Google+: 7 tips voor gebruik binnen je organisatie

Google+ is meer dan alleen een social media kanaal; goed gebruik kan een organisatie krachtiger maken. Google+ is ontworpen als sociaal platform. Gebruikers ontvangen berichten, kunnen reageren op berichten en zelf berichten plaatsen. Organisaties kunnen met Google+ bovendien een berichtenstroom op gang brengen onder medewerkers. Er zijn grote organisaties die hier momenteel al mee experimenteren. Wat kunnen we daarvan leren? 

Randstad is een voorbeeld van een groot bedrijf dat intern met Google+ begonnen is. Meer betrokken medewerkers die goed geïnformeerd zijn en overal kunnen beschikken over actuele informatie versterken hun organisatie. Om die reden heeft Randstad de interne communicatie ontwikkeld via de magazines Blauw & Lichtblauw én Google+. Gebruik deze 7 tips om Google+ ook binnen jouw organisatie effectief in te zetten.

1. Zorg voor relevante content

De relevantie en aantrekkelijkheid van content bepalen of postings gelezen worden en of mensen erop reageren. Op Google+ zijn meer typen content mogelijk dan op Facebook, zo is er een speciale tool om polls uit te schrijven en is de integratie met Youtube erg goed.

De aard van de postings kan heel verschillend zijn; nieuwsberichten, maar ook langere teksten, video’s of verwijzingen naar andere webpagina’s. De volgende typen zijn mogelijk:

• actuele nieuwsberichten
• beelden met bijschrift
• polls
• uitnodigingen voor discussies
• achtergrondartikelen
• video’s
• uitnodigingen voor Google+ Hangouts
• uitnodigingen voor Google+ Events

2. Segmenteer met kringen

Google+ is gebouwd rondom twee structuren: kringen en communities. Deze kan je binnen een organisatie afzonderlijk of in combinatie gebruiken. Medewerkers kunnen personen die zij volgen op Google+ groeperen in kringen. Hierdoor kunnen gebruikers zelf de kringen selecteren waarvan ze de posts willen lezen. Andersom kunnen gebruikers via deze kringen hun posts met selecties van hun volgers delen.  Gebruikers kunnen niet zien aan welke kringen zij zijn toegevoegd.

Koppeling met HR-systemen

Grote organisaties kunnen kringen toepassen om segmentaties te maken. In de Google API is het mogelijk groepen gebruikers te koppelen aan kringen. Hierdoor is een koppeling mogelijk tussen Google+ en HR-systemen. Door medewerkers in HR-systemen op bijvoorbeeld regio’s, labels en functieniveau te ‘taggen’, worden zij automatisch toegevoegd aan de voor hen relevante kringen.

3. Maak je organisatie kleiner met communities

Binnen Google+ kunnen gebruikers en beheerders communities aanmaken. Dit zijn online ontmoetingsplaatsen voor mensen met gedeelde interesses. Dergelijke communities kan je niet alleen als organisatie initiëren en onderhouden, maar medewerkers zelf kunnen dit ook.
Je kan vanuit deze communities dezelfde typen berichten posten als hierboven beschreven.

Besloten karakter

Het is mogelijk om een community een besloten karakter te geven; in dat geval krijgen leden uitsluitend na goedkeuring van de administrator toegang en zijn berichten niet buiten de community zichtbaar. Tevens is het mogelijk om besloten communities buiten de organisatie op te zetten, waardoor medewerkers ook ‘niet-leden’ kunnen toevoegen.

Aanmelden

Medewerkers kunnen voor een specifieke community een uitnodiging krijgen of zichzelf ervoor aanmelden. Het is mogelijk om groepen medewerkers een link te mailen, waardoor zij lid kunnen worden van een community.

4. Gebruik video als communicatiemiddel in Hangouts on Air

Hangouts zijn live video events waaraan maximaal vijftien medewerkers live kunnen deelnemen, terwijl de gehele organisatie ernaar kan kijken. Medewerkers krijgen in Google+ een uitnodiging voor een Hangout. Als zij aangeven aan een Hangout te willen deelnemen, dan komt dit automatisch in hun agenda te staan en krijgen zij een herinnering zodra de Hangout start.

Een Hangout ziet eruit als een live tv-programma en kan je ook organisatiebreed inzetten. Omdat Hangouts over een live chatfunctie beschikken, kan je live interactie hebben met kijkers. Dankzij deze functie kunnen kijkers in de chat vragen stellen en opmerkingen plaatsen. Hangoutsessies ka je opslaan in YouTube en later delen.

Betere communicatie in je organisatie

Een andere functie van Hangouts is dat deze de onderlinge communicatie faciliteren; je kan vergaderingen of bilateraal overleg voeren vanaf je werkplek met Hangouts. Hiervoor heb je alleen een webcam en een microfoon of headset nodig.

Via een Chromebox is het mogelijk om met groepen deel te nemen aan Hangouts. Een Chromebox bestaat uit een computer, een camera, een microfoon/speaker en een afstandsbediening, die aangesloten worden op de tv.

“Kom je naar de Coffee Hangout @Google+ ?”

Hangouts zijn een goed middel voor interne communicatie. Events kunnen live worden uitgezonden, maar ze kunnen ook worden ingezet om bijvoorbeeld directieleden live te interviewen, webinars te organiseren en om korte praatprogramma’s te maken die op diverse vestigingen bekeken kunnen worden (Coffee Hangout, elke woensdagochtend van 10.30 tot 10.45).

Handig: Hangoutsessies kan je op Youtube bewaren om later nog eens te bekijken.

5. Distribueer kennis met Google Drive

Google Drive is de cloudservice van Google. Medewerkers kunnen mappen aanmaken en vanuit Google Drive documenten aanmaken en bewerken. Hierdoor zijn documenten overal en op alle devices (laptops, smartphones enz.) beschikbaar.

Organisaties kunnen mappen delen met medewerkers op Google Drive. Deze mappen kunnen relevante achtergrondinformatie bevatten, zoals kerncijfers, adresinformatie et cetera. Doordat de mappen automatisch gesynchroniseerd worden, beschikken medewerkers altijd en overal over actuele informatie.

Samenwerken

Google Drive faciliteert het samenwerken; medewerkers kunnen aan gezamenlijk gedeelde documenten werken en mappen kunnen gedeeld worden. Ook deze documenten kunnen overal worden ingezien en bewerkt. Oude en overschreven versies blijven beschikbaar blijven in Google Drive.

In Google Drive kunnen organisaties mappen met basisdocumenten delen met (groepen) medewerkers. Vooral voor actuele en snel veranderende informatie, zoals prijsinformatie, is dit erg handig. Doordat deze mappen centraal beheerd worden, beschikken medewerkers altijd over up-to-date informatie.

Gebruikers kunnen zelf aangeven over welke mappen zij willen beschikken en zien deze mappen in ‘hun’ Google Drive. Doordat ook Google Drive door smartphones op Android en iOS ondersteund wordt, is de informatie overal beschikbaar.

6. Denk vooraf na over de communicatiestructuur

Het opzetten van een goede structuur van kringen en communities is buitengewoon belangrijjk; het is niet mogelijk hierin later nog andere – elementaire – keuzen te maken. Google adviseert om de ‘brede’ nieuwsstroom via kringen te laten lopen, waarbij de eerste segmentatie wordt gemaakt.

Google ziet communities als fora voor special interest onderwerpen. Begin klein, met één community. Dit is overzichtelijk en begrijpelijk voor de medewerkers.

En vervolgens gebruik je deze – gefaseerde – aanpak:

• Start met een eerste community voor alle medewerkers en gebruik hashtags om content gemakkelijk terug te kunnen vinden.
• Creëer categorieën binnen de community voor veelbediscussieerde onderwerpen.
• Als bepaalde onderwerpen de discussie in de community bepalen: creëer een aparte community.
• Zodra de medewerkers gewend zijn aan Google+ is het tijd het interne Google+ platform breed uit te rollen. Voorafgaand daaraan is het zinvol een goede kringen- en communitystructuur binnen de organisatie op te zetten, met uitgangspunten en spelregels.
• Laat een analyse uitvoeren en maak in overleg met de verantwoordelijken een opzet. Belangrijkste uitgangspunt hierbij is, dat je kringen en communities inzet om ervoor te zorgen dat de medewerkers informatie op maat krijgen: alles wat relevant is, niets dat onnodig is.

7. Kritische succesfactor: stel een communitymanager aan

Google+ is ontwikkeld als social platform, waarbij de gebruikers zelf het succes bepalen. Indien je deze interactie adequaat aanstuurt, ontstaat een grote dynamiek binnen je organisatie, waarbij medewerkers kennis en informatie met elkaar delen en van commentaar voorzien. Dit maakt Google+ tot een potentieel zeer krachtig communicatiemiddel.

Het is belangrijk dat een interne communitymanager deze dynamiek stuurt en de communicatie via Google+ begeleidt. Deze functie is een kritische succesfactor, net als een structuur voor het uitoefenen ervan:

• taken en verantwoordelijkheden community manager;
• promotie communities bij medewerkers;
• content voor communities (aggregatie, selectie, productie, productie en contentagenda);
• stimulatie en moderatie interactie;
• identificeren en faciliteren interne ambassadeurs en deze betrekken bij doorontwikkeling;
• jaarplan met meetbare doelstellingen;
• inrichten social analytics;
• interne spelregels over het gebruik van Google+.

De verantwoordelijkheid voor het functioneren van communities ligt bij de initiatiefnemers en gebruikers zelf. Het is logisch dat de hoofdverantwoordelijke voor bijvoorbeeld een afdeling of project ook verantwoordelijk is voor de betreffende community. Zij krijgen hulp van de interne community manager. Om te beginnen is één community manager voldoende, op termijn zouden dit er meer kunnen zijn.

Communitygevoel en innovatief vermogen

Met deze 7 tips faciliteer je met Google+ kennisdeling en samenwerken binnen je organisatie, creëer je een communitygevoel en versterk je daarmee het innovatieve vermogen van je bedrijf.