Stap over naar online boekhouden: geautomatiseerd & minder saai

Eerlijk is eerlijk, ‘boekhouden’ klinkt bij de meeste ondernemers nou niet echt als muziek in de oren. Alleen al het feit dat het een verplicht onderdeel van het ondernemerschap is, roept bij sommigen weerstand op. Het wordt gezien als saai, gecompliceerd en ook nog eens als tijdrovend. Maar klopt het beeld dat we ervan hebben met de realiteit en waar gaan we naartoe met de hedendaagse ontwikkelingen? Hoe ziet boekhouden er anno 2020 uit en wat voor invloed heeft het internet hierop? Kan in de toekomst de boekhouding volledig worden geautomatiseerd of blijft het een verplicht ‘nummertje’ dat veel van onze tijd in beslag zal nemen?

Als software-ontwikkelaar sta ik gelukkig positief in dit verhaal. Ik laat me niet leiden door een negatieve gedachtegang, maar ik zie mogelijkheden. Ik zie welke ontwikkelingen het boekhouden de afgelopen jaren heeft doorgemaakt en welke mooie vooruitzichten nog op ons staan te wachten.

Het volgen van trends en de nieuwste ontwikkelingen op softwaregebied hoort bij mijn vak en al dat moois wil ik ook met jullie delen. Daarom een aantal trends en ontwikkelingen, die anno 2020 een grote invloed zullen hebben op het boekhouden zoals wij dat nu nog kennen en die straks niet meer zijn weg te denken.

Van lokaal naar online boekhouden

Mensen zijn van nature gewoontedieren. Verandering is eng en daarom houden we vaak vast aan oude gewoontes (uitzonderingen daargelaten natuurlijk). Een voorbeeld: Ondanks alle frustraties die het vaak met zich meebracht, hield een vriend van mij vast aan zijn oude Windows laptop. Regelmatig heeft hij zijn laptop vervloekt omdat hij weer eens vastliep of verschrikkelijk traag werkte. Wat hem tegenhield om over te stappen naar een MacBook was (los van de prijs), het feit dat hij al jaren met Windows werkte. Hij zag er tegenop om van voren af aan met een nieuw besturingssysteem te moeten leren omgaan.

Toen Windows 8 uitkwam en dit systeem een geheel nieuwe lay-out kreeg, was het moment voor hem aangebroken om de overstap te wagen. Als hij toch tijd zou moeten investeren om het nieuwe Windows onder de knie te krijgen, dan kon hij net zo goed een poging wagen om in plaats daarvan OS X te leren kennen. Om het verhaal korter te maken… Achteraf zei hij natuurlijk dat hij veel eerder had moeten overstappen en dat het een verademing was om te ervaren hoe stabiel, snel en eenvoudig het allemaal werkte. Inmiddels is hij dan ook een groot fan van Apple en zou hij niets anders willen.

De overstap van lokaal naar online boekhouden

Dezelfde vergelijking valt te maken als we kijken naar het overstappen van lokaal boekhouden naar online boekhouden. Op internet zijn inmiddels meerdere artikelen te vinden over de voordelen van online boekhouden, maar nog steeds zijn er ondernemers die deze overstap uitstellen. Waarom? Juist, omdat we gewoontedieren zijn.

Echter, ook hierbij geldt, dat het een verademing is om het verschil te ervaren. Anno 2020 verwacht ik echter dat 95 procent van de boekhoudende ondernemers is overgestapt op online boekhouden. Het duurt even voordat iedereen die stap durft te nemen, maar daarna gaat het ook niet meer veranderen. Online boekhouden is nu al geen trend meer te noemen, maar een standaard en dat gaat het in de toekomst ook zeker blijven.

Waarom boekhouden in de cloud?

Ontwikkelingen blijven met lokaal geïnstalleerde boekhoudprogramma’s achter, doordat je altijd tegen obstakels aanloopt waar je geen invloed op hebt. Door de boekhouding ‘in de cloud’ uit te voeren, worden deze niet-beïnvloedbare obstakels verwijderd en kunnen er eenvoudig koppelingen worden gemaakt met andere systemen en bedrijven. Het resultaat: een optimale digitale samenwerking, wat de eerste stap is naar volledige automatisering.

