De vindbare collega: beter online samenwerken via zelflerende systemen

Stel dat de kennis van alle medewerkers/collega’s voor iedereen beschikbaar is. Dat er plotseling kennisgebieden zichtbaar worden waarvan vrijwel niemand wist dat ze in de organisatie aanwezig waren. Het kan met behulp van recent ontwikkelde, zelflerende kennissystemen.

Door het analyseren van online activiteiten van medewerkers en hun onderlinge interacties worden interne experts en expertise gemakkelijk vindbaar en zichtbaar. Daardoor wordt de drempel voor brede, interne samenwerking als vanzelfsprekend verlaagd.

Zichtbaar en vindbaar

Wat zou het geweldig zijn als je direct de juiste persoon in de organisatie voor een vraag of opdracht kunt vinden. Als je bijvoorbeeld iets wil weten over de geschiedenis van het organisatie, een complexe fout in een computerprogramma tegenkomt of op zoek bent naar benchmarks voor een project. Er is zeer waarschijnlijk wel iemand binnen de organisatie die hier meer over weet en je kan helpen. Maar zie hem of haar maar eens te vinden.

Er is zeer waarschijnlijk iemand binnen de organisatie die je kan helpen. Maar zie hem of haar maar eens te vinden.

Uit recente cijfers blijkt dat er grote behoefte bestaat aan deze mogelijkheid. Het vindbaar maken van informatie is voor 97% van organisaties een van de belangrijkste ambities van het intranet. Kennis delen is voor 93% van bedrijven/organisaties van groot belang (Intranet Monitor 2014, Entopic).

Het antwoord

Recente ontwikkelingen geven een antwoord op bovenstaande wensen. Het  betreft de volgende stap in de opzet en inrichting van (interne) community’s en wordt onder ‘kennismanagement’ geschaard.

Documenten, e-mails, dialoog en andere digitale sporen die worden achtergelaten tijdens het (samen)werken, zijn concrete uitingen van aanwezige kennis binnen de organisatie. Van formele rapporten en notulen tot informele berichten, het stellen van vragen of het geven van antwoorden, het zijn allemaal potentiële kennisbronnen die op een later tijdstip waardevol kunnen zijn. In de vorm van direct bruikbare informatie, of als aanwijzing wie de benodigde, specifieke kennis in huis heeft. We weten dat deze kennis en expertise binnen organisaties aanwezig is, maar dat is niet voldoende. We willen de kennis en de mensen vindbaar maken. Toegang tot kennis, expertise en experts.

Nieuwe technologie heeft inmiddels voor de invulling van deze wensen gezorgd. Kennissystemen koppelen documenten, e-mails en sites aan elkaar en leggen tevens verbanden met de mensen die deze kennisbronnen hebben veroorzaakt of achtergelaten. Daarmee worden niet alleen ‘dode’ bronnen, maar ook medewerkers, experts en expertise vindbaar.

Facebook en LinkedIn

De techniek waarbij verbindingen en verborgen betekenissen worden ontdekt in grote hoeveelheden data maakt snelle ontwikkelingen door. Een voorbeeld van dergelijke kennissystemen is de data graph zoekfunctie voor sociale netwerken van Facebook. Deze zoekfunctie matcht niet alleen op trefwoorden, maar zoekt ook op basis van ‘intended meaning’ (bedoelde betekenis). Een ander bekend voorbeeld is LinkedIn, dat op basis van profielinformatie en connecties, voorstellen doet van expertisegebieden (endorsements).

Samenwerken, kennis en informatie delen via een online platform

72 procent van organisaties verwacht in de komende drie jaar een stijging van hun investeringen in ‘social tools’ (McKinsey, 2015). Via deze platforms en tools wordt een schat aan kennis en informatie gedeeld. Deze informatie- en kennisstromen (kunnen) worden gebruikt om kennisprofielen van werknemers te maken of te verrijken. Door de interacties die gebruikers met kennis en expertise hebben kunnen onderwerpen en bronnen worden toegewezen aan hun profiel. Daarmee wordt latente informatie vindbaar en voegt het een dimensie toe aan bestaande profielinformatie.

Kennissystemen kunnen bijhouden wie wat doet, wie met wie samenwerkt, welke documenten met elkaar overeenkomen en welke onderwerpen er worden behandeld in gesprekken, documenten en andere bijdragen. Hierdoor is het (bijvoorbeeld) mogelijk om bij het stellen van een vraag direct te zien wie (meerdere personen) er waarschijnlijk een antwoord op heeft.

Overzichten van kennis

Het is ook mogelijk om, op een meer abstract niveau, overzichten van kennis te genereren. Bijvoorbeeld van een team, afdeling of de hele organisatie. Door deze profielen intelligent te aggregeren, ontstaan overzichten die waardevol zijn voor strategische vraagstukken. Welke kennis, expertise en experts bevinden zich waar in de organisatie? Hoe kunnen ze effectief ingezet worden in het voordeel van de organisatie.

Welke kennis, expertise en experts bevinden zich waar in de organisatie?

“De Vindbare Mens”

Samenwerken via een online platform vergroot de productiviteit van individuele werknemers, verhoogt de interne transparantie, bevordert de motivatie van individuele werknemers en draagt bij aan structurele innovatie en het aantal nieuwe projecten binnen een bedrijf. Daarnaast reduceert online samenwerken operationele kosten, communicatiekosten, reiskosten en de kosten van het inhuren van externen.

Misschien belangrijker dan de voordelen die voor de organisatie gelden, is het gegeven dat bovenstaande kennissystemen ervoor zorgen dat mensen in toenemende mate aan elkaar worden gekoppeld. Daaruit vloeien samenwerkingsverbanden voort die niet alleen functie- of afdelingsgebonden zijn. Wie zijn de medewerkers, over welke kennis beschikken ze, welke skills, expertise en ervaring staan centraal en wat is hun gezamenlijke meerwaarde?

Wij noemen het vaak ‘human capital‘ waarmee we doelen op het gegeven dat medewerkers vaak (te) beperkt worden ingezet, terwijl ze zoveel meer te bieden hebben. Intelligente kennissystemen kunnen hier nu, en in de toekomst, een belangrijke rol in spelen.

Illustratie intro met dank aan Fotolia.