7 doodzonden bij het introduceren van een nieuwe digital workplace

Eindelijk heb je het er doorheen als communicatiestrateeg, kennismanager of communicatieadviseur: een nieuw digital workplace voor jouw organisatie! Online samenwerken is een grote trend die al een paar jaar in opmars is. Het is een gebied waar veel winst te behalen valt.

Belangrijkste groei in verbeterde samenwerking en communicatie

Uit onderzoek blijkt dat de belangrijkste sociale, economische (groei)waarde voor organisaties voor tweederde ligt in verbeterde samenwerking en communicatie. Samenwerken en kennis delen kan op vele digitale manieren: op het eigen intranet, via sociale platformen als Yammer, Slack, Qollap of op organisatie-overschrijdende platformen, zoals de open source community’s voor software development.

Helaas betekent het binnenhalen van de beste en nieuwste technische parels op het gebied van interne communicatie niet per definitie dat jouw werknemers hier ook de waarde van zien. Laat staan dat ze het daadwerkelijk gaan gebruiken. Het vergt kennis, ervaring en vooral enig geduld. Gelukkig zijn er een aantal valkuilen die je makkelijk kunt voorkomen.

Hierbij waarschuw ik je voor de zeven ‘doodzonden’, vanuit de praktijk opgetekend. Vermijd ze bij het introduceren van een nieuw, intern digitaal platform.

1. Het management vergeten

Vergeten de interesse vanuit het management te wekken en te houden, kan je duur komen te staan. Het kost altijd de nodige moeite, maar juist sleutelfiguren als managers en bestuurders hebben grote impact op de mate van (gepercipieerde) betrouwbaarheid van een platform. Dat belang wordt extra benadrukt wanneer het management de tijd neemt om zichtbaar en actief op het platform aanwezig te zijn. Het verhoogt vrijwel altijd, en in sterke mate, de participatiegraad van de deelnemers.

2. Verkeerde communicatiekanalen kiezen

Elke bedrijf heeft zijn eigen veelgebruikte communicatiekanalen. Inventariseer bijvoorbeeld of e-mails van het management wel worden gelezen. Als de medewerkers te maken hebben met een dagelijkse overload aan mail, is de verwachte respons op een oproep om lid te worden van het nieuwe platform klein. Pas daarom je communicatiekanalen en devices aan op hoe je de (beoogde) platformdeelnemers wilt bereiken. Zo is een app beter voor mensen die veel onderweg zijn, en een website geschikter voor mensen die werken achter een bureau. Fysieke communicatie in de vorm van folders werkt in het ene geval goed, terwijl in een ander geval een oproep via de mail of een fysieke bijeenkomst veel effectiever blijkt te werken.

Tip uit de praktijk

Bij een dorp in een kleine gemeente mochten bewoners online meedenken over het nieuwe bestemmingsplan. Hier hebben wij ‘bestemmingsplantjes’ uitgedeeld om mensen naar het online platform te lokken. In ruil voor hun e-mailadres kregen de bewoners een plantje. Dit was erg succesvol, mede doordat veel inwoners al over het project hadden gehoord. Ze bleken in de plaatselijke krant de oproep over het project te hebben gelezen, terwijl er vanuit werd gegaan dat deze amper gelezen zou worden. Door de combinatie van het krantenbericht en de fysieke uitnodiging met een cadeautje werden de inwoners extra gemotiveerd om zich digitaal aan te melden en mee te denken.

3. Geen ‘functionele’ projectleider aanstellen

Het is belangrijk iemand te benoemen als projectleider van de digital workplace die midden in het bedrijf staat. Iemand die precies weet waar je moet zijn met vragen, die mee kan denken over wat wel en niet zal werken en een centrale rol vervult in het netwerk van de beoogde platformdeelnemers. Vaak wordt er zomaar iemand aangewezen voor deze rol, terwijl het juist om hele specifieke communicatievaardigheden en de nodige digitale kennis/ervaring vraagt.

Je kunt zelf een heleboel inschattingen maken en op eerdere ervaringen afgaan, maar onthoud: elk bedrijf is anders en elke doelgroep ook.

4. Zonder aanleiding een nieuw platform lanceren

Mensen komen vaker naar de nieuwe digital workplace als ze daar een reden voor hebben. Korte projecten met een duidelijk doel werken in eerste instantie het beste. Op deze manier leren de deelnemers het platform snel kennen en waarderen. Als duidelijk wordt dat het platform ook na het project toegevoegde waarde heeft, wordt de kans groter dat het blijvend kan worden ingezet. Een kennissysteem, dat collega’s beter vindbaar maakt, is daarbij waardevol. Ook om expertise en kennis consistent te kunnen delen. Denk zowel aan kortetermijnprojecten om te beginnen, als aan de langetermijnwaarde van het platform.

Tip uit de praktijk

Bij een groot bedrijf is het belangrijk om de langetermijnplannen mee te nemen wanneer je een nieuw digitaal platform overweegt en introduceert. Bij ons is dit eens in de vergetelheid geraakt, toen we een grote klant hielpen met de introductie van een nieuw platform. Het doel was om de medewerkers in de decentrale organisatie beter te verbinden en meer kennis te delen van een bepaald specialisme. Nadat het platform op projectbasis een paar maanden goed en intensief werd gebruikt, verschoof het platform naar de achtergrond en nam de activiteit zichtbaar af. Zorg dus ook dat je van te voren nadenkt over hoe je de digital workplace borgt in de langetermijnvisie van het bedrijf.

