Offline & online inspraak: 9 tips voor succesvolle burgerparticipatie

Hoewel gemeenten steeds vaker nieuwe technologische middelen inzetten, beperkt burgerparticipatie zich anno 2013 vaak nog tot onregelmatige bijeenkomsten in kleine zalen, die vooral bezocht worden door betrokkenen die het ergens niet mee eens zijn. Beleidsmedewerkers en bestuurders zitten tegenover burgers, waarbij de degens worden gekruist. Dat kan ook anders!

Van besluitvorming naar beleidsvorming

De ervaring leert dat burgers betrokken zijn en positief kritisch als je ze als overheid maar tijdig betrekt, transparant bent over de randvoorwaarden en de drempel om mee te doen laag is. Tijdig betekent dat je ze zo vroeg mogelijk in het proces moet betrekken. Niet pas op het moment van besluitvorming, maar op het moment dat het beleid nog gemaakt moet worden.

Een mix van online en offline levert het beste resultaat

De inzet van digitale platforms – mits op juiste manier ingezet en in een mix met traditionele communicatie – levert een belangrijke bijdrage aan bereik en participatie. Burger, ondernemer en bestuur kunnen online, tijd- en plaats onafhankelijk samenwerken aan beleid. Een belangrijke en onmisbare toevoeging aan de communicatiemix van de overheid.

In onderstaand – geslaagd – participatievoorbeeld worden de projectopzet en succesfactoren beschreven. Waar moet je op letten? Wanneer gaan burgers aan de slag? Wanneer zijn ze niet vooruit te branden? Wat is de verhouding tussen fysieke en digitale ‘bijeenkomsten’?

Case: Leerlingenvervoer gemeenten Lingewaard en Overbetuwe

De casus ‘Leerlingenvervoer Lingewaard/Overbetuwe’ laat zien dat de overheid heel goed in staat is om burgers actief te betrekken bij beleidsvorming. In dit specifieke geval ging het om het uitdenken en formuleren van nieuw beleid voor het leerlingenvervoer bijzonder onderwijs. De reden voor het nieuwe beleid? Onder meer oplopende kosten in tijden van stevige bezuinigingen. De gedachte was; we gaan dit samen met betrokkenen aanpakken en oplossen. De belangrijkste stakeholders waren ouders, vertegenwoordigers van scholen, gemeenten, vervoersbedrijven en van maatschappelijke organisaties. De uitgangspunten voor het te vormen nieuwe beleid waren:

• Meer verantwoordelijkheid voor ouders;
• Vergroten van zelfredzaamheid van de doelgroep;
• Bieden van ontwikkelingskansen voor jongeren;
• Verlenen van maatwerk en daarbij uitgaan van mogelijkheden van leerlingen én ouders.

In beide gemeenten maken (in totaal) tussen de 600 en 700 kinderen gebruik van het leerlingenvervoer. Het participatieproject had als doel om samen met betrokkenen inhoud en kleur aan het nieuwe beleid te geven en daarmee het draagvlak te vergroten. Reden te meer om open en transparant aan de slag te gaan. Niet alleen in kleine zalen, maar ook actief gedurende korte maar intensieve periodes op een digitaal platform.

Online en Offline

Om het doel te bereiken werd gekozen voor een tweeledige aanpak, waarbij fysieke bijeenkomsten werden gecombineerd met het ‘werken’ op een digitaal samenwerkingsplatform. Zoveel mogelijk betrokken stakeholders zouden op het platform 7 dagen in de week en 24 uur per dag met elkaar in debat kunnen gaan of relevante content aanleveren. Het project was onderverdeeld in meerdere fases (zie onderstaand schema) en besloeg ruim drie maanden.

Persberichten, brieven en flyers blijven nodig

Fase 1 besloeg het vinden en betrekken van zoveel mogelijk betrokkenen bij het project. Daarbij werden klassieke en ‘moderne’ communicatiemiddelen ingezet. Mensen komen niet vanzelf naar een bijeenkomst of digitaal platform. Ze moeten weten dat het bestaat. Daarom werd er ook gewoon gebruik gemaakt van de traditionele communicatiemiddelen zoals persberichten, brieven voor ouders en flyers voor de kinderen zelf.

In een leeg café gaat niemand naar binnen

Door een kleine groep begeleidende stakeholders werden vooraf bij alle thema’s een aantal voorbeeldstellingen gepost. Het oude adagium geldt zeker op dit type platforms: ‘in een leeg café gaat niemand naar binnen’. In de twee weken dat het platform open was, werden er ruim 100 stellingen en bijna 1.000 reacties achtergelaten. In totaal gingen 223 mensen op het platform aan het werk. Na een eenvoudige aanmelding konden de deelnemers aan de slag. Gedurende de twee weken dat het platform in deze fase was opengesteld, werd er hard gewerkt aan het poneren en bediscussiëren van stellingen. Dat gebeurde binnen zes, door de gemeente benoemde, thema’s:

• Zelfredzaamheid
• Verantwoordelijkheid
• Kwaliteit
• Ontwikkelingskansen
• Maatwerk
• Organisatie en financiën

In onderstaande afbeelding is te zien dat een kleine 90% van de deelnemers daadwerkelijk actief op het platform was.

