Intranet & digital workplace: wat zijn de highlights van 2015? [onderzoek]

In elk vakgebied heb je ze: van die momenten waar vakgenoten naar uitzien. In de Apple-wereld is het de WWDC, in de internetwereld het jaaroverzicht van Mary Meeker en in de haringwereld de verkoop van het eerste tonnetje. De intranetwereld kent ook zo’n moment: het verschijnen van het jaarlijkse onderzoek van Jane McConnell. En hij is er weer, voor de negende keer! In dit artikel geef ik jullie een kijkje in het rapport.

Van intranet naar digitaal werken

Met 373 deelnemende bedrijven uit 26 landen is de 143 pagina’s tellende ‘Digital Workplace Survey’ het meest diepgaande onderzoek naar intranet en ‘digital workplace’. McConnell heeft haar onderzoek ‘The Organization in the Digital Age’ genoemd. Waar eerst haar onderzoek ‘intranet’ in de titel had staan, daarna ‘digital workplace’, gaat het nu gewoon over ‘digitaal werken’. Een enorm breed veld.

Mijns inziens zit hier al een belangrijk leerpunt: als we werken aan een intranet of ‘digital workplace’, moeten we altijd breed kijken naar de context van het werk dat we doen. Het gaat uiteindelijk om het ondersteunen van digitaal werken om persoonlijke en bedrijfsdoelstellingen te halen.

Iedereen heeft al digital workplace

Interessant aan dit perspectief is dat je kunt zeggen dat ieder bedrijf al een intranet of digital workplace heeft en digitaal werken ondersteunt. Maar dit rapport benadrukt meer dan vorige rapporten dat digitaal werken of een digital workplace op zich leuk is, maar niet belangrijk. Het gaat erom hoe het bijdraagt aan ‘business scenario’s’, zoals Jane ze noemt.

Voegt het digitaal werken echt wat toe aan de productie van medewerkers en de organisatie als geheel? Leerpunt is hier dat mensen uit het primaire proces van de organisatie betrokken moeten worden bij de ontwikkeling van digitaal werken. Jane’s rapport laat zien dat weinig organisaties dit ook echt doen.

Wat zijn de ‘business scenario’s’?

De ‘business scenario’s’ waar het rapport zich op richt zijn:

• Leren (leren in de flow van het werk)
• Klant (hoe helpt de ‘digital workplace’ bij het ondersteunen van medewerkers die direct met klanten werken?)
• Agility (snel reageren op onverwachte zaken)
• Kennis (delen & bewaren)

Rond deze onderwerpen bevat het rapport een schat aan informatie. Ook worden er cases van een pagina gedeeld die een inkijkje geven in hoe de betreffende organisatie de ‘digital workplace’ inzet. Toch blijft het concreet maken van de waarde van digitaal werken en een ‘digital workplace’ lastig. Het rapport geeft hier ook weinig concrete handvatten. Terwijl ik ervan overtuigd ben dat hier de sleutel ligt tot het overtuigen van medewerkers en zeker senior managers om een ‘digital workplace’ (verder) te ontwikkelen.

3 nieuwe rollen

Als er over digitaal werken en ‘digital workplace’ wordt nagedacht, gaat het al snel over functionaliteit en techniek. Het rapport gaat daar ook op in. Maar veel meer aandacht is er voor de organisatie, leiderschap en activatie rond digitaal werken. Welke rollen zijn daarbij nodig? En hoe richten organisaties die voorop lopen in digitaal werken dit in?

Jane ziet de volgende rollen (ontstaan):

• ‘Chief digital officer’: verantwoordelijk voor digitaal werken of de ‘digital workplace’
• Communitymanager: ondersteunt en stimuleert de interactie op de digital workplace,
• Interne ‘change agent’: ambassadeur van digitaal werken

Ze denkt overigens dat de rol van communitymanager steeds meer naar de achtergrond zal verdwijnen, of integraal onderdeel van ons werk wordt.

Voorwaarden voor een doeltreffend platform

Het rapport laat duidelijk zien hoe belangrijk het is om een doel te hebben als organisatie: bedrijven die een sterk gedeeld doel hebben, hebben vaker een volwassen ‘digital workplace’. En bedrijven die goed nadenken over waarom ze een ‘digital workplace’ nodig hebben, hebben ook een doeltreffender platform.

Daarnaast worden twee culturele dingen genoemd die belangrijk zijn: dat het bedrijf gedistribueerd controleert en beslissingen neemt. Daarnaast is de vrijheid om te experimenteren belangrijk. Bedrijven waar dit gewoon is, zijn succesvoller met hun intranet dan bedrijven waar dit niet gebeurt.

