10 gouden besparingstips voor efficiënte communicatietrajecten

‘De economie trekt aan’, en concreter: ‘websites mogen weer wat kosten’. We lezen het bijna dagelijks in de krant en online. Toch kan een beetje zuinigheid geen kwaad. Voor wie het nog even wat voorzichtiger wil aanpakken of goede voornemens heeft voor het nieuwe jaar, zetten we tien gouden besparingstips voor een soepel lopend communicatiemanagement op een rij. 

Tijd is geld en kwaliteit heeft zijn prijs

Daar komt in het kort het managen van een communicatietraject, zoals een nieuwe website of online campagne, op neer. Of het nu gaat om de ondersteuning van een winactie of een complete restyling van de corporate website: je wil het onderste uit de kan. Het beste ontwerp en vernieuwende ideeën, voor een rechtvaardige prijs. Soms lijkt het budget alleen wel heel snel te slinken en vraag je je af of het wel goed komt met de communicatie van dat mooie project. Wees gerust: het is heel goed mogelijk om in tijden van zuinigheid krachtige communicatie in te zetten. En het mooiste is dat je er zelf alles aan kunt doen om dit doel te bereiken. Ben je opdrachtgever of werk je aan bureauzijde? Besef dat jullie er samen verantwoordelijk voor zijn om de klus grandioos te laten slagen.

Efficiënt werken

De sleutel die ik met je wil delen zit niet in de prijs van middelen of de techniek van een website. Dat zijn ook kosten waarop je scherp kunt inkopen, maar de marges staan toch al onder druk. Er is veel grotere winst te behalen in een ander aspect van de communicatiecyclus: laten we kijken naar efficiënt werken. Want uren draaien is vooral mensenwerk: daar zit het allergrootste deel van je communicatiebudget. Hoe kun je deze monsterpost beperken, en toch een verbluffend resultaat krijgen? Tien gouden besparingstips voor een soepel lopend communicatiemanagement.

1. Briefing is key

Hier begint het traject: de vraag van de opdrachtgever. Zorg dan ook dat je briefing naar het bureau helder, compleet en wervend is. Wees niet bang om emotionele pijlers te gebruiken: trefwoorden die de sfeer moeten duiden, goede voorbeelden die je aanspreken. Geef mensen iets om mee te werken. Een communicatieplan van 80 pagina’s – dit gebeurt, geloof me – vraagt om een samenvatting, maar een half A4 met alleen wat specificaties zoals het formaat van een banner en verspreidingsgebied is te mager.

Ken je doelgroep, voel aan wat zij wenst en breng dit over aan het bureau. “Ja, lekker makkelijk, dat moeten zij toch zelf kunnen?”, zeg je dan. Ja hoor, dat kunnen ze ook. Maar dan wordt het wel een stukje duurder, als er eerst nog research aan vooraf moet gaan. Zelf het juiste voorwerk doen levert een massale besparing op. Onvolledige briefings zijn het grootste kwaad in de meeste communicatietrajecten, omdat niemand tijd heeft om een goede startsituatie te kweken. Steek ook energie in een nadere kennismaking met het bureau, met een goed voorbereide kick-off-sessie bijvoorbeeld. Het kost je een paar uurtjes, maar daar heb je hele periode daarna groot plezier (en kostenvoordeel) van. Vaak wordt het proces voor een pitch tot in de puntjes beschreven, maar ontbreekt het aan sturing als je echt aan het werk gaat.

2. Werk vanuit een concept

Ad-hocbeslissingen zijn altijd duur. De motor moet weer helemaal worden opgestart, er is haast bij en het is niet direct duidelijk wat het resultaat moet zijn. Voorkom last minute-vragen met een minder geslaagde afloop door bij voorbaat te werken vanuit een sterk (online) concept. Laat het bureau broeden op een geweldige creatieve insteek die daarna in verschillende richtingen kan worden uitgerold: op de website, social media, in online advertising, via contentmarketing, in de nieuwsbrief en op eventuele offline producties. Met goede basisinformatie op zak zal het bureau je hopelijk verbluffen met hun eigenzinnige blik of juist degelijke uitwerking, wat je vraag ook is.

3. Leg de spullen vast klaar

Niets werkt zo vertragend als navraag doen naar beeldmateriaal, adresgegevens en tekst. Terwijl je dit van het begin af aan al klaar kunt hebben liggen. Natuurlijk zit hier ook voor een deel creatief werk in van het bureau (denk aan een goede fotografiebriefing bij een nieuwe opdracht!), maar als je al weet dat bepaalde beelden en teksten eerst langs de directeur moeten om een akkoord te krijgen, zorg dan dat je dat bijtijds regelt. En verras je opdrachtnemer met tijdige levering van het materiaal. Punten scoren en geld besparen, zo simpel is het!

