Intranet 2.0: verbind mensen en kennis!

Hoewel het niet met die intentie werd opgezet, is bij veel organisaties het intranet een plaats waar een serene rust heerst. Of moeten we zeggen: een pijnlijke stilte. Een centrale, drukke ontmoetingsplaats waar alle medewerkers voortdurend informatie kunnen halen en brengen is het intranet nog lang niet. Dankzij Web 2.0-technologieën zijn er nu mogelijkheden om het intranet te verrijken en zo mensen en kennis met elkaar in verbinding te brengen.

Gebreken

Intranet is een bekend fenomeen, bijna iedere organisatie heeft er wel een. Maar er wordt weinig nieuwe content toegevoegd en de informatie die er staat is vaak niet meer up-to-date.

Belangrijkste oorzaak is dat het vaak lastig is om content toe te voegen op het intranet. Meestal wordt het gedaan door een vaste redacteur van de afdeling communicatie. Door de tijd die het vergt om artikelen te reviewen en te plaatsen, voelen mensen zich niet aangemoedigd om nieuwe informatie aan te leveren. En omdat de procedure wat omslachtig is, zie je dat de informatie ook niet wordt geüpdate en snel veroudert. Het gevolg: ook de bezoeken lopen terug.

Intranet 1.0: een eerste stap naar haalinformatie

Met de introductie van het intranet binnen organisaties verscheen ook de eerste vorm van haalinformatie. Vaak betekende dit een centrale plaats voor bijvoorbeeld HR- en communicatie-afdelingen om handboeken en algemene bedrijfsinformatie te delen. Verder bevatten de meeste intranetten ook een zogenaamd smoelenboek als vervanging van de personeelsgids. Daarmee werd onbewust de basis gelegd voor de tweede basisbehoefte: het verbinden van mensen. Dit bleek echter niet voldoende, want het blijft angstvallig stil op veel intranetten. Er moet dus iets veranderen. En kansen daartoe zijn er volop. Zowel op het punt van communicatie als op het gebied van het verbinden van mensen.

Laagdrempelig publiceren

Informatie op intranet toevoegen begint met iets weg te halen: namelijk de drempels om te publiceren. De strenge procedures voor publicaties op intranetten zijn niet meer van deze tijd. Het moet laagdrempelig worden, voor alle medewerkers, om zelf artikelen te kunnen plaatsen. Meer vrijheid dus. Blogs zijn hiervoor zeer geschikt. Een groot voordeel van blogs is bovendien dat collega’s er op kunnen reageren. De hieruit voort vloeiende discussies zijn natuurlijk een waardevolle extra. De explosieve groei van blogs op het web zijn hiervan het beste bewijs.

Binnen veel bedrijven bestaat angst om medewerkers zelf nieuwe content te laten toevoegen op het intranet.  De vrees bestaat dat onjuiste of gevoelige informatie ‘op straat’ komt te liggen. Dit ‘lekken’ van informatie kan veel eenvoudiger via een medium als e-mail. Dat kan het argument dus niet zijn. Directies moeten meer vertrouwen op het verantwoordelijkheidsgevoel van hun medewerkers. Net zoals ze dat doen als het gaat om het omgaan met klanten en de algemene bedrijfsvoering. Mensen voelen zich prettiger en presteren beter in een werkomgeving waar ze in vrijheid kunnen opereren.  In de praktijk zie je dan ook dat het met de kwaliteit van de artikelen  erg meevalt. Bovendien beseffen mensen best dat hun collega’s meelezen en ‘publiekelijk’ op hun blogs kunnen reageren. Zo ontstaat zelfregulering.

Een andere toevoeging aan het intranet is het invoeren van micro-bloggen (Twitter). Over Twitter is al veel gezegd en geschreven. Maar één ding kan niet worden ontkend: het is zeer laagdrempelig. En niet in elke persoon schuilt een blogger, maar in 140 karakters vertellen waar je momenteel aan werkt (projecten, klanten, voorstellen), kan echt iedereen.

Verbinden van mensen en kennis

Ook het smoelenboek (wie is wie) is vaak een statisch element op het intranet, dat snel veroudert. En ook dat is logisch, want er is geen noodzaak om je profiel bij te houden. Bovendien kost dat allemaal weer extra tijd.

