Digital workplace trends 2013: belangrijkste conclusies

Vorige week verscheen het gezaghebbende, jaarlijkse intranettrendrapport ‘Digital Workplace Trends 2013’ van Jane McConnell. Wat zijn de belangrijkste conclusies? En: zijn we wel constant met de juiste dingen bezig?

‘Digitale werkomgeving’, waar hebben we het over?

Voordat ik uitgebreid inga op de trends en ontwikkelingen die op ons af komen, eerst nog even een stap terug. Want wat ís die digitale werkomgeving eigenlijk? Een aantal jaar geleden herdoopte onderzoeker Jane McConnell haar gezaghebbende, jaarlijkse trendrapport tot ‘Digital Workplace Trends’. Tot dan toe heette het ‘Global Intranet Trends’, maar ze zag bij steeds meer organisaties dat het intranet niet langer op zichzelf stond. Het werd meer en meer verbonden met en onderdeel van het geheel van digitale applicaties, tools en andere zaken die het dagelijkse werk faciliteren.

Een werkplekonafhankelijke en mobiele dimensie

Ze introduceerde (of in elk geval hanteerde) de term ‘Digital Workplace’, in Nederland vaak vertaald als ‘digitale werkplek’. Mijn collega’s en ik vinden de term ‘werkplek’ echter te beperkt — dat klinkt alsof het alleen gaat om die dingen die je, weliswaar digitaal, maar toch vooral van achter je bureau kunt gebruiken. Terwijl er, en dat blijkt ook weer uit de resultaten in Digital Workplace Trends 2013 , het meest recente rapport van McConnell, een duidelijke werkplekonafhankelijke en mobiele dimensie bij hoort. Daarom hebben wij het liever over de ‘digitale werkomgeving’.

Kortom, waar we het over hebben, als we het over de ‘digitale werkomgeving’ hebben: het geheel van digitale applicaties, tools en intranetten die het dagelijkse werk faciliteren, any time, any place.

Strategische inbedding van de digitale werkomgeving: doelen

“Het geheel van digitale applicaties (…) any time, any place.” Dat klinkt veelomvattend. En voor een senior manager klinkt het vooral dúúr. Om zulke investeringen te verantwoorden, moet de business case wel echt sluitend zijn. Daarom is het verstandig om (investeringen in) de digitale werkomgeving in te bedden in de strategische organisatiedoelen, en te zorgen voor een goede doorvertaling daarvan.
De belangrijkste doelstellingen die de deelnemers aan Digital Workplace Trends 2013 formuleerden voor hun digitale werkomgeving, zijn:

• ‘Organizational intelligence’, oftewel het verhogen van kennis en kunde in de organisatie (70%)
• Efficiency en kostenbesparing (69%)

If you build it, they will use it gaat niet op

Dat is ook wel logisch. Door het verhogen, beter organiseren en daardoor beter benutten van de kennis en kunde van de mensen in je organisatie, wordt je organisatie als geheel uiteindelijk efficiënter. En dat bespaart kosten. Vandaag de dag slaan de bezuinigingen ons op alle vlakken om de oren, dus het structureel verlagen van kosten moet vele managers als muziek in de oren klinken. Dat dit allemaal niet vanzelf gaat, en dat if you build it, they will use it niet opgaat, wordt daarbij in onze ervaring nogal eens uit het oog verloren. En dat blijkt ook een beetje uit dit onderzoek, maar daarover later meer.

‘Business performance’ als minder belangrijk doel

Want er zijn meer doelen als ‘primair’ gescoord. Zo blijkt bijna de helft van de organisaties te willen dat de digitale werkomgeving bijdraagt aan betrokkenheid en binding bij medewerkers. Onderaan de lijst — hoewel, onderaan… het rapport geeft maar 5 doelstellingen weer — vinden we ‘agility and speed’ en ‘business performance’.

Het zegt misschien niet zoveel over het onderzoek, maar dit knaagt een beetje. Ik vind het gek dat ‘business performance’ apart wordt gezet, en bovendien minder belangrijk wordt geacht. Misschien interpreteer ik die term anders, maar de ‘business performance (verbeteren)’ lijkt me altijd een van je belangrijkste doelen. Daarom vraag ik me af waarom ‘organizational intelligence’ klaarblijkelijk een op zichzelf staand doel is — waartoe leidt dat dan? Kennisdelen kan in zichzelf toch nooit een doel zijn? Dat is toch een manier om ándere, hoger liggende doelen te bereiken?

