsonderwijs altijd anders uitpakken.

Een onderwijsomgeving functioneert ook heel anders dan die van een organisatie. Motivatie werkt bij studenten bijvoorbeeld net iets anders dan bij medewerkers. Wil je als docent agile  serieus invoeren in het onderwijs, zorg dan dat je de belangrijkste agile handelingen, rollen en events kent en doe je voordeel met de onderstaande tips uit de praktijk.

1. Op twee fronten tegelijk leren

Nat worden moet, agile droogzwemmen bestaat niet. Scrum of lean startup zijn raamwerken om met elkaar tot een resultaat te komen en die leer je alleen toepassen door een casus of een project op te pakken. Ervaringsleren dus. Dit betekent dat lesgeven over scrum of over lean startup bij voorbaat een kansloze missie is.

Aan de communicatie-opleiding in Rotterdam doen we dit overigens wel, maar alleen heel kort bij de start van een project. We geven studenten net genoeg kennis en inzicht om de rode draad van de aanpak terug te kunnen vinden als ze deze nodig hebben in hun project. In de projectbegeleiding sturen we vervolgens aan op het eigen maken van de echte productieve vaardigheden, door de studententeams te laten ervaren hoe ze het raamwerk gebruiken om in ingewikkelde situaties goed werk af te leveren.

Nat worden moet, agile droogzwemmen bestaat niet.

Geworstel

Deze manier van leren vraagt veel van studenten. Voor de meesten betekent het dat ze op 2 fronten met iets totaal nieuws bezig zijn. Zo organiseren de meeste tweedejaars voor het eerst een event, terwijl ze ook voor het eerst met scrum werken. Het geworstel dat dit oplevert, herinnert me altijd aan die paar autorijlessen na het eerste begin, waarbij je van de instructeur opeens alles zelf moet doen. En sturen, en gas geven, en schakelen, en op de weg letten. Gekkenhuis.

Bijsturen

Teams reageren doorgaans voorspelbaar op deze verwarring. Ze richten zich vol op de inhoud (het event), en laten de manier van werken voor wat het is. Als docent kun je de neiging hebben om hier in mee te gaan, de studenten gaan immers zo lekker. Of je hebt de neiging om juist de hele tijd te hameren op het belang van de sprintplanning, het gebruik van het scrum-bord en ga zo maar door. Teams reageren het best op een middenweg: steeds bijsturen richting de werkwijze (dat verwachten studenten ook van hun docent), maar met de dialoog erbij hoe ze daardoor een beter resultaat op de inhoud gaan krijgen.

2. Belang van de Scrum Master

De Scrum Master bewaakt als dienend leider waarden zoals openheid, moed, respect en focus. Hij of zij zorgt ervoor dat het team scrum op de juiste manier toepast. In organisaties worden Scrum Masters vrijwel altijd eerst getraind en vervolgens gecoacht tijdens de eerste maanden dat ze deze rol vervullen.

Het is een goed idee deze praktijk op bescheiden schaal te spiegelen in het curriculum van een opleiding. Bijvoorbeeld een extra training voor de Scrum Masters, waarin ze de basisbeginselen leren van groepsdynamiek, maar ook extra uitleg krijgen over pokeren en de definition of done, zodat ze sterker staan in hun rol. En om als docent in de rol van coach een-op-een met Scrum Masters vraagstukken door te nemen die spelen. Typische vragen zijn:

• Hoe gaan we om met een veeleisende opdrachtgever?
• Wat doen we met meeliftgedrag van een teamlid?
• Hoe krijg ik het energieniveau in het team weer op peil?

Wie zijn vinger opsteekt, die is ‘m… niet altijd

Waar in organisaties Scrum Masters geselecteerd worden op hun soft skills, steken studenten die deze rol willen invullen in het projectonderwijs zelf hun vinger op. Vaak zijn dit de wat extravertere types, gewend om de leidersrol op zich te nemen. Prima, zolang ze ook bereid zijn om zich extra te verdiepen. Een Scrum Master trekt het hele team mee in de correcte toepassing van scrum.

Er zijn ook studenten die in deze rol stappen en er vrij snel achter komen dat ze gewoon niet zoveel hebben met scrum. En er vervolgens weinig mee doen en alleen voor de bühne wat geeltjes op het scrum-bord plakken. Dan komt het hele team al snel op een zijspoor, waar het ook met hulp van de docent niet makkelijk meer af komt. Voor dit soort situaties is het als docententeam nuttig om een handelingsrichtlijn te hebben. Tot waar geef je een niet-functionerende Scrum Master de ruimte om te leren en te verbeteren? En waar trek je de grens?

Rouleren

Je kunt ook overwegen om de rol per sprint onder de teamleden te laten rouleren. Zo verdeel je letterlijk de verantwoordelijkheid en maken ook de meer introverte, studieuze types kennis met het Scrum Master-schap. Wat hen overigens vaak heel goed afgaat.

3. Verder kijken dan de geritualiseerde handelingen

Doordat agile werken zoveel nieuwe handelingen vraagt, is de neiging groot om je op de zichtbare kanten ervan te richten. Verloopt de sprintplanning volgens de juiste stappen, staan alle taken op het scrum-bord, komen de uitkomsten van de retrospective als acties terug in de volgende sprint? Als docent help je de studenten zich de agile werkwijze eigen te maken door feedback te geven op hoe ze de dingen doen. En door op gezette tijden verder te kijken, achter de zichtbare, geritualiseerde handelingen. Want die dienen een doel, ze zijn op zichzelf niet het doel.

Details dwingen interactie af

Lange tijd heb ik gedacht dat agile een projectmethodiek was. Tot ik me er 6 jaar geleden echt in ging verdiepen en van Arie van Bennekum (een grondlegger) leerde dat agile in essentie een interactiemodel is. Het gaat om een set van werkwijzen en afspraken, zodat een stel mensen met verschillende inbreng op de juiste tijd met elkaar werkt aan de juiste oplossingen. Al die gedetailleerde handelingen, de post-its, het jargon, de rollen, dwingen teamleden om steeds weer al het werk en alle aannames daarin op tafel te leggen en van daaruit een gezamenlijk resultaat op te bouwen. Als het goed is, gaat het vliegwiel dan werken en ontstaat er een positieve onderlinge dynamiek waarin veel werk verzet wordt.

Blijf checken of je deze dynamiek ziet ontstaan. Als het ontbreekt terwijl het team toch keurig alles in het scrum-proces uitvoert, zitten er waarschijnlijk enkele nijlpaarden onder het tapijt die hoognodig benoemd moeten worden.

Aan de slag met agile in het onderwijs

Wanneer je als docent met agile aan de slag gaat, weet je een ding zeker: de twijfel gaat toeslaan. Passen de studenten het juist toe? Begeleid ik ze op de juiste manier? Die twijfel hoort er niet alleen bij, sterker, het is de motor achter je voortschrijdende inzicht. Je gaat wat meer over agile lezen, praat er met collega’s over, mijmert wat voor je uit en gaandeweg merk je dat je beter snapt wat de bedoeling is.

Je moet gewoon ergens beginnen. Het beste moment om met agile te starten in het marketing- en communicatieonderwijs was drie jaar geleden. Het op een na beste moment: dit studiejaar.