5. Activatiemiddelen verkeerd inzetten

Kijk naar de klant en bijbehorende workplace-deelnemers. Wat voor mensen zijn het? Hoe worden ze geprikkeld? Wat is de reden om naar het platform te gaan? Een competitief game-element zal in een sales gedreven organisatie beter werken dan op een platform voor wetenschappers. Daar zal juist kennis delen, en aangesproken worden op je expertise, meer resultaat boeken. En zo hebben werknemers die veel onderweg zijn niks aan een flyer die op kantoor ligt, maar zijn ze juist gebaat bij online activatie. ‘Een uurtje op het platform in de baas zijn tijd’ blijkt ook altijd effectief.

Tip uit de praktijk

Bij de Knab bank hebben we, samen met een bedrijf dat gespecialiseerd is in gamification, een platform geïntroduceerd waar kennis gedeeld wordt door helpdeskmedewerkers. De meeste werknemers werken hier ongeveer 2-3 jaar. Het is bedoeling dat ze gedurende deze periode hun kennis vinden en doorgeven op het online platform. Door ze tijdens hun werk een spel op het platform te laten doorlopen, leren ze het platform effectief te gebruiken en te waarderen.

De motivatie begint bij het spelen van het spel, maar verschuift vervolgens naar het erkennen van de toegevoegde kenniswaarde op het platform. Deze vorm van activatie werkt goed binnen dit bedrijf. Pas echter op: gamification is op dit moment een trend. Maar om dit middel goed in te zetten, moet goed worden nagedacht of, en op welke manier, het bij een organisatie past.

6. Te veel pushen

Laat medewerkers zelf de waarde van het nieuwe platform ontdekken zonder het op te dringen, dat werkt averechts.

Vaak zijn het (een beperkt aantal) early adopters die de anderen de weg wijzen. Dat heeft tijd nodig. Probeer hen te verleiden met interessante functionaliteiten, nieuwe mogelijkheden, interessante content en kansen. Daarnaast kan de exclusieve toegang tot bijvoorbeeld een wedstrijd, geheime informatie over een groot project, of de mogelijkheid mee te mogen denken over een belangrijke beslissing early adopters naar de digital workplace leiden. Laat zien wat er – zowel voor het bedrijf, als voor henzelf – in zit en betrek ze bij het opzetten, uitwerken en bereiken van het uiteindelijke doel. Deze groep trekt toekomstige deelnemers het platform op.

Tip uit de praktijk

Stel een activatieplan op om deze early adopters aan te spreken en actief te krijgen. Een voorbeeld: zorg dat er activiteit op het platform is voordat de eerste mensen zich aanmelden, zodat ze niet in een ‘lege kroeg’ binnenkomen.

7. De doelen niet vermelden

Het is heel belangrijk vanaf het eerste moment de doelen, intenties en beperkingen van de introductie van de digital workplace te vermelden.

Wees transparant over wat het platform kan (en niet kan), en de reden waarom het ingezet wordt. Sta open voor discussie. Geef aan dat het bedrijf voor maximaal gebruikerscomfort en innovatieve opties gaat, maar wees ook eerlijk over de (on)mogelijkheden en beperkingen. Zorg ook voor een duidelijke hulplijn, een telefoonnummer of e-mailadres waar mensen die meer willen weten over de digital workplace of mensen die het gebruik ervan lastig vinden hun vraag kunnen stellen.

Platformmoeheid

Vermijd de hierboven omschreven ‘doodzonden’ tijdens de introductiefase van de digital workplace. Een nauwelijks actief platform opnieuw activeren is niet eenvoudig. Je krijgt al snel een soort ‘platformmoeheid’. Dit zagen wij ook bij een grote bank waar via een online platform een learning tool werd opgezet. Het woord ‘platform’ mocht absoluut niet gebruikt worden, dit zou medewerkers direct allergisch maken. Door een platform te introduceren als ‘samenwerkingstool’ werd deze reactie voorkomen.

Samenwerken via een online platform vergroot de productiviteit van individuele werknemers, verhoogt de interne transparantie, bevordert de motivatie van individuele werknemers en draagt bij aan structurele innovatie en het aantal nieuwe projecten binnen een bedrijf.

Soepeler activatieproces

Door de valkuilen uit dit artikel te voorkomen zal het verdere activatieproces van de deelnemers soepel(er) verlopen. Als het platform eenmaal draait en mensen de toegevoegde waarde ervan zien in relatie tot hun dagelijkse werk, zal het hele bedrijf hiervan profiteren. Samenwerken via een online platform vergroot de productiviteit van individuele werknemers, verhoogt de interne transparantie, bevordert de motivatie van individuele werknemers en draagt bij aan structurele innovatie en het aantal nieuwe projecten binnen een bedrijf. Daarnaast reduceert online samenwerken operationele kosten, communicatiekosten, reiskosten en de kosten van het inhuren van externen.

Draai deze zeven doodzondes ook om naar ‘best practices’, dan zijn het richtlijnen om je aan vast te houden. Succes!

Illustraties met dank aan Fotolia.