Creatief brainstormen? Dat doe je met structuur en zonder manager

Het samenbrengen van een team van competente, intelligente medewerkers voor een brainstorm, leidt niet automatisch tot de beste resultaten. Brainstormsessies en innovatieprocessen vragen structuur, zodat het creatieve potentieel van de groep optimaal kan worden benut. Daarbij is hiërarchie in een brainstorm niet gezond, een reden om de manager uit de oefening te halen.

Waarom brainstormen?

Ieder bedrijf komt vroeg of laat vast te zitten, door interne of externe omstandigheden. Stagneert de omzet? Groeien nieuwe, wendbare concurrenten sneller? Ligt de klantentevredenheid niet in lijn met de strategie? Vaak ligt de oorzaak bij een bewuste of onbewuste routine: er zijn bepaalde vooronderstellingen, gewoon omdat het al jaren op deze manier gebeurt.

Brainstormen is een heel specifieke techniek om de routine te doorbreken. Door in te zetten op spontaniteit en creativiteit, probeer je vooronderstellingen achterwege te laten en de situatie met een frisse blik te evalueren. Zo kun je een doorbraak genereren.

Groepsdynamiek

Gewoon een team bijeenroepen en het ideeën laten pitchen, leidt zelden tot indrukwekkende resultaten. Groepsdynamiek is veel belangrijker dan de opgetelde competenties van de teamleden. Een groep van intelligente mensen die matig samenwerken, presteert altijd slechter dan een groep van middelmatige mensen die goed samenwerken.

Een groep van intelligente mensen die matig samenwerken, presteert altijd slechter dan een groep van middelmatige mensen die goed samenwerken.

Dat een groep niet optimaal presteert, ligt meestal niet aan de afzonderlijke leden van het team. Het ligt wel aan blokkades die ontstaan door de manier waarop een team is samengesteld of wordt geleid.

Positieve en negatieve input op tafel

Teams die ongestructureerd brainstormen, halen nooit optimaal rendement uit feedback. In elke groep zijn er immers mensen die mondiger zijn dan anderen. Zij domineren het gesprek, wat kan leiden tot tunnelvisie. Daarbij zijn sommigen meer geneigd om steeds negatief commentaar te geven, terwijl anderen juist alles te positief beoordelen. Om tot de best mogelijke groepsprestatie te komen, moet alle onderliggende positieve en negatieve input op tafel komen. Maar dat is een uitdaging.

Hiërarchie

In mijn ervaringen en opleidingen als manager heb ik enkele handige methodes opgepikt, die creatieve processen aanzienlijk kunnen verbeteren. De eerste en belangrijkste les was meteen geen gemakkelijke: de manager moet uit de oefening gehaald worden.

Het is niet eenvoudig om als manager een stap terug te zetten bij bepaalde delen van het creatieve proces, maar hiërarchie in een brainstorm is niet gezond. Mensen letten, zowel bewust als onbewust, te veel op wat ze zeggen als een leidinggevende aanwezig is. Daarbij praten ze hem of haar vaak naar de mond.

Een open, vertrouwelijke sfeer

Creatieve ideeën kunnen alleen maar groeien als het gesprek verloopt in een open, vertrouwelijke sfeer. Laat medewerkers daarom steeds onderling brainstormen om vervolgens hun gemeenschappelijke conclusies te pitchen voor managers. Mogen managers dan helemaal niet meer deelnemen aan de eerste fases van het innovatieproces? Zeker wel, maar ze brainstormen in eerste instantie ook beter onder elkaar.

Om de uitkomsten van de verschillende brainstorms bij elkaar te brengen zijn er een aantal interessante (online) tools. Offline zijn de bekende post-its een leuke manier om alle ideeën te bundelen en te visualiseren, ook online zijn ze een goede basis voor een brainstorm. Stormboard is een handige tool, zeker als je met meerdere teams in verschillende landen gaat brainstormen.

Diversiteit

Een tweede belangrijk ingrediënt voor een vruchtbare brainstormsessie, is een gezonde diversiteit. Veel bedrijven brainstormen steeds binnen bestaande teams, maar zo kun je zelden uit bestaande denkpatronen breken. Omdat teams vaak samenwerken, hanteren ze vooronderstellingen: dit wil de klant niet, dit is financieel niet haalbaar…

Je eigen kennis en ervaringen zijn vaak de grootste barrière voor innovatie. Een frisse blik vraagt daarom een frisse samenstelling van een team, zodat ook nieuwe ideeën kansen krijgen. Nodig voor de brainstormsessie daarom ook mensen uit van andere teams en afdelingen. Of durf eens enkele klanten mee aan tafel te vragen. Het creatieve proces zal meer en betere voorstellen opleveren.

Je eigen kennis en ervaringen zijn vaak de grootste barrière voor innovatie.

Aan de slag!

Is er geen hiërarchie meer in de ruimte? Is er een gezonde mix? Dan kun je aan de slag. Ook bij de brainstorm of pitch zelf, volg je enkele richtlijnen:

1. Pitch steeds minstens drie ideeën

   Iedereen die ooit een eigen idee verdedigde, weet dat je altijd emotioneel betrokken bent bij dat idee. Je hebt er vaak hard aan gewerkt en je gelooft rotsvast in de mogelijkheden ervan. Als collega’s het vervolgens afwijzen, dan voelt het meteen als een persoonlijke afwijzing. Deze negatieve gevoelens belemmeren de output van een brainstorm. Een goede tip die ik opving bij de animatiedivisie van Disney Pixar, is om iedereen die een idee voorstelt, er minimaal drie te laten pitchen. Omdat je meerdere ideeën uitwerkt, ben je minder emotioneel gebonden aan één bepaald voorstel. Daardoor ben je ontvankelijker voor kritiek, wat het creatieve proces ten goede komt.

2. Begin met applaus

   Elk nieuw idee, hoe onhaalbaar of vergezocht ook, moet eerst een positieve respons krijgen. Het zijn vaak de meest vergezochte of onuitvoerbare ideeën die uiteindelijk leiden tot een afgeleid innovatief project dat wél uitvoerbaar is. Daarom moet iedereen zich vrij voelen om de meest gekke ingevingen en plannen te delen. Anders blijven veel goede inzichten onuitgesproken.

3. ‘Sparks’: positief meedenken

   De ideale eerste stap in een brainstorm bestaat uit Sparks, argumenten waarom het bewuste idee gaat werken. Wat zijn de sterktes? Hoe kun je dit idee verder uitbouwen? Kan het misschien ook breder worden toegepast? Het is essentieel dat iedereen bijdraagt aan deze (en de volgende) fase, ook de mensen die de neiging hebben om het glas als half leeg te bestempelen. Op deze manier worden ze gestimuleerd om een idee eens op een andere manier te benaderen en komt er meer kostbare input naar boven.

4. ‘Flames’: open kritiek

   Na de Sparks, volgen de Flames: argumenten waarom het idee niet gaat werken. Wat zijn de valkuilen en drempels? Wat moet er beter? Deze feedback heeft betrekking op het idee, niet op de persoon. Diegene die het idee gelanceerd heeft, zal de kritiek minder persoonlijk opvatten na het applaus en de Sparks. Ego’s mogen geen rol spelen in het proces. Iedereen heeft als gemeenschappelijk doel het idee beter maken. Het is bovendien essentieel dat diegene met het idee niet ingaat op de Flames. Integendeel, hij of zij moet dankbaar zijn voor de feedback. Hierdoor durven ook teamleden die het lastig vinden om negatieve argumenten op tafel te gooien, zich kritisch uitspreken.

Besluit: structuur leidt tot meer creativiteit

Een brainstorm of feedbacksessie in een vaste structuur gieten, klinkt in eerste instantie misschien niet creatief, maar het tegendeel is waar. Het energieniveau, fungehalte en de betrokkenheid van de teamleden nemen toe. Daardoor stijgt de creatieve output van de groep als geheel.

Omdat remmingen worden weggenomen, ontstaat er een heel open sfeer. Medewerkers durven zowel hun positieve als negatieve commentaar sneller en beter uit te spreken. Zo vermijd je tunnelvisie: alle mogelijke bezwaren en gevaren komen aan bod (en kunnen worden aangepakt). Resultaat? Je haalt veel meer uit je team.

Foto intro met dank aan 123RF.