Het laatste over intranet uit Kopenhagen: herken je deze trends?

In het hippe Scandinavië hebben de intranetprofessionals zich verenigd in levendige netwerken. Vaak werken ze voor zeer grote, internationale en nationale organisaties. En ze komen al 10 jaar samen in de mooie stad Kopenhagen voor het IntraTeam Event. In deze blogpost neem ik je mee langs enkele intranettrends die ik tijdens dit congres ontdekte.

Intranetdesign

Denemarken (en de andere Scandinavische landen) staan bekend om hun aandacht voor ‘design’. De eerste keynote van het congres is daarom toepasselijk. De bekende Australische intranetexpert James Robertson spreekt over het belang van design voor intranetten. Vroeger vond hij dat intranetten vooral bruikbaar en nuttig moesten zijn. Maar hij is tot het inzicht gekomen dat ze ook mooi en aantrekkelijk ontworpen moeten worden.

Dit idee over intranetdesign wordt getriggerd door de wereldwijde aandacht die we zien voor design, bijvoorbeeld door de producten van Apple. Als mensen dagelijks op hun intranet leven, dan moet het ook een aantrekkelijke omgeving zijn. James ondersteunt zijn verhaal met enkele voorbeelden, zoals Telstar.

Ook andere sprekers hameren op het optimaliseren van het intranet. De ‘user experience’ die we privé hebben op bijvoorbeeld Dropbox of Facebook, willen we ook op ons werk. Dat betekent dat er tijd en energie gestoken moet worden in de optimalisatie van deze ervaring. En die optimalisatie betreft zowel het ontwerp als de content.

De basis van een nieuw intranet

Er wordt tijdens het evenement ook veel aandacht aan de ‘basics’ van intranet besteed. Ik ben hier blij mee, veel organisaties worstelen er namelijk mee. Verhalen over innovaties en de toekomst van intranet inspireren, maar helpen hen in hun dagelijkse besognes niet verder. En veel congresgangers hebben de opdracht gekregen een vernieuwd intranet te ontwikkelen: een opdracht waarbij ook veel praktische zaken meespelen.

Mijn collega Joep van Loon en ik zijn uitgenodigd om een workshop te verzorgen over hoe je een intranetproject start. En ik geef een presentatie over het bepalen van het doel van een intranet en het opstellen van een intranetstrategie. Wat blijkt uit het publiek? Van de 80 aanwezigen hebben er 5 een intranetdoel bepaald. En bij geen van die 5 gaat het om een breed gedragen doel.

Daarnaast is er aandacht voor intranet governance en content. Heel wat deelnemers komen uit organisaties die meer dan 50.000 medewerkers hebben en internationaal opereren. Je kunt je voorstellen dat ‘governance’ dan een grote uitdaging is.

‘Search’ bij het intranet

Opvallend in dit congres is de aandacht voor ‘search’. Zoals de meesten van ons dagelijks ervaren, is het zoeken op intranet een drama. Iedereen klaagt erover. Er lijkt geen goede oplossing voor te zijn. Bij het congres zijn er drie verhalen waarin verteld wordt hoe je wel zorgt voor goede zoekresultaten op het intranet. Diepgaande aandacht voor content(ontwerp) blijkt een belangrijk startpunt te zijn: garbage in is garbage out, zoals het gezegde luidt.

Intranet als toegangspoort

Uiteraard zie je in de praktijkcases die gepresenteerd worden ook de beweging naar de digital workplace. Steeds meer organisaties transformeren het ‘push’-intranet naar een interactief platform dat het werk van medewerkers ondersteunt. Feitelijk is dit altijd al de ambitie van intranetten geweest. Nu lijken organisaties, de tijd en de technologie er rijp voor te zijn. En een aantal organisaties is voorzichtig begonnen het intranet (of delen ervan) mobiel toegankelijk te maken.

De toekomst van intranetten

Praten we over een tijdje nog wel over intranet? Moeten we over ‘digital workplace’ in plaats van intranet praten? Of is zelfs de ‘digital workplace’ achterhaald? Dave Snowden denkt dat het intranet als centraal platform over een tijd niet meer bestaat. Er zal wel een intranet zijn, maar het bestaat uit een losse verzameling van apps. Dit past veel beter bij hoe mensen werken en hoe organisaties functioneren.

SharePoint in ‘de cloud’ met Office 365

Als het intranet zo’n verzameling losse apps wordt, is de toegang tot deze apps een heet hangijzer. CMS-expert Perttu Tolvanen verwacht dat SharePoint on premise verdwijnt en in de cloud geïntegreerd wordt met Office 365. In deze nieuwe situatie krijg je inderdaad een ‘workplace’ met apps, waarbij Microsoft de toegang en autorisatie verzorgt.

Interne sociale netwerken faciliteren

Een ander belangrijk punt is de ‘conversatie’. Ook daar is veel aandacht voor. Want intranetten evolueren steeds meer tot interne sociale netwerken. En daar kun je als organisatie enorm van profiteren. Maar het betekent wel dat je ‘conversational leadership’ moet tonen en de netwerken moet faciliteren.

Herken jij deze trends?

Dit zijn de belangrijkste trends die ik uit het congres heb gehaald. Het congres duurde 3 dagen en is zeker de moeite waard om bij te wonen. Er is ruim de tijd om tussen de sessies en in de avonden om door te praten en te netwerken. Overigens zijn er ook video-opnames van de sprekers.

Herken je de trends die ik beschrijf? Ben jij met één of meer van deze trends bezig in jouw organisatie? En welke trends zie je nog meer op het intranet afkomen? Ik praat hier graag met je over door in de reacties hieronder.

Foto intro met dank aan Fotolia.