Agile managen: 8 principes om te overleven in 2017

Onze wereld verandert snel. Door nieuwe innovaties op onder andere digitaal gebied zijn markten dynamisch, complex en onvoorspelbaar geworden. Veel organisaties ontbreekt het echter aan agile managen; snel en wendbaar inspelen op veranderende omstandigheden.

We zien bedrijven bij bosjes omvallen, bijvoorbeeld in onze winkelstraten, terwijl anderen juist floreren in deze nieuwe tijd. Wat is het geheim achter bedrijven als Google, Spotify en Zalando?

Er is al veel geschreven over ‘veranderende marktomstandigheden’ door de komst van nieuwe technologie. We shoppen veelal online, we verhuren onze huizen en we bellen veel minder door de komst van apps. Niet zo gek dus dat veel bedrijven uit ‘de oude tijd’ goed om zich heen kijken hoe ze deze veranderingen kunnen bijbenen.

Innoveren vanuit ‘oude’ systemen

Deze organisaties nemen veelal hun eigen businessmodellen en producten als uitgangspunt om te innoveren en proberen ieder jaar nog iets te groeien. Dit doen ze vaak zonder uit het raam te kijken of –beter nog– de deur uit te gaan en te ervaren wat er onder hun doelgroep leeft en waar zij behoefte aan hebben. De werknemer die dit wél doorheeft, loopt tegen de muur van de gevestigde orde aan.

Opnieuw naar de tekentafel

De connected society heeft ervoor gezorgd dat onze oude manier van werken onnodig duur en inefficiënt is geworden. Je ziet het op verschillende gebieden; van onze IT-systemen tot onze polderende werkprocessen.

Wil je écht verandering, dan moet je regelmatig opnieuw naar de tekentafel en je bedrijf steeds weer opnieuw uitvinden, passend bij de huidige samenleving. Dit betekent voor veel organisaties dat zij met de sloopkogel er doorheen moeten.

Samenwerking, communicatie en teamgeest

Eén van de termen die momenteel en masse wordt omarmd om organisaties snel en wendbaar te maken is agile. En in één adem wordt dan vaak de scrum-methodiek genoemd.

Agile, en dan met name scrum, is bezig aan een snelle opmars in Nederland, maar het bestaat eigenlijk al heel lang. Wellicht heb je een IT-afdeling weleens naar een muur zien staren met felgekleurde post-it’s of korte (staande) vergaderingen zien houden. In deze sector bestaat ‘scrummen’ al langer, omdat het hier ontzettend belangrijk is om te werken in multidisciplinaire teams die in korte sprints (iteraties van vaste lengte van 1-4 weken) werkende software of producten opleveren. Samenwerking, communicatie en teamgeest zijn hierbij sleutelwoorden.

Handvaten voor agility

Het boek Agile Managen van Mike Hoogveld speelt slim in op deze toenemende interesse door het bieden van verdieping en handvaten.

Agility en alles wat hierbij komt kijken wordt uitgebreid uitgelegd; van de interne en de externe klanten tot de diensten en producten. Maar ook de verkoopkanalen, de ondersteunende processen, de strategie, het businessmodel, leiderschap, cultuur en welke type mens heb je nodig hebt.

Het boek kun je opsplitsen in twee delen. Het eerste deel gaat in op de theoretische achtergrond en de praktijkvoorbeelden van bovenstaande problematiek. Het tweede deel geeft je een concrete aanpak om de principes in de structuur, cultuur, systemen en processen van jouw organisatie of team te implementeren.

Deel I: de sleutel om te overleven

In deel I lees je al snel over de vergelijking met het Darwinisme (aanpassingsvermogen is dé sleutel om te overleven) en het bedrijven van topsport (lenigheid en wendbaarheid). Je leest over bedrijven die – in Darwin-termen gesproken – de natuurlijke selectie niet hebben overleefd, zoals Kodak (te laat inspelen op digitale fotografie) en Nokia (te laat inspelen op de innoverende iPhone van Apple). Meer recenter en dichter bij huis zijn natuurlijk de voorbeelden van V&D en MS Mode. Je leest ook over de succesvolle bedrijven als WhatsApp, bol.com, Google, Facebook en Zalando. Wat hebben deze bedrijven met elkaar gemeen?

Een belangrijk onderdeel van het eerste deel van het boek is de schoonheid van het falen en het nut van experimenteren. Iets waar veel bedrijven (nog) niets van willen weten, maar waar een bedrijf als Google zijn medewerkers juist op aanstuurt met de 20-procentsregel. Eén dag in de week krijgen ze de ruimte om hun tijd te steken in projecten die ze zelf belangrijk vinden. Dit heeft Google al veel belangrijke innovaties opgeleverd.

