Het is tijd om anders naar digitalisering te kijken

Een veelvoorkomend probleem bij digitalisering is de verkeerde mindset; er wordt een begin en een einde gedefinieerd, een projectmanager op gezet en een budget voor vrijgemaakt. Dit is een fundamenteel verkeerde kijk op digitalisering. Digitalisering is geen project.

Hoe moet je dan naar digitalisering kijken? Het moet een onderdeel van je bedrijfsvoering zijn. Neem bijvoorbeeld succesvolle bedrijven als Uber, Picnic en Coolblue. Het zijn slechts enkele voorbeelden van bedrijven die IT en digitalisering midden in hun kern hebben staan. Ze laten zien hoe ondernemen in de toekomst er voor elke organisatie uit zal zien. Continu innoveren, non-stop processen slimmer en efficiënter maken, data verzamelen, bij elkaar brengen en benutten en nieuwe technologieën snel en effectief toepassen.

Het zal de standaard worden. Elke middelgrote tot grote organisatie zal een softwarebedrijf moeten worden om zijn bestaansrecht te behouden.

Visie op personeel = visie op digitalisering

Maar waar begin je? Hoe breng je die verandering op gang? Ons antwoord is te kijken naar digitalisering, zoals je kijkt naar personeel. Om te begrijpen wat dat inhoudt, kun je naar het personeel kijken en op basis daarvan je digitaliseringsproces invullen.

Personeel is voor veel bedrijven zowel de grootste kostenpost als de grootste kracht. Om personeel te beoordelen, bepaal je of er sprake is van een eerlijke relatie tussen de werkgever en de werknemer. Iedere organisatie kent natuurlijk zijn eigen methodiek, maar dit zijn de drie criteria waarop wij ons personeel beoordelen:

1. Levert een werknemer geld op?

Volgens ons zijn er veel belangrijkere dingen in de wereld dan geld, maar geld is nu eenmaal de zuurstof voor een bedrijf. Vraag één is daarom: levert een werknemer geld op? Een werknemer moet zijn onkosten, plus bijkomende kosten als office management en research & development terugverdienen, plus een marge. Dat staat voor zowel de werkgever als de werknemer voorop, want beiden zijn niet blij wanneer aan het einde van de maand de lonen niet betaald kunnen worden.

De waarde van een werknemer is daarbij overigens niet geheel in geld uit te drukken; de kwaliteit van het werk en het aandeel daarvan in het product dat je als bedrijf levert, speelt een belangrijke rol.

2. Wat levert een werknemer op voor het team?

Hoe ligt iemand in de groep en wat is binnen die groep zijn functie? Wordt het team er blij van om met werknemer X te werken en hoeveel kunnen ze van werknemer X leren? Deze waarde is niet uit te drukken in geld, meer in sfeer en teamgevoel.

3. Hoe zit het met de toekomst?

Tijd is ons meest waardevolle bezit, dus daar moeten we zuinig mee omgaan. Werkgever én werknemer moeten daarom met een goed gevoel en een overeenkomstig beeld de toekomst voor zich zien. Dat kan betekenen dat personeel op persoonlijk of op zakelijk vlak moet groeien, omgeschoold moet worden of dat het bedrijf stappen moet maken om die plek ook in de toekomst te kunnen blijven bieden.

Kijken naar digitalisering

Laten we nu met dezelfde bril kijken naar digitalisering. Denk bijvoorbeeld aan de ontwikkeling van maatsoftware en pas dezelfde beoordelingscriteria toe als voor personeel.

1. Levert het geld op?

Vindt er een waardecreatie plaats door deze digitalisering? Bedenk daarbij dat een investering in IT altijd een investering is op de midden tot lange termijn. Waar personeel direct zijn geld kan opleveren, zal het met maatsoftware een periode duren voordat het zichzelf terugverdient. Het is belangrijk om dat te allen tijde scherp te houden.

