Gemeente, zo krijg je in 6 stappen draagvlak voor bezuinigingen [case]

Veel gemeenten moeten bezuinigen. Een prognose van de gemeentelijke inkomsten en uitgaven laat voor 2018 een tekort zien van maar liefst 4,8 miljard euro, becijferde het Centrum voor Onderzoek van de Economie van de Lagere Overheden. Hoe bepaal je als gemeente waarop je gaat en kan bezuinigen, terwijl je tegelijkertijd burgers tevreden houdt? In dit artikel lees je hoe je dit in zes stappen kunt realiseren, aan de hand van een case study bij Veiligheidsregio Drenthe.

Nieuwe methode: betrokken medewerkers én burgers zorgen voor succes bij bezuinigingen

Een nieuwe, innovatieve methode betrekt medewerkers en  burgers bij het proces door ze online te laten meedenken over de toekomstige bezuinigingen. In dit blog omschrijf ik de zes stappen van deze effectieve methode aan de hand van een case study bij de Veiligheidsregio Drenthe (VRD).

Het creëren van een groot draagvlak bij medewerkers, burgers en andere betrokkenen draagt in hoge mate bij aan de mate van succes van de bezuinigingen. ‘Om effectief te kunnen bezuinigen zijn plannen nodig voor zaken waarop bezuinigd kan worden en creatieve invalshoeken om geld te besparen.

Uit verschillende onderzoeken blijkt dat de succesfactor voor een hoge effectiviteit van bezuinigingen ligt in het betrokken houden van medewerkers, burgers en instellingen bij het bezuinigingsproces.

Hoe zorg je als gemeente dat dit succesvol gebeurt? Uit verschillende onderzoeken blijkt dat de succesfactor voor een hoge effectiviteit van bezuinigingen ligt in het betrokken houden van medewerkers, burgers en instellingen bij het bezuinigingsproces.’ (House of Performance en The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies, McKinsey 2012)

Draagvlak

Zou het niet ideaal zijn om dit draagvlak te creëren terwijl je ideeën verzamelt voor zaken waarop bezuinigd kan worden? Medewerkers kunnen in veel gevallen goed aangeven wat er in hun eigen omgeving overbodig is of anders kan worden georganiseerd. Burgers weten vaak ook heel goed wat zij en/of buurtbewoners zelf kunnen doen waardoor met een kleiner budget dezelfde resultaten worden behaald.

Tijdig betrekken, transparante randvoorwaarden, lage drempel

Ervaring leert dat burgers betrokken en positief kritisch zijn, zolang je ze als overheid tijdig betrekt, transparant bent over de randvoorwaarden en de drempel om mee te doen laag maakt. Zorg daarom dat de burgers zo vroeg mogelijk in het proces betrokken worden. Niet pas op het moment van besluitvorming, maar op het moment dat het beleid nog gemaakt moet worden. Bezuinigen verandert hierdoor van een top-down in een bottom-up actie.

Online meedenken

Sociale technologieën maken het mogelijk dat sociaal gedrag online plaatsvindt, waarbij deze interacties gebruik maken van de omvang, snelheid en ontwrichtende economie van het internet. Sociale interactie is een krachtige manier van het efficiënt organiseren van kennis, cultuur en economische en politieke macht (McKinsey 2012).

Mensen zijn gewend aan digitale netwerken

Om zoveel mogelijk medewerkers, burgers en andere betrokkenen mee te laten denken over bezuinigingen is een online ontmoetingsplaats heel geschikt. Er zijn vele digitale platformen die mogelijkheden bieden: op het eigen intranet, via sociale platformen als Yammer, Slack of Qollap, of via bestaande online communities. In 2014 maakte 81% van de Nederlandse bevolking gebruik van sociale netwerken. Mensen zijn dermate gewend geraakt aan sociale media dat er geen bezwaar bestaat om digitale platforms in te zetten bij dit type projecten.

Op deze manier kan iedereen – tijd- én locatie onafhankelijk – meedenken over het nieuwe beleid. Hieronder beschrijf ik een plan van aanpak voor gemeenten en andere lokale overheden om draagvlak en creatieve oplossingen te creëren voor bezuinigingen.

Stap 1: Bepaal de randvoorwaarden

Als gemeente zul je eerst moeten vaststellen wanneer, hoeveel (overall) en op welke terreinen bezuinigd moet worden. Vervolgens bepaal je wie er mogen en kunnen meedenken. Uiteraard de medewerkers. Daarnaast alleen inwoners? Of ook bedrijven en organisaties? Als je het doel van het project duidelijk in beeld hebt, kun je bepalen welk platform voor de beoogde participatie het meest geschikt is.