Deel II: verschillende methodieken

Voor de lezers die de theorie al kennen en direct naar de praktijk willen, wordt het boek vanaf hoofdstuk 6 interessant. Hierin staat het ‘denk-doe-leer’-proces centraal.

Als eerste volgt er een toelichting op het organiseren van agile management via zelf-organiserende multidisciplinaire teams met de praktijkcase van ING als inspirerend voorbeeld. Deze Nederlandse bank heeft in de zomer van 2015 een transitie ondergaan van afdelingen, teams en managers naar tribes, squads en product owners. Door het invullen van het agile assessment kun je zelf testen hoe agile je werkproces momenteel is en krijg je inzicht in wat er allemaal bij komt kijken.

De auteur brengt er ook andere elementen in, onder andere die van Lean Startup, Pareto’s 80/20-regel en de Plan-Do-Check-Act methodiek (PDCA).

De 8 principes van agility

In een notendop zijn dit de 8 principes van agile management:

1. Waarde creëren

Snelle en continue levering van vernieuwde producten en diensten die ‘lean’ zijn ontwikkeld. Dit zijn werkende oplossingen die relevante ervaringen bieden. Zowel voor de interne als de externe klant.

2. De klant begrijpen

Om waardecreatie voor de interne of externe klant te realiseren, is het noodzakelijk om zijn wensen, behoeften en gedrag te doorgronden. Deze kunnen worden onderzocht met behulp van voice of the customer-bronnen.

3. Alignment

Om waarde te creëren voor de klant is het een vereiste dat de klant centraal wordt gesteld door nauwe samenwerking binnen een team van betrokkenen uit alle relevante afdelingen. Deze multidisciplinaire teams moeten een gedeelde motivatie en productvisie hebben.

4. Empowerment

Agile draait om zelfsturing; vertrouwen speelt daarom een belangrijke rol. Voor het management betekent dit het geven van end-to-end verantwoordelijkheid en het wegnemen van belemmeringen.

5. Synchroon en visueel communiceren

Synchrone communicatie, bij voorkeur face-to-face en zoveel mogelijk gevisualiseerd is essentieel. Werken in één open ruimte met een zichtbare planning die de teamleden aan het begin van de dag doornemen draagt hieraan bij.

6. Leren van experimenteren

De focus ligt op continue verbetering. Dat betekent dat het noodzakelijk is om zaken uit te proberen en ook te mogen falen. Dit moet een ingecalculeerd risico zijn, zodat mensen zich veilig voelen. Om hier maximaal van te leren, is het werken met hypothesen, SMART geformuleerde doelen en precieze metingen, analyses en evaluaties strikt noodzakelijk.

7. Snelheid en flexibiliteit

Er wordt gewerkt met korte iteraties. Verandering wordt gezien als bron van kansen. Er wordt rekening mee gehouden in de planning en in de aandacht voor eenvoud en kwaliteit. Om zo snel en goedkoop mogelijk de ideeën te testen, wordt met behulp van de 80/20-regel gewerkt aan een Minimum Viable Product.

8. Accountability

De teamactiviteiten dienen accountable te zijn. Na iedere iteratie worden de inspanningen en resultaten op transparante wijze geëvalueerd om continu te leren en zo toekomstige prestaties te verbeteren.

Terug naar de basis

Kortom, Agile Managen gaat naar de basisbeginselen van ondernemerschap.

Dit betekent:

• je bent efficiënt en wendbaar
• je kunt snel innoveren en hebt een korte time-to-market
• je bent aantrekkelijk door en voor medewerkers: zij hebben veel meer vrijheid en verantwoordelijkheid dan in een traditionele organisatie

Het boek is actueel met een gezonde verdeling tussen theorie en praktijk, maar waarbij je – vooral in deel II – goed erbij moet blijven door alle theorieën en methodieken die je om de oren vliegen. Los daarvan is Agile Managen een helder geschreven boek, waarin huidige trends en terminologie rondom agility wordt platgeslagen en handvaten gegeven worden om mee aan de slag te gaan.

Over het boek

Titel: Agile Managen
Auteur: Mike Hoogveld
Uitgever: Van Duuren Management
Jaar: 2016 Nummer: 9789089653185
Mediatype: Boek, 256 bladzijdes
Prijs: € 24,95
Bestellen via: Managementboek (aff.)