2. Wat is de impact op het team?

Neemt het product werk uit handen waardoor tijd ontstaat voor andere dingen die nog niet zijn gedigitaliseerd? Vinden werknemers het fijn om met het nieuwe systeem te werken? Zien zij nog verbeterpunten en vinden zij het werk dat zij doen nu leuker? Nieuw personeel inwerken of bestaand personeel omscholen is prijzig. Digitalisering kan het werk van personeel een stuk leuker maken, wat onder andere een gunstig effect heeft op het verloop binnen een organisatie.

3. Past de digitaliseringslag die je maakt bij de toekomst van je organisatie en de markt waarin je je begeeft?

Zal bijvoorbeeld de maatsoftware die je laat ontwikkelen in de toekomst beperkingen met zich meebrengen of je concurrentiepositie negatief beïnvloeden? Dan is het wellicht tijd om opnieuw te beginnen of andere keuzes te maken; het idee dat je ooit klaar bent met digitaliseren is een illusie.

Ik geloof dat wanneer je door deze bril naar digitalisering kijkt, slimmer digitaliseert. Dat zal je bedrijfsresultaat niet alleen verbeteren, het zal je personeel meer plezier brengen en je bedrijf als geheel in staat stellen om te innoveren en daarmee concurrenten voor te blijven.

Kijk maar eens naar V&D en Coolblue. Het ene bedrijf is failliet, de andere floreert. Wat is het fundamentele verschil tussen deze twee organisaties? Waar digitalisering bij V&D slechts bijzaak was, speelt het bij Coolblue een hoofdrol in elke beslissing. En dat is precies hoe je met digitalisering moet omgaan; het meenemen in elke beslissing die je maakt. Enkele voorbeelden:

• Efficiëntie: je merkt dat managers binnen je organisatie het te druk hebben. Laat het idee van het aannemen van een extra manager even los. Analyseer eerst de workflows van de managers die je al in dienst hebt en ontdek eventuele handmatige handelingen die zij elke dag verrichten. Zou een systeem dat niet veel sneller kunnen doen? Hoeveel tijd zou dat besparen? Zo kun je meteen berekenen wat je budget is om dat systeem te ontwikkelen en hoelang het duurt voordat je die ontwikkelkosten hebt terugverdiend. Vergeet ook niet dat je het werk van die managers daarmee leuker maakt en dat ze tijd zullen hebben voor belangrijkere zaken.
• Optimalisatie: je merkt dat de huidige systemen niet lekker werken. Bijna elke organisatie herkent dit wel. Systemen die net niet doen wat je wil dat ze doen. Te omslachtig, te beperkt, niet gekoppeld aan andere systemen waardoor handelingen dubbel moeten worden verricht of data niet op de juiste plekken beschikbaar is. Het maakt werk vervelend, tijdrovend en het levert niet de kennis op om goede inzichten op te doen.
• Mens vs machine: je staat op het punt om extra personeel aan te nemen. Kijk eerst eens naar het team dat je al hebt. Welke handmatige handelingen verrichten zij op een dag? Welke van die handelingen zou je kunnen automatiseren door maatsoftware te (laten) ontwikkelen? Hoeveel extra tijd zou daarmee vrijkomen en kom je daarmee aan een FTE? In dat laatste geval kan het op lange termijn slimmer zijn om in software te investeren dan in extra personeel.

Ga je digitaliseren? Ga dan niet meteen aan de slag met een enorm systeem maar identificeer kleine en inefficiënte processen die je kunt tackelen. Bepaal wat de waarde van elk proces is; hoeveel levert het de organisatie op wanneer je dit proces digitaliseert? Kijk naar zowel het totaalplaatje als elk proces afzonderlijk. Zo weet je wat je budget is en wat je kunt gaan doen met de extra tijd die je creëert.

Heb jij nog tips voor digitalisering? Laat het weten in de reacties.

Afbeeldingen met dank aan 123RF.com