Van thermische kassabon naar volledig digitaal

Nu al wordt in bepaalde winkels bij een aankoop gevraagd naar je e-mailadres om je de kassabon digitaal toe te sturen. Een mooie ontwikkeling, want al die losse bonnetjes zijn op dit moment een crime voor ondernemers en boekhouders. Laat je zo’n thermische kassabon in je auto slingeren, dan heb je grote kans dat hij binnen no time niet meer bruikbaar is. Door het zonlicht gaat de kassabon vervagen en het enige dat dan overblijft is een klein blanco papiertje. Bovendien moet je deze bonnetjes zorgvuldig verzamelen, want je bent echt niet de eerste die bonnetjes niet kan terugvinden. Over zonde van je tijd gesproken als je daarnaar op zoek moet gaan!

Daar waar facturen al vaak digitaal worden verstuurd, valt er bij de kassabonnen nog veel winst te behalen. Gelukkig zijn er bedrijven die hier al iets mee doen. Uiteraard hebben zij er ook voordeel bij als zij een bon aan een persoon (of bedrijf) kunnen koppelen, maar het voordeel werkt beide kanten op. Deze kassabonnen kun je vervolgens ook digitaal naar je boekhoudsysteem uploaden of worden zelfs al automatisch in het systeem gezet als je het e-mailadres van je online boekhoudpakket gebruikt.

Anno 2020 verwacht ik dan ook dat de thermische kassabonnen zo goed als (op misschien een paar kleine winkels na) zijn verdwenen. Helemaal als je kijkt naar de volgende ontwikkeling…

Van bankpassen naar smartphones

Je hebt er inmiddels vast al over gehoord: contactloos betalen. De chipknip heeft het niet gered, maar met de ontwikkeling van contactloos betalen, hebben ze de spijker wél precies op de kop geslagen. Bij bedragen tot en met €25,- kun je met sommige pinpassen al contactloos betalen. Daar is zelfs geen pincode meer voor nodig. Je houdt je betaalpas tegen de betaalautomaat (denk maar aan de OV-chipkaart), en het bedrag wordt van je rekening afgeschreven. Dat is de eerste stap en de volgende stap is voor het boekhouden weer erg interessant.

De nieuwste smartphones worden namelijk voorzien van een NFC-chip. Deze chip maakt het mogelijk om contactloos te betalen met je smartphone, waardoor bankpassen overbodig lijken te worden. Sinds oktober 2014 is Apple een contactloos betaalsysteem ‘Apple Pay’ aan het uitproberen bij ketens als McDonalds, Subway en Disney Stores. Je houdt je smartphone bij een contactloze betaalterminal, je houdt je vinger op de Touch ID-sensor (voor vingerafdrukherkenning), en de betaling wordt afgerond.

Boekhouden met een chip

Het is ook denkbaar dat de overdracht tweerichtingsverkeer wordt. Dus dat je niet alleen tot betaling overgaat, maar dat tegelijkertijd een digitale bon wordt overgezet naar je smartphone. Deze bon kan dan direct worden doorgezet naar je boekhouding. Anno 2020 verwacht ik dat alle smartphones zijn voorzien van deze chip, deze betaalmethode geheel is geïntegreerd in onze samenleving en je nooit meer bonnetjes kwijt bent voor je boekhouding.

Van handmatig naar foutloze automatisering

Voor het lezen van digitale facturen wordt op dit moment nog regelmatig gebruikgemaakt van een zogeheten ‘scan & herken’-functie. De digitale factuur wordt gescand en de inhoud wordt gelezen door OCR-software. Alhoewel deze functie een mooie stap voorwaarts is op weg naar volledige automatisering, heeft het systeem wel zijn beperkingen en verloopt het ook niet altijd foutloos. Een goede controle is daarom een vereiste, voordat de factuur in de boekhouding wordt geboekt.