Duiding ontbreekt

McConnell gaat hier verder niet op in; ze licht eigenlijk alleen, en vrij summier, de twee hoogst scorende doelen toe, maar geeft verder geen duiding van de resultaten. Wat jammer is, want deze doelen hangen wat mij betreft onlosmakelijk samen met de andere twee. Wat meer toelichting over deze resultaten zou fijn zijn geweest.

‘Strategic alignment’ is een succesfactor

Ook in de praktijkvoorbeelden die McConnell geeft, komt de strategische onderbouwing wat mij betreft niet sterk genoeg aan bod. Alleen in de case van BASF SE, waar de kop aangeeft dat ‘strategic alignment’ een succesfactor is, wordt er licht aandacht aan besteed: “You need to link it to strategy. Over and over again.” Hoe dat dan binnen BASF SE gebeurt, vertelt het verhaal niet. En daarmee is het eigenlijk nogal een open deur.

De vertaalslag van een strategische doelstelling naar concrete activiteiten maken

Sowieso vind ik dat er wel wat meer en steviger doorgezaagd had mogen worden op het waaróm van de digitale werkomgevingen binnen de grote organisaties die meededen aan het onderzoek — het wordt al vrij snel tactisch en operationeel, maar zonder dáár dan weer de diepte in te gaan.

Juist de voorbeelden van een vertaling van een strategische doelstelling als ‘improving business performance’ in concrete activiteiten, en korte uitleg over hoe die vertaalslag is gemaakt, is waardevol. Maar waarschijnlijk is McConnell daarvoor te veel een consultant, die dit soort inzichten liever aan tafel (en tegen betaling) komt delen — en dat is dan ook wel weer begrijpelijk.

Digitale werkomgeving faciliteert transformatie werkwijze

Een van de conclusies uit het rapport is dat veel organisaties hun werkwijze willen veranderen. Er moet meer samengewerkt worden, innovatie moet beter en vanuit meer verschillende invalshoeken en personen. Waarschijnlijk, maar die link legt het onderzoek niet, ook weer uit oogpunt van de bovengenoemde primaire doelstellingen — waarvan efficiency en kostenbesparing me hier de belangrijkste lijkt.

Digitale werkomgeving als onmisbare facilitator

De digitale werkomgeving is vaak een belangrijk onderdeel van de transformatie naar de nieuwe organisatie. Of misschien moet ik zelfs zeggen: een onmisbare facilitator van zo’n transformatie. Vooral, zo blijkt, voor organisaties die veel medewerkers hebben die niet (constant) op kantoor zijn. 30% van de ‘floor-field organizations’ geeft aan speciale programma’s te hebben om hun initiatieven rond de digitale werkomgeving te begeleiden c.q. goed te implementeren. En dat geldt ook voor pakweg 20% van de ‘desktop organizations’.

Echter, voor het merendeel van de organisaties is dit nog geen prioriteit. Dat blijkt uit het feit dat er slechts 14% van de overall budgetten wordt besteed aan opleiding, training en (vooral) change management op deze terreinen.

If you build it… that’s not enough, folks!

Er zijn programma’s, er zijn initiatieven rond de digitale werkomgeving, maar echt verandermanagement wordt er niet op losgelaten. Daarom schreef ik al: het lijkt erop dat de if you build it, they will use it-filosofie nog altijd opgeld doet.

Dat blijkt ook een beetje uit de (in mijn ogen wat al te klagerige) conclusie dat de implementatie van social collaboration steeds verder doorgaat, maar dat de adoptie nogal achterblijft. McConnell wijt dit aan het feit dat de mogelijkheden die de social tools aan individuele medewerkers en zichzelf organiserende communities binnen de organisatie bieden (denk aan reageren op content, user generated content en interne crowdsourcing) de traditionele hiërarchie en werkwijze ter discussie stellen c.q. ‘challengen’.

Adoptie van wat?

