Behandel digitale producten niet als eenmalige projecten

Vrijwel alle organisaties zien tegenwoordig meerwaarde in het ontwikkelen van digitale producten of diensten. Dit kan van alles zijn. Variërend van een website waarvan men exact al weet wat hij moet kunnen (concreet), tot een digitaal concept dat moet bijdragen aan bedrijfsdoelstellingen, maar waarvan niemand nog precies weet hoe (abstract).

Een ding hebben al deze digitale productontwikkelingstrajecten over het algemeen gemeen: ze worden als eenmalig project aangevlogen waarvan looptijd en budget reeds al bepaald zijn door de organisatie zelf.

In dit artikel lees je waarom deze projectmatige ‘fixed timeline en budget’-benadering door opdrachtgevers een logische, maar vaak niet de beste opzet is voor digitale productontwikkeling. En waarom een meer continue (vaak agile) benadering van digitale productontwikkeling de voorkeur moet hebben.

Een digitaal product is nooit af

De verwachtingen van eindgebruikers ten opzichte van digitale producten en diensten veranderen continu. Deze ontwikkeling, samen met de snel groeiende technologische mogelijkheden en adoptie hiervan, zorgen ervoor dat je product constant in moet spelen op deze verandering om een zo hoog mogelijke business value te behouden of creëren. De enige manier om hiermee om te kunnen gaan is door te realiseren dat een digitaal product continu aandacht en doorontwikkeling vereist. Dit besef staat haaks op de opzet van eenmalige projecten. Deze zijn namelijk vast omlijnd en eindig.

Een digitaal project staat zelden alleen

Digitale ontwikkelingen binnen bedrijven zijn zelden geïsoleerd. Dit is een realisatie die bij aanvang van een project vaak nog niet gemaakt is. In de praktijk blijkt dat tijdens het eerste traject alweer plannen gemaakt worden voor trajecten die samenhangen met het eerste project. Of blijkt het traject veel meer raakvlakken binnen de organisatie te hebben dan eerder was verwacht. Wat logisch is, omdat digitaal niet als op zichzelf staand gezien kan worden en invloed heeft op veel onderdelen binnen de organisatie.

In plaats van losse projecten op te starten, kan beter een continue digital track ingericht worden. Zodat teams en kennis bij elkaar gehouden worden en er consistentie ontstaat tussen de trajecten die digitaal raken.

Een eenmalig project heeft een lage adoptiegraad binnen de operatie

De beste producten worden opgeleverd wanneer de opdrachtgever nauw samenwerkt met de uitvoerende partij. Wanneer een opdracht in de vorm van een eenmalig project verpakt wordt, zal het draagvlak bij de opdrachtgever kleiner zijn. Het wordt vaak gezien als een traject dat vooral door de uitvoerende partij gedragen wordt en waar weinig effort vanuit de organisatie voor nodig is. Waarom tijd en energie investeren als het project toch eindig is?

Door te erkennen dat een digitaal product niet gezien kan worden als iets eenmaligs, maar constant doorontwikkeling en bijsturing nodig heeft, worden meer mensen vanuit de organisatie betrokken bij de ontwikkeling. Dit zorgt voor meer draagvlak, een nauwere samenwerking vanuit de operatie en uiteindelijk meer business value.

Aandachtspunten voor een continue benadering

Het is lastig om organisaties te overtuigen om van de projectbenadering af te stappen en open te staan voor een meer constante benadering. Met name een fixed budget en planning zijn punten die bij de start van een project in beton gegoten lijken te staan. Wat heel logisch voelt, omdat dit de zekerheid lijkt te bieden waar iedereen intern naar op zoek is. Een agile aanpak is daarentegen bij uitstek geschikt om (continu) oplevering en budget in de hand te houden (lees ook dit artikel over agile versus inkoop).

Helaas zijn organisaties nog steeds gewend om ook voor digitale productontwikkeling in afgebakende projecten te denken en is het lastig om de organisatie intern te overtuigen dat dit voor digitale productontwikkeling niet altijd de juiste benadering is. Hieronder vind je enkele aandachtspunten die duidelijk maken waarom een continue benadering in ieder geval overwogen moet worden.

Samenwerking in partnership voegt meer toe dan samenwerking op projectbasis

Digitale productontwikkeling vraagt een nauwe samenwerking en vertrouwen tussen leverancier en opdrachtgever. Zo versterken digitale en inhoudelijke businesskennis elkaar optimaal. Met een eenmalige benadering behoudt men een klassieke opdrachtgever-opdrachtnemer benadering. En deze is eerder top-down dan gelijkwaardig. Beide partijen kennen elkaar vaak (nog) niet heel goed en door het karakter van het project wordt er onvoldoende geïnvesteerd in vertrouwen om zo tot de best mogelijke samenwerking te komen. Door continuïteit kunnen partners transparant zijn naar elkaar. En alleen door transparantie kan optimaal resultaat behaald worden.

Continuïteit = efficiëntie en afstemming

Digitale productontwikkeling is mensenwerk. Een team dat op elkaar is ingespeeld en continu doorpakt, levert het product veel sneller op dan een team dat na een project stopt en vervolgens weer moet opstarten. Door voortdurend door te ontwikkelen, heb je slechts één keer opstartkosten en vermijd je het risico dat een team niet bij elkaar gehouden kan worden of dat opgebouwde kennis verloren gaat. De stabiliteit en rust die een continue benadering met zich meebrengt betaalt zich snel uit.

Operationele funding zorgt voor rust en stabiliteit

Door digitale productontwikkeling als een continu proces aan te vliegen, worden ook de beschikbare budgetten anders ingedeeld. In plaats van afbreuk aan kwaliteit te doen of zaken buiten scope te plaatsen om binnen budget te blijven, geeft een operationeel budget de rust en stabiliteit om voortdurend door te ontwikkelen.

Dit wil niet zeggen dat een continue benadering veel duurder hoeft te zijn (steeds losse projecten opstarten is duurder). ‘Continu’ betekent namelijk niet dat aan een stuk doorontwikkeld moet worden, maar wel dat er een steady budget beschikbaar is wanneer nieuwe inzichten vragen om doorontwikkeling. Daarnaast kan een operationeel budget ook interne zekerheid bieden aan degenen die het product ontwikkelen en kan een ontwikkelteam makkelijker bij elkaar gehouden worden.

Continue doorontwikkeling

Wanneer de interne organisatie overtuigd kan worden om digitale productontwikkeling als een constant traject in te richten, heeft dit veel voordelen. In de praktijk (h)erkennen organisaties de tekortkomingen van de projectmatige opzet pas tijdens het traject.

Hopelijk geven bovenstaande punten ruimte om vooraf te overwegen af te wijken van een projectmatige inrichting en open te staan voor een opzet die beter geschikt is voor de continue doorontwikkeling die kenmerkend is voor digitale producten.

Foto’s met dank aan Fotolia.