De nieuwste generatie van de digitale facturen, is de ‘UBL-factuur’, oftewel de ‘e-factuur’. UBL staat voor ‘Universal Business Language’. Dit is de taal die is gekozen voor de opmaak van deze factuur. Het is een XML-bestand waarin alle informatie met vaste XML-codes wordt aangegeven. Doordat met van tevoren vastgestelde codes de informatie wordt aangeduid en deze factuur dus volledig uit codes bestaat, kan de digitale overdracht én de verwerking van de factuur foutloos en volledig geautomatiseerd plaatsvinden.

Geen omkijken meer naar facturen

Het gebruik van de e-factuur kan zelfs nog een stap verder worden genomen. Bij vaste leveranciers kun je straks bijvoorbeeld aangeven op welke grootboekrekening je hun producten geboekt wilt hebben. Dit wordt eenmalig door hen ingesteld in hun boekhoudsysteem en vervolgens wordt met elke factuur ook de gewenste grootboekrekening meegestuurd. In dat geval heb je zelfs helemaal geen omkijken meer naar het correct inboeken van de facturen.

Anno 2020 verwacht ik dat de UBL-factuur de standaard is van het digitaal factureren en dat het inboekproces van de boekhouding volledig is geautomatiseerd. Een ontwikkeling die bij ondernemers heel wat werk uit handen zal nemen en tijd creëert die zij weer kunnen investeren in hun onderneming.

De overstap geeft veel nieuwe mogelijkheden

De overstap van lokaal boekhouden naar online boekhouden, levert een schat aan nieuwe mogelijkheden op. Het is zelfs zo te stellen, dat bijna elke nieuwe trend of ontwikkeling op het gebied van boekhouden, op dit moment het gevolg is van deze overstap. Boekhouden op het internet gaat bovendien mee met de trend dat steeds meer computerwerk mobiel plaatsvindt.

Ook online boekhoudprogramma’s hebben tegenwoordig een App waarmee informatie kan worden ingezien en worden verwerkt. ‘Onderweg’ kan daarom op een natuurlijke manier aan de boekhouding worden gewerkt, door bijvoorbeeld een foto te maken van een bonnetje en deze meteen te uploaden naar de boekhouding. Hoewel een foto maken van een bon anno 2020 overbodig zal zijn, maakt het wel duidelijk dat boekhouden steeds eenvoudiger wordt.

Software wordt steeds eenvoudiger

Boekhoudsoftware van vijftien jaar geleden is dan ook niet meer te vergelijken met de online boekhoudprogramma’s van tegenwoordig. Niet alleen zijn er een groot aantal functies bijgekomen en heeft het internet een positieve stempel gedrukt op het ontwikkelingsproces, ook de software wordt tegenwoordig gemaakt voor een andere doelgroep.

Waar voorheen de administratie- en accountantskantoren de voornaamste doelgroep was, is dat tegenwoordig de ondernemer. Oftewel, de niet-boekhouder. De software is dan ook zo ingericht dat ook de niet-boekhouder hier prima mee uit de voeten kan. Ook de verdere automatisering van de boekhoudprocessen werkt hierbij natuurlijk in het voordeel van deze ondernemers.

Volledige automatisering

Er vanuit gaan dat anno 2020 de boekhouding volledig geautomatiseerd kan worden, is dan ook alles behalve fictie. Zeker op het invoerproces zal dit van toepassing zijn. De voornaamste bezigheid zal dan nog bestaan uit controle en informatie uit de boekhouding filteren om de bedrijfsvoering te optimaliseren.

Het hoeft niet saai te zijn

Het voorheen zo saaie boekhouden is dan alles behalve saai en zal met realtime informatie (je boekhouding is door automatisering immers altijd up-to-date), nóg belangrijker worden voor het succes van jouw bedrijf. En dat alles dankzij het internet!

Afbeeldingen met dank aan Fotolia