Dat zou je een oorzaak kunnen noemen. Maar de vraag is volgens mij veel meer: adoptie van wat? Is het niet veel eerder zo dat mensen het probleem dat te weinig samenwerken en kennisdelen oplevert niet voelen? Zien ze nut en noodzaak wel? Moet dát niet geadopteerd worden, voordat tools überhaupt een kans van slagen hebben?

Het lijkt er wel op, aangezien pas 9% van de organisaties überhaupt begonnen is om social tools in te zetten in hun bedrijfsprocessen, “thereby fundamentally rethinking the way they work” (McConnell).

Rol management: zowel belangrijke supporter als tegenkracht

Het senior management in de voorlopers onder de deelnemers snapt dat hun rol cruciaal is, betoogt McConnell: “Ze doen mee, fungeren als voorbeeldfiguren en zijn vaak drijvende krachten achter initiatieven rond de digitale werkomgeving.”

Tegelijkertijd is er een belangrijke tegenkracht, voornamelijk bij het middenkader. Zij zien alle nieuwe mogelijkheden als ‘waste of time’ en vinden dat er weinig business value in zit. Dan kun je natuurlijk klagen over lage adoptiegraad, maar volgens mij heb je dan een heel ander issue. Natuurlijk gebruiken mensen tools niet, als ze weten dat hun manager ze er niet achter staat.

2013 wordt het jaar van mobiel

Ten slotte de laatste belangrijke ontwikkeling: 2013 wordt het jaar van mobiel. Verrassend? Nee, zeker niet in het licht van de overduidelijke overkoepelende trends op het gebied van mobiel internet.

In de digitale werkomgeving is het niet anders. Pakweg 90% van de voorlopers heeft al fors geïnvesteerd en gaat doorontwikkelen, 60% van de deelnemers vindt het belangrijk en wil c.q. heeft al een beetje geïnvesteerd. Vorig jaar was dat percentage nog 40%.

Voornemens tegenover daadwerkelijke investeringen

Echter, het is één ding om het voornemen procentueel af te zetten ten opzichte van vorig jaar, maar in hoeverre hebben die organisaties die vorig jaar zeiden dat te willen ook daadwerkelijk geïnvesteerd?

De investeringen díe er gedaan zijn, waren voornamelijk gericht op senior management, de buitendienst en ‘frequente reizigers’ — dat lijkt me ook logisch. Daar is immers het meeste winst te boeken, letterlijk en figuurlijk. Toch is de impact nog beperkt, aangezien in maar 20% van de organisaties mobiele mogelijkheden worden geboden die werkelijk bijdragen aan het dagelijkse werk of aan betere samenwerking.

Conclusie: zijn we wel constant met de goede dingen bezig?

Al met al valt het rapport me, als ik eerlijk ben, een beetje tegen. Waar het in voorgaande jaren een rijke bron van inzicht, best practices en inspiratie was, zie ik geen grote veranderingen ten opzichte van vorig jaar. Dat betekent dat óf het onderzoek te vaak wordt herhaald, of dat we met z’n allen niet kunnen of willen doorpakken.

Maar ik ben geneigd om te zeggen dat we ook een beetje met de verkeerde uitgangspunten aan de slag zijn. We werken (met de beste intenties) aan de implementatie van tools, maar niet aan de bewustwording van hun toegevoegde waarde. Of beter nog: aan de bewustwording van het probleem dat de tools oplossen.

Elke zichzelf respecterende ‘digital professional’ moet dit rapport lezen

Is het dan niet de moeite waard om aan te schaffen? Ja, dat wel. Want nog altijd komen er relevante inzichten uit, en ik vind dat elke zichzelf respecterende ‘digital professional’ dit rapport moet lezen. Gewoon, omdat het een van de weinige grootschalige, internationale benchmarks is.

En omdat je, als intranet-, social-businessmanager, interne communitymanager of (als je organisatie al zover is) digitale-werkomgevingmanager (3x woordwaarde!), best een aantal goede tips, waarschuwingen en aandachtspunten meekrijgt. Of simpelweg het gevoel krijgt: ik sta er misschien in mijn organisatie wel alleen voor, maar er zijn duizenden mensen buiten mijn organisatie die in precies dezelfde situatie zitten.

Dat sterkt de ziel, en dat is af en toe ook best nodig.