Buiten de organisatie zien we wel een grote ontwikkeling op het gebied van sociale netwerken. Dit fenomeen werd bekend door sites zoals Facebook, Hyves en LinkedIn. Wat die sites heel knap doen is de gebruikers in staat stellen om een netwerk op te bouwen. Ook binnen organisaties ontstaat die mogelijkheid nu. De echte waarde ligt in dit geval in de mogelijkheid om heel snel inzicht te krijgen in kennis, vaardigheden en activiteiten van collega’s (expertise-update, nieuw project, microblog over de voorbereiding van een presentatie voor een klant, een nieuwe bookmark over een kennisgebied etc.). Dit is precies wat de nieuwste Web 2.0-tools voor bedrijven ook bieden.

Het profiel wordt dan naast een plek voor de statische informatie die we kennen uit het smoelenboek, een plek waar alle activiteiten van die persoon gebundeld worden. Medewerkers organiseren zich op een andere manier. Zij verzamelen mensen om zich heen die ze nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. Hierdoor ontstaat een heel ander soort netwerk. Ogenschijnlijk chaotisch maar in de praktijk effectiever.

Communities

Een zinvolle toevoeging aan het intranet is om naast de oorspronkelijke structuur, gebaseerd op de organisatie-inrichting, ook een structuur te bieden rondom kennisgebieden en/of onderwerpen. Dit noemen we een community. Hiermee doorbreek je de verzuiling  binnen een organisatie, omdat deze communities kunnen bestaan uit mensen van allerlei afdelingen. Juist in ‘onverwachte’ verbindingen schuilt veel meerwaarde. De kennis in de organisatie wordt beter ontsloten en gebruikt.

Mensen!

Van alle content die op het intranet wordt toegevoegd zou de auteur zichtbaar en klikbaar moeten zijn, zodat je direct naar zijn/haar profiel kunt gaan. Het is immers veel effectiever om iemand te vinden met kennis over een bepaald onderwerp, dan om drie goede artikelen te vinden. Een collega helpt je namelijk vaak in vijf minuten op weg. Dat levert dus aanzienlijke tijdswinst op. Bovendien is 80% van de kennis die iemand heeft associatief.

Als je eenmaal de juiste collega gevonden, dan wil je die persoon natuurlijk snel bereiken. Instant Messaging (IM) is hier zeer geschikt voor. Het grote voordeel van IM is dat je aan de status kunt zien of je collega beschikbaar is, zodat je hem/haar direct een vraag kunt stellen. Kost het typen van de vraag en het  antwoord meer dan vijf regels, dan is natuurlijk ook mailen nog steeds een alternatief.

Drempels weg

Meer dan een plek om documenten te verzamelen zou het intranet een plek moeten zijn om ‘dingen te doen’. Door op het intranet samen te werken, verandert het van een plek waar je naar toe gaat om iets te halen of te brengen (een eindresultaat van productie), in een instrument dat je helpt met je dagelijkse werk. De drempel om naar het intranet te gaan is er dan ook niet meer. Je schrijft je documenten in een centrale wiki,  de voorbereidingen en daadwerkelijke notulen zijn direct beschikbaar op het intranet en het projectoverleg wordt geblogd.

Intranet 2.0 = intranet + Web 2.0

Als intranetbeheerders één ding kunnen leren van het huidige internet (Web 2.0) dan is het wel de kunst om de gebruiker centraal te stellen. Veel van de besproken technieken in dit artikel hebben hun waarde al ruimschoots bewezen op het internet. Met blogs kun je laagdrempelig informatie delen en nodigt uit tot discussie.  Sociale netwerken helpen je om mensen te vinden op expertise. Door het toevoegen van deze twee onderdelen krijgen de bestaande doelen van het intranet, communiceren en verbinden, een extra boost. Een wiki is een goede start om ervoor te zorgen dat het intranet  onderdeel wordt van je dagelijkse werk. Met Instant Messaging bereik je je collega’s makkelijker.

Belangrijker nog dan bovenstaande tools om organisaties adaptiever te maken is de bereidheid van directies om deze weg echt in te slaan. Het is een nieuwe manier van werken, die past bij deze 21^e eeuw. En dat deze manier van werken vruchten afwerpt wordt steeds opnieuw aangetoond door organisaties die inzien dat het een voorwaarde is om te kunnen overleven in de huidige wereld die flexibiliteit, aanpassingsvermogen en creativiteit vereisen. Jij bent aan zet.