Vanzelfsprekend was de groep ouders in dit project sterk vertegenwoordigd. Zie de verdeling van de participerende stakeholders in onderstaande schema.

Hou het concreet: samenvatten en doorvragen

In de periode na de openstelling van het platform (fase 2) werden de stellingen aangescherpt. Daarbij werden de – soms felle – online discussies, specifieke kennis en content expliciet meegenomen. Het resulteerde in 80 definitieve stellingen die op het online platform aan de leden werd voorgelegd (fase 3). Eens of oneens? De leden hadden 2 weken tijd om de enquête in te vullen.

Tot slot (fase 4) werden de stellingen met een veertigtal mensen (een evenredige afspiegeling van de stakeholders) in één middag nog een keer goed doorgesproken. Bij 80% of meer ‘eens’ werd de stelling onverkort meegenomen als bouwsteen voor het te bepalen beleid. Tijdens de middag mochten de aanwezigen de stellingen – nogmaals – verdedigen, onderbouwen of bestrijden. Uiteindelijk bleven er 30 stellingen over die door de twee gemeenten meegenomen worden als bouwstenen van het nieuwe – interactief bepaalde – beleid.

Voorlopige conclusie: burgerparticipatie werkt bij een mix van online en offline én als je burgers betrekt bij beleidsvorming i.p.v. achteraf bij besluitvorming.

Voorwaarden voor succes bij burgerparticipatie

Hieronder een uitgebreide set van voorwaarden voor succesvolle burgerparticipatie.

1. Betrek burgers zo vroeg mogelijk in het proces. Als mensen het idee hebben dat het besluit al genomen is, activeer je alleen de tegenstanders. Als burgers daadwerkelijk zien dat ze kunnen participeren en invloed hebben, zal je merken dat ze echt willen meedenken.
2. Formuleer een helder doel en schets concreet de kaders. Als de boodschap (wat is de vraag aan de burger?) niet helder is, komen ze niet in beweging. Kaders zijn er altijd (bijvoorbeeld: financiële (on-)mogelijkheden of wettelijke beperkingen). Draai er niet omheen maar benoem ze vanaf het eerste moment.
3. Maak het traject niet te lang (maximaal 6 tot 8 weken, of perioden van maximaal 6 tot 8 weken). De combinatie van fysieke bijeenkomsten en digitale dialoog/samenwerking werkt uitstekend. Maar maak de periode waarin je medewerking van burgers vraagt niet te lang. De aandacht verslapt snel en je moet ze keer op keer weer activeren.
4. Maak een mix tussen online en offline. In de praktijk blijkt dat een groot deel van de doelgroep zich wel roert als het op een digitaal platform kan, maar zij gaan veel minder gemakkelijk in op uitnodigingen om fysiek te verschijnen op een bijeenkomst. Accepteer dat. Voor een deel van de mensen geldt echter dat zij elkaar juist willen ontmoeten om met elkaar verbonden te raken. In veel gevallen werken 1 of 2 fysieke bijeenkomsten in combinatie met de inzet van een online samenwerkingsplatform heel goed.
5. Maak gebruik van de maatschappelijke acceptatie van sociale media (gebruik geen ingewikkelde software). Mensen raken meer en meer gewend aan sociale media. Kies een platform dat zeer eenvoudig in gebruik is en maak het deelnemers zo gemakkelijk mogelijk. (Lees ook dit artikel hierover).
6. Geef ruim publiciteit aan het bestaan van het project en het digitale platform. Waar zitten de doelgroepen en hoe bereik je ze? Een vraag die iedere keer een ander antwoord oplevert. In bovenstaand project werkten uiteindelijk flyers, die onder de vervoerders en kinderen werd uitgedeeld, het beste. De kinderen namen ze mee naar huis en gaven ze aan hun ouders.
7. Bestuurders en politici ‘moeten’ ook meedoen. Het kost altijd enige moeite, maar juist sleutelfiguren als bestuurders en politici (zowel de ambtenaren als wethouders als gemeenteraadsleden) hebben een grote impact op de mate van (gepercipieerde) betrouwbaarheid en belang van het project. Het verhoogt in sterke mate de participatiegraad.
8. Wees transparant over de discussie, de uitkomsten en de resultaten. Het is een mooi evenwicht tussen haalbaarheid en beperkingen. Geef aan dat men voor het maximum gaat, maar wees eerlijk over mogelijkheden en onmogelijkheden.
9. Accepteer dat het niet vanzelf gaat en leer van de eerste projecten. Zorg voor professionele begeleiding, doe mee en doe ervaring op. Des te sneller kan het worden geïncorporeerd in de huidige werkomgeving. Voor gemeenten (en andere overheidsinstanties) is dit immers ook een geheel nieuwe manier van beleid maken.

Heb jij nog andere tips of ervaringen met (online) burgerparticipatie die je wil delen, ik hoor het graag in een reactie hieronder.