Business case voor je webproject: hoe overtuig je het management?

Een business case is een kosten- en batenanalyse. Maar vaak beschrijft het ook de reden en uitdagingen, met als doel om goedkeuring en budget voor een project te krijgen. De meeste projecten starten niet zonder een goede business case. Maar hoe schrijf je zo’n business case? En belangrijker, hoe zorg je dat jouw project goedgekeurd wordt?

Het waarom, de opbrengsten en de kosten

De business case rondom jouw project moet in ieder geval de onderstaande elementen bevatten:

• Waarom start je dit project?
• Wat zijn de opbrengsten?
• En wat zijn de kosten?

Waarