De 5 meest gestelde vragen over de adoptie van een social intranet

“HELP! Hoe krijg ik ‘iedereen’ aangesloten op het nieuwe social intranet?”. Herkenbaar? Deze en andere vragen worden me veel gesteld tijdens bijeenkomsten met klanten, kennissessies en webinars. Een van de leukste onderdelen van deze sessies, is de interactie die het teweegbrengt. Tijdens deze sessies krijgen we al snel tientallen vragen binnen. Ik neem graag nog eens de tijd om de vijf meest gestelde vragen over de adoptie van een nieuw intranet hier te behandelen.

1. Hoe krijgen we het voor elkaar dat het nieuwe intranet geen speeltje van de ‘jonge garde’ wordt?’

Deze en vergelijkbare vragen krijgen we steeds vaker binnen. En dat is goed! Het social intranet is geen speeltje uit een doos dat je even installeert en aanzet.

Onze organisatie is een afspiegeling van de maatschappij. Een mix van schoolverlaters (generatie Z) die zijn opgegroeid met social media, mensen die wat minder ‘web-savvy’ zijn en alles er tussenin. Hoe krijgen we het voor elkaar dat het nieuwe intranet geen speeltje van de ‘jonge garde’ wordt?”

Gebruikersadoptie begint niet bij de lancering, maar al bij het aanvragen van budget bij het management. Zij moeten achter de implementatie staan en kunnen hun steentje bijdragen in het traject van aanbesteding tot livegang.

Zorg voor een gevarieerde stuurgroep

Het is erg belangrijk een goede stuurgroep samen te stellen voor het traject ‘nieuw intranet’. Het is makkelijk om te kiezen voor enkel enthousiaste medewerkers, maar zorg juist voor een goede mix. Neem de enthousiastelingen zeker mee, maar nodig ook een aantal criticasters uit. Doordat zij betrokken zijn bij de implementatie, krijgen zij uit eerste hand mee hoe het systeem werkt. Door hen als ambassadeurs aan te wijzen en als vraagbaak te fungeren richting de organisatie, wordt het intranet écht iets van iedereen.

Zo maakten we bij een zorginstelling een medewerker mee die ‘het niet zo op die digitalisering heeft’. Druk zwaaiend met een fysieke, papieren agenda haar stelling onderbouwend dat die agenda nooit was gecrasht. Onder aanvoering van het feit dat de digitalisering niet valt te stoppen, ging ze graag in op het aanbod zitting te nemen in de stuurgroep om zo mee te kunnen denken over wijzen waarop mensen met dezelfde mening toch via het social intranet wilden gaan delen. Super waardevol, want zo hadden we als implementatiepartner de perfecte organisatiethermometer!

Workshops organiseren

Richting lancering is het raadzaam een aantal workshops te faciliteren, waarbij iedereen op hetzelfde niveau begint. Zowel de mensen die hele dagen ‘social’ communiceren, als de mensen die daar wat minder bedreven in zijn, leren zo in een dagdeel de kneepjes van het systeem.

2. Hoe krijg ik onze ambulante medewerkers actief op het intranet?

Hoe krijg ik onze ambulante medewerkers zover om actief te worden op het intranet en daarmee beter op de hoogte zijn van het wel en wee in de organisatie?”

Juist voor de buitendienst, chauffeurs of thuiszorgmedewerkers is een social intranet van toegevoegde waarde. Zij zijn weinig op kantoor en hebben vaak niet eens een eigen werkplek. Je kunt het hen niet kwalijk nemen minder op de hoogte te zijn van het reilen en zeilen ‘op kantoor’.

Een eerste voorwaarde moet dan ook zijn dat het intranet op elk apparaat beschikbaar is. Specifiek voor deze zeer mobiele groep dus op smartphones en tablets.

Zorg dat medewerkers een reden hebben om het intranet te gebruiken

Vervolgens is het zaak om ervoor te zorgen dat het intranet meerwaarde biedt in de dagelijkse taken. Integreer bijvoorbeeld primaire processen van je mobiele medewerkers binnen het intranet. Denk aan het registreren van gemaakte uren via je tablet, het inzien van de laatste afspraakdetails op je mobiele telefoon of een koppeling met je logistieke systeem voor chauffeurs. Neem dus ook ambulante medewerkers op in je stuurgroep en zorg dat hun behoeften worden meegenomen in de wensen en eisen!

Wanneer medewerkers een reden hebben om naar het intranet te komen, heb je hun aandacht en kun je hen eenvoudiger betrekken in de communicatiestromen.

3. Het zijn vaak dezelfde collega’s die posten of reageren op een post. Hoe jagen wij de dialoog aan?

Er is – met name de eerste tijd na de lancering – altijd een groep die actiever is dan anderen. Met name in wat hiërarchische organisaties, waarbij mensen gewend zijn aan top-down-communicatie, duurt het soms even voor het social intranet door iedereen wordt omarmd.

Hier ligt een rol weggelegd voor het management: deel actief met de organisatie waar je mee bezig bent en reageer actief op reacties. Deel eens een like uit aan de afstudeerder die zijn rapporten deelt op het social intranet. Blijkbaar wordt de bijdrage van de afstudeerder gewaardeerd. Inhoudelijk en qua vorm. Dit helpt!

Verplaats informatiestromen naar het intranet

Naast het management is het goed wanneer de stuurgroepleden als ambassadeurs optreden en helpen om bijvoorbeeld e-mailconversaties te verplaatsen naar het intranet. Hiermee druk je niet alleen de e-mailstromen, ook verplaats je de discussie naar een centrale plaats. Zo kan iedereen aanhaken, ook mensen die misschien in cc zijn gemist. En kom je aanstaande maandag pas in dienst en is de mailwisseling wel relevant voor jou, dan vind je op het intranet de hele geschiedenis!

4. Hoe kan ik iedereen betrekken bij de aanvang van het traject?

Onze organisatie heeft 1.500+ medewerkers verdeeld over drie vestigingen. Zoveel mensen, zoveel wensen. Hoe zorg ik ervoor – met het oog op draagvlak – dat ik iedereen betrek bij aanvang van het traject?”

Voor organisaties met deze omvang is het belangrijk om op tijd buzz te creëren rond het nieuwe intranet. Mensen krijg je betrokken met:

• Enquetes: kwantitatief onderzoek
  Met gesloten vragen kun je alle medewerkers dezelfde vragen stellen en laten beantwoorden. Op het eind kun je nog een of twee open vragen stellen, zodat je in principe niets zou hoeven te missen. Zo kun je later gewicht bepalen.
• Interviews: kwalitatief onderzoek
  Vrij tijdrovend, maar je zou voor jezelf een afspiegeling (op rol, afdeling etc.) kunnen vaststellen en dagdelen inplannen om interviews te houden. Dat zijn sessies waarbij je veel te weten komt (!).

Los van je onderzoeksresultaten heb je buzz gecreëerd en de organisatie meegenomen in de plannen. Zo wordt het intranet echt iets van de organisatie, in plaats van het al eerder genoemde speeltje van IT, Communicatie of HR.

5. Hoe overtuig ik het management van het nut van een social intranet?

Het is vooral belangrijk om te focussen op wat het intranet de organisatie gaat opleveren. Vaak wordt alleen gekeken naar de kosten van het nieuwe systeem. Kijk bijvoorbeeld eens hoe je bepaalde processen beter kunt laten verlopen dankzij een nieuw intranet. Of kijk naar huidige communicatiemiddelen die overbodig worden gemaakt. Denk hierbij aan een papieren personeelsblad dat vervangen kan worden, of de maandelijkse interne mailing. Dat bespaart direct kosten.

Bespaar tijd door het gebruik van intranet

Daarnaast biedt het intranet manieren om tijd te besparen. Wie schuift er niet regelmatig aan bij een meeting waarbij slechts 2 of 3 van 6 agendapunten relevant voor je zijn? Door kwesties aan te kaarten op het intranet bereik je meer mensen, die over het algemeen minder tijd nodig hebben om een relevantere bijdrage te leveren. Onderzoeksbureau McKinsey becijferde eerder al dat social collaboration software de productiviteit 20 tot 25 procent kan laten toenemen.

We hebben zelf een model business case ontwikkeld, die helpt inzichtelijk maken waar je besparingen zitten en hoe die zich verhouden tot de investering. In een volgend artikel ga ik hier graag dieper op in.

Kun je iedereen mee krijgen? Met voldoende ambassadeurs en steun van het management moet je het voor iedereen aantrekkelijk kunnen maken het beste uit het intranet – en daarmee misschien ook uit zichzelf – te gaan halen.