Zorg ervoor dat het project een korte doorlooptijd heeft. Daarmee benadruk je de urgentie ervan.

Een tip voor de structuur van het project: zorg ervoor dat het project een korte doorlooptijd heeft. Ik raad een periode van maximaal drie maanden aan. Hierdoor wordt de urgentie van het meedoen benadrukt. De attentiewaarde van digitale platforms is gebaat bij structuur en goed geregisseerde activiteiten.

Naast de online community, is het belangrijk om ook een offline plek te creëren waar mensen hun mening kunnen geven. Bijvoorbeeld op het gemeentehuis. Er zijn altijd mensen die het internet niet of nauwelijks gebruiken. Zo geef je hen ook een stem.

Case: Veiligheidsregio Drenthe

De nieuwe organisatie ‘Veiligheidsregio Drenthe’ (VRD) – een gemeenschappelijke regeling van de twaalf Drentse gemeenten voor brandweerzorg en crisismanagement – stond begin 2014 voor de uitdaging om in twee jaar tijd een miljoenen bezuinigingsambitie te realiseren. Zij besloten hun medewerkers te vragen mee te denken hoe zij deze bezuiniging konden realiseren.

Met de methodische inzet van het online platform Qollap is ervoor gezorgd dat de medewerkers betrokken werden bij de besluitvorming rondom de bezuinigingen. De randvoorwaarden werden opgesteld door de leiding, deze beperkten zich tot financiële en juridische haalbaarheid. Gestreefd werd naar maximale openheid en transparantie.

Stap 2: Richt het platform in

Om het online platform in te richten moeten eerst de thema’s worden bepaald die spelen bij de bezuinigen die men voor ogen heeft. Wat goed werkt, om de thema’s (en het kader) te bepalen, is het organiseren van een offline kick off-meeting.

Een selecte groep medewerkers, burgers, experts en/of ambassadeurs brengen in kaart welke themagroepen (met betrekking tot bezuinigingen) worden aangemaakt op het platform. Vervolgens kan het platform met een heldere en overzichtelijke structuur worden ingericht.

Tip bij het inrichten: zorg voor een duidelijke welkomstboodschap op het platform, een video met instructies hoe het platform werkt, en communiceer een hulplijn.

Zorg voor een duidelijke welkomstboodschap op het platform, een video met instructies hoe het platform werkt en communiceer een hulplijn.

Stap 2 in de praktijk van Veiligheidsregio Drenthe

Bij de Veiligheidsregio Drenthe is besloten het platform in te richten aan de hand van verschillende thema’s die van tevoren zijn bedacht en aansluiten bij de verschillende doelstellingen van de organisatie, zoals vakbekwaamheid, risicobeheersing, incidentbestrijding.

Vervolgens zijn er kick off-meetings georganiseerd. Voor deze kick off-meetings waren alle medewerkers en brandweervrijwilligers uitgenodigd. Omdat de VRD een decentrale organisatie is, zijn verschillende bijeenkomsten op verschillende locaties gehouden in de regio. Het hele MT inclusief de directeur was bij deze bijeenkomsten aanwezig. In deze sessies werd gebrainstormd over de thema’s en werd een aanzet gegeven voor de eerste bezuinigingsvoorstellen.

Stap 3: Nodig mensen uit

De cruciale stap: hoe bereik je de mensen? Medewerkers zijn relatief gemakkelijk te bereiken via de interne communicatiemiddelen. Om hen enthousiast te krijgen om online mee te denken over bezuinigen, is het van belang ze op een laagdrempelige manier te bereiken. Dit kan per gemeente een andere invulling krijgen. Een aantal voorbeelden: kinderen op scholen flyers meegeven, gratis bloemen of rookworsten uitdelen in ruil voor e-mailadressen, informatiedagen houden op de lokale markt of een advertentie plaatsen in de lokale krant(en).

Elke gemeente heeft zijn eigen communicatiemiddelen. Denk hierbij ook ‘Out of the Box’ en probeer op te vallen om zoveel mogelijk inwoners te bereiken.

Stap 3 in de praktijk bij Veiligheidsregio Drenthe

Om zoveel mogelijk mensen te mobiliseren op het platform voor de VRD zijn de volgende acties ondernomen.