4. Wees een dictator

Een beslisboom werkt enorm kostenbesparend. Wat dacht je van de inspanningen die teams moeten leveren om alle rondes bij te wonen, van presentatie naar presentatie, om er vervolgens uren met elkaar over door te praten? Lange vergaderingen en overtollige medebeslissers kun je uitschakelen door de beslisstructuur helder te houden. Eerst werk je met concepten, die je voorlegt aan het hoofd van de afdeling en de directeur. Daarna werk je die richting uit met een iets breder team. Pas aan het einde van het traject betrek je de hele afdeling erbij. Democratisch beslissen is duur: gedraag je als een dictator en je bent prijsbewust bezig.

5. Werk een-op-een

Ook het projectmanagement houd je binnen de perken door te communiceren met één persoon, met een collega in de cc voor tijdens jouw afwezigheid. Draag tussentijds de belangrijkste beslissingen over, zonder dagelijks uren bij te praten over de voortgang – verspilling van uren. Archiveer je mails netjes en organiseer je mappensysteem zodanig dat je collega het ook weet te vinden. Houd elkaar periodiek op de hoogte van de status: het nodeloos achter iemand aan bellen of mailen kost ook ontzettend veel tijd (en is dus duur).

6. Plan presentaties op het juiste moment

Het is zover, je concept is gereed en lijkt te staan als een huis. Toch heb je nog goedkeuring nodig van een belangrijke manager. Plan je presentatie op een strategisch moment. Je bent ver genoeg om een overtuigend verhaal neer te zetten: maar er is nog ruimte voor bijsturing. Als je toehoorders geen input meer mogen geven, ben je al te laat. Als je idee nog zo vaag is dat niemand snapt wat je bedoelt, roep je te veel vragen op die je allemaal weer moet beantwoorden. Kortom, een juiste inschatting van de zeggingskracht van je concept is cruciaal in de totale tijdsplanning van het communicatietraject.

7. Bundel correcties

Na de presentatie (op het strategisch beste moment) krijg je nieuwe inzichten, aanvullende wensen, beperkende voorwaarden. Er roept altijd wel iemand ‘Mag dit wel?’ of ‘Ik zou het toch anders doen’. Neem die feedback mee naar de uitvoerenden, maar bundel de opmerkingen in één duidelijk overzicht en doe een uitspraak over de waarde ervan. Informatielabels als ‘need to know’ en ‘nice to know’ zijn daarbij goede richtlijnen. Als je het onderscheid tussen die twee glashelder weet te maken, ben je de koning of koningin van het timemanagement.

8. DIY

Heb je een duidelijk ontwerpstramien en een goed werkbaar cms overgehouden aan die beslissende conceptfase? Dan is nu het moment gekomen om zelf de handen uit de mouwen te steken. Eenvoudige dtp-klussen zoals de opmaak van banners of advertenties en het vervangen van beelden in de carrousel kun je prima zelf doen, mits je over de juiste software beschikt. Heb je daar geen zin in of vind je het toch te ingewikkeld? Dan besteed je het uit. Weer een hap weg uit je communicatiebudget, maar hé, jij staat aan het roer.

9. Vertrouw op specialisten

Adviseert de app-ontwikkelaar om er niet aan te beginnen? Waarschuwt de webbouwer voor een gebrek aan traffic? Heeft de contentspecialist twijfels over je aanpak? Vertrouw dan op hun visie. Zij zijn de experts. Ga in discussie, vogel het zelf uit, doe navraag bij een ander: maar neem de signalen serieus. Anders ben je straks een hoop geld kwijt aan een dooie mus. ‘We hadden je gewaarschuwd’ klinkt dan helaas niet zo bevredigend.

10. Bezuinig niet op kleur, beeld en typografie

De mooiste ontwerpen, illustraties en creatieve concepten vinden hun weg op het web. Soms krijgen we het volgende advies bij aanvang van een nieuwe opdracht: ‘maak het maar niet te uitbundig, we moeten soberheid uitstralen in deze crisistijd’. Dit is bijna nooit een goede beslissing. Want als je je niet wilt onderscheiden, wat is dan je bestaansrecht? Bovendien kost het praktisch niets extra om met rijke kleuren, fraaie typografie en karakteristieke beelden te werken. Je bespaart misschien een paar tientjes met stockbeeld, maar daar gaat veel redactie aan vooraf. En het resultaat is minder goed. Een ‘sobere uitstraling’ blijkt vaak kostbaarder te zijn dan je vooraf dacht. Dan kun je net zo goed flink uitpakken, en je achterban laten zien dat je écht het verschil wil maken. Voor een rechtvaardige prijs uiteraard.