Digital workplace maturity scorecard

Als je de rapporten van McConnell van de afgelopen jaren hebt gevolgd, vraag je je wel eens af of er ook vooruitgang is in de intranet- en ‘digital workplace’-wereld. Nou, die is er wel degelijk. Jane meet dit aan de hand van haar ‘digital workplace maturity scorecard’. Daarin ziet ze onder de deelnemers een steeds volwassener wordend digitaal platform.

Andere punten waar je vooruitgang ziet is:

• Meer inzet van BYOD (Bring Your Own Device) bij organisaties.
• 2014 en 2015 zou het jaar van mobiel intranet worden. Dat niet het geval. Wel is het toegenomen, maar veel minder dan gedacht. Minder dan 50 procent van de organisaties heeft een mobiel intranet.
• ‘Sync and share’ (denk: Dropbox voor bedrijven) heeft een aanzienlijke impact op de waardering en het gebruik van intranet. Dit zal waarschijnlijk een belangrijke factor blijven.
• Sterke groei van interactieve (‘social’) functionaliteiten binnen bedrijven. Toch heeft 40 procent geen intern netwerkplatform en 25 procent heeft meer dan twee platforms.
• Er wordt langzaam maar zeker meer content gedeeld en gedistribueerd op het intranet.

Maar niet alles gaat vooruit

En wat is (nog steeds) een uitdaging in de intranetwereld? De volgende punten zijn in het rapport genoemd:

• Ervoor zorgen dat het intranet ook de medewerkers met klantcontact ondersteunt.
• Informatie zo beheren dat het beantwoordt aan het doel van het intranet.
• Meten is nog steeds een ondergeschoven kindje. Rapportage, kwalitatieve en kwantitatieve cijfers wordt nog niet stelselmatig gedaan. ‘Anekdotes’ is bij allen een veelgebruikte methode om bewijs voor het succes te tonen.
• De tevredenheid over zoeken is nog lager dan voorheen. Boeiend is wel dat men meer lijkt te willen investeren in het zoeken van mensen dan naar informatie.
• Inzet van BYOA (Bring Your Own Application) is achteruit gegaan.

Waar gaat het heen?

Waar gaat het digitale werken naartoe? Het rapport bevat veel antwoorden op deze vraag. Ik licht er een uit. Het rapport laat zien dat de lange-termijn visie van de ‘early adopters’ van een digital workplace, het platform niet zien als een enkele ingang, maar een gecoördineerd ecosysteem bestaande uit verschillende digitale platformen en diensten.

Waarom zou je dit rapport lezen?

Met dit artikel wil slechts een kijkje geven in het rapport van McConnell. Er staat nog veel meer in. Waarom zou je dit rapport lezen (en kopen)? Ik noem een aantal redenen:

• Als een checklist voor je intranetproject. Heb je alles wel op het vizier in je project? Dit rapport geeft je feitelijk een checklist die je naast je projectplan kunt leggen.
• Als een evaluatietool voor je huidige intranet. Hoe verhoudt jouw intranet zich ten opzichte van die van anderen? Als je de survey invult, krijg je zelf een gepersonaliseerde scorekaart van jouw intranet.
• Als een roadmap voor je intranet. We willen vaak alles in een keer. Dit rapport helpt je prioriteren. Wat moeten we eerst doen en wat kan ook wel later?
• Om aan beslissers te laten zien wat en hoe andere organisaties met digitaal werken bezig zijn. Het rapport is primair gericht op ‘senior managers’. Negen jaar onderzoek laat zien dat veel senior managers het belang van een ‘digital workplace’ niet zien.
• Om te leren van andere organisaties. Meer dan in vorige jaren hebben Nederlandse bedrijven aan dit onderzoek meegegaan. Ik kan het je hartelijk aanbevelen. Je leert veel van het invullen van de enquête. Verder staan er ook korte cases van organisaties in het rapport waaraan je je kunt spiegelen.
• Om te leren van Jane zelf: Een nieuw en nuttig onderdeel van het rapport is dat de schrijver zelf haar mening geeft. Regelmatig wordt een blokje ‘Jane says’ ingevoegd. Daarin leer je direct van de expert zelf, ze deelt zo haar jarenlange ervaring met ‘digital workplace’-projecten.

Al met al een zeer waardevol rapport, vind ik. Ik hoop dat volgend jaar nog meer Nederlandse bedrijven meedoen aan het onderzoek. Er is hier veel op intranet- en digital workplace-gebied om trots op te zijn!

Ik ga graag met je in gesprek over bovengenoemde ontwikkelingen. Herken je ze in je eigen organisatie of advieswerk voor organisaties? Wat leer jij van dit soort onderzoeken en hoe gebruik je ze in de praktijk?

Illustratie intro met dank aan Fotolia.