Zo formuleer je een mission statement voor je intranetprojecten

Een intranet heeft grote impact op iedereen in je organisatie. Het is daarom belangrijk dat medewerkers hun wensen (of eisen) voor het nieuwe platform kunnen aandragen. Of je nu een relatief kleine, groeiende organisatie bent of een multinational met meerdere locaties, er zullen uiteenlopende wensen zijn.

Het is daarom belangrijk dat die wensen goed worden geïnventariseerd en geprioriteerd. Tijdens het traject wil je niet constant de gehele lijst van wensen doornemen met je de hele organisatie. Daarom is het verstandig om het doel van het nieuwe intranet te vertalen naar een mission statement.

Wat is een mission statement?

Een mission statement voor een project geeft kort en bondig de essentie en doelstellingen van je project weer. Het mission statement gebruik je tijdens het project om te toetsen of je op koers bent. Je gebruikt het met je projectteam om beslissingen te maken omtrent het wel of niet doorvoeren van functionaliteit. Ook verantwoord je gemaakte keuzes richting stakeholders.

Het grote voordeel van deze aanpak is dat je tijdens het project kunt focussen op de grote lijnen, en niet in discussies over details verzand raakt. Bij twijfel toets je keuzes aan het mission statement.

Als je een mission statement opstelt voor je project, houd dan rekening met onderstaande aandachtspunten.

1. Fundeer het mission statement op de input van je collega’s

Breng de wensen samen met je collega’s in kaart en identificeer de centrale thema’s. Doe dit door collega’s middels een enquête of, wanneer mogelijk, een face-to-face-sessie te vragen naar hun wensen.

Kijk waar de overlap ligt, maar houd ook rekening met de verschillende wensen. Wat voor je IT-afdeling een must is, is voor marketing wellicht niet relevant. Stel je mission statement daarom breed genoeg op om op alle betrokkenen aan te sluiten, maar zorg voor ruimte om specifieke wensen te kunnen faciliteren.

2. Verwerk sleuteltermen

Zorg ervoor dat de sleuteltermen uit de input van je collega’s goed samengevat worden. Verwerk deze termen in het mission statement. Voor een intranet is het belangrijk dat je deze termen relatief breed opzet. Denk hierbij aan termen die betrekking hebben tot communicatie en samenwerking. Daarnaast vul je deze termen aan voor specifieke taken of doelstellingen binnen jouw organisatie.

Voor een internationale organisatie die over meerdere vestigingen verspreid was, was het belangrijk dat er een gevoel van saamhorigheid werd bewerkstelligt met het nieuwe intranet. Bij het opstellen van het mission statement was nog niet duidelijk hoe dit precies zou worden gerealiseerd. Het was echter wel belangrijk genoeg om expliciet in het mission statement benoemd te worden. Je ziet dit terug in de laatste zin van onderstaand mission statement.

“Our intranet creates a searchable, interactive and personalised environment with high usability that improves communication, collaboration and business efficiency and leads to a one firm mentality.”

Laat ruimte over

Daarnaast zie je ook de voorbeelden van de overige sleuteltermen terugkomen. Met een dergelijke omschrijving bepaal je richting, maar ben je nog niet op functioneel niveau bezig. Dat betekent dat de kaders gedurende het traject ingevuld kunnen worden. Ook voorkom je met een dergelijke omschrijving dat collega’s in functies gaan denken; je laat het projectteam ruimte om invulling te geven aan de wensen. Daarmee stel je je agile op.

Controleer vervolgens bij je collega’s of je de wensen goed hebt samengevat. Dit is namelijk de laatste mogelijkheid om deze controle te vragen voordat je het mission statement definitief maakt.

3. Houd het kort en bondig

Een mission statement dient niet meer dan twee tot drie zinnen lang te zijn. Je mag daar uiteraard een hoop termen in verwerken, maar zorg dat het  overzichtelijk blijft. Idealiter print je je mission statement uit op een A4 en hang je het op in je projectruimte. Op deze manier houd je de focus op het einddoel altijd inzichtelijk.

4. Geef regelmatig updates aan de hand van je mission statement

Zodra je aan de slag gaat met je project, moet je ervoor zorgen dat het draagvlak dat je met het opstellen van het mission statement hebt gecreëerd ook bewaakt. Dat betekent dat je je collega’s zoveel mogelijk op de hoogte houdt van de nieuwste ontwikkelingen.

Denk hierbij aan een korte lunchpresentatie of een informele stand-up waar iedereen kan aansluiten. Onderbouw je keuzes hier door naar het mission statement te verwijzen, zowel wanneer je vragen krijgt, maar ook proactief!

Bijstellen van het mission statement

Natuurlijk kan het gebeuren dat je er gedurende het project achterkomt dat het mission statement niet meer voldoet en (deels) bijgesteld moet worden. Dit zal een stuk makkelijker zijn als je tijdens je project ook voor een agile werkwijze hebt gekozen.

Als je aanpassingen doet in het mission statement, zorg er dan voor dat de redenen hiervoor duidelijk worden gecommuniceerd. Als het mission statement tekort schiet, is het prima om aanvullingen te doen. Zorg dat je de veranderingen altijd spiegelt aan de nieuwe wensen die de gehele organisatie profijt opleveren.

Het is hier expliciet niet de bedoeling dat het mission statement wordt aangepast omdat een deel van je collega’s prioriteiten wil verschuiven. Vaak zul je ervaren dat deze discussie oplaait als bepaalde functionaliteiten als essentieel worden gezien door een kleinere groep. Het is hierbij belangrijk om te verwijzen naar de manier waarop het mission statement voldoet in de behoeften van de organisatie over zijn geheel.

Enkele voorbeelden

Zoals je uit de tips kunt opmaken is een mission statement voor elke organisatie uniek. De manier waarop je ermee omgaat ook. Waar het voor de ene organisatie meer rigide ingezet dient te worden, kan een andere ervoor kiezen om het als een flexibele leidraad te gebruiken.

Afsluitend enkele voorbeelden van mission statements ter inspiratie. Hiermee wil ik aantonen dat de insteek per organisatie flink kan verschillen. Je kunt focussen op een praktische benadering, maar ook een meer emotioneel geladen mission statement kan goed werken. De belangrijkste overeenkomst is dat het zorgt voor de juiste richting in je project en dat medewerkers zich erin herkennen. Het blijft een middel om je doel te bereiken, niet het doel op zich.

“Ons intranet is een plek waar medewerkers fijn samenwerken, alle informatie vinden en wat voor verbondenheid met de organisatie zorgt”

“Het social intranet helpt onze zorgmedewerkers, ambulant en op de locaties, met elkaar samen te werken en kennis te delen. Meer betrokkenheid door inbedding van werk(deel)processen zorgen bovendien voor een verhoogde cohesie binnen de organisatie en geeft ruimte voor gedeeld en eigen initiatief.”

“Het intranet is het centrale punt in de werkdag van elke medewerker. Binnen deze portal wordt het gehele scala aan applicaties aangeboden. Medewerkers kunnen met een inlog alle informatie binnen de organisatie bereiken.”

“Our intranet creates a searchable, interactive and personalised environment with high usability that improves communication, collaboration and business efficiency and leads to a one firm mentality.”

Mocht je zelf nog goede mission statements voor intranetprojecten hebben, dan ben ik uiteraard heel benieuwd! Vind je dat een mission statement rigide of juist flexibel moet zijn?

Afbeelding met dank aan 123RF.com