• Tijdens de kick off-sessies werden mensen al enthousiast gemaakt, de urgentie werd duidelijk uitgelegd en mensen werden aangenaam verrast dat zij vanaf het begin invloed hadden op het beleid rondom de bezuinigingen.
• Vervolgens werden via hun bestaande intranet verschillende oproepen geplaatst. D
• Daarnaast heeft de directeur van de organisatie een videoboodschap gemaakt om mensen op te roepen mee te doen.

Deze combinatie van middelen bleek goed te werken.

Stap 4: Activeer de platformleden

Vervolgens is het tijd om de mensen actief te krijgen op het platform. De praktijk leert dat het verzamelen van stellingen goed werkt. Iedereen heeft wel een mening over waarop volgens hem of haar bezuinigd kan worden: “De vuilnis hoeft niet 2 keer week opgehaald te worden”, of “Sportcentra kunnen zelf hun onderhoud financieren”.

Als gebruikers dit via een stelling kunnen aangeven op het platform, kunnen anderen hierop reageren en raken zij mogelijk geïnspireerd zelf ook een stelling achter te laten. Benadruk de urgentie om je mening achter te laten: “Als je niet meedoet bepaalt iemand anders waarop bezuinigd wordt”.

“Als je niet meedoet bepaalt, iemand anders waarop bezuinigd wordt.”

Stap 4 in de praktijk bij Veiligheidsregio Drenthe

Tijdens het project bij de VRD was men vanaf het begin zeer actief op het platform. Vervolgens werd met name het bestaande intranet ingezet om mensen actief te houden. Daarnaast zijn er vervolgsessies gehouden. Hier was de directeur aanwezig om de uitdaging waar de VRD voor staat nogmaals toe te lichten en op te roepen tot een verdieping van de ideeën. Mensen waren direct zo betrokken dat in de eerste fase zich al honderden deelnemers aanmeldden op het platform.

Stap 5: Laat je community stemmen

Zorg dat zoveel mogelijk mensen stemmen op de stellingen. Hoe meer stemmen, hoe meer draagvlak voor de bezuinigingen. Hier kan een extra activatie-actie aan verbonden worden. Bijvoorbeeld een dagje flyeren, een prijs uitreiken of een video oproep van de burgemeester.

Bij de VRD werden in korte tijd veel bijdragen geleverd.Vijfhonderd (van de duizend) medewerkers leverden een bijdrage. Bijna 600 ideeën, binnen negen thema’s, werden in een periode van nauwelijks drie weken op het platform gepost. De stemmen gaven een goed beeld van het draagvlak voor een idee.

Alle ideeën werden gecategoriseerd tot 75 ideeclusters, die vervolgens in kleine expertteams werden onderzocht op parameters als ‘opbrengsten’, ‘kosten’, ‘haalbaarheid’ of ‘mogelijke planning’.

Stap 6: Geef terugkoppeling

Zorg dat je je community teruggeeft wat je met de resultaten en ideeën gaat doen. Welke bezuinigingen ga daadwerkelijk doorvoeren? En wanneer? Zo houd je de medewerkers en inwoners geïnteresseerd en voelen ze zich betrokken en gehoord. Stellingen die meer dan 80% ‘mee eens’ scoren kunnen waarschijnlijk direct worden omgezet naar concrete bezuinigingen, al is dat natuurlijk afhankelijk van de eerder opgestelde parameters waaraan de ideeën getoetst worden. Tip: Ook al is nog niet alles duidelijk, doorgevoerd of ingepland, zorg dat je wel alvast een afsluitende nieuwsbrief stuurt. Wees ook hier eerlijk en transparant in wat de status is.

Ook al is nog niet alles duidelijk, doorgevoerd of ingepland, zorg dat je wel alvast een afsluitende nieuwsbrief stuurt.

Resultaat bij het VRD platform

De ideeën die in twee maanden tijd door de medewerkers zijn aangedragen en uitgewerkt, zijn in een rapport aangeboden aan het bestuur en goedgekeurd, waarmee het volledige bedrag voor de taakstelling is gehaald. Uiteraard was hiermee een krachtig draagvlak gecreëerd onder de medewerkers, zij hadden immers zelf invloed op het resultaat en zagen dit ook daadwerkelijk terug.

Zet participatietrajecten in om begrotingen rond te krijgen

Als je je aan de zes stappen hierboven houdt, kun je als gemeente op een makkelijke en laagdrempelige manier medewerker- en burgerparticipatie inzetten om de gewenste begroting rond te krijgen. De ultieme manier om medewerkers en burgers meer bij beleid te betrekken en bezuinigingen te bewerkstelligen – een win-win situatie.

Illustraties met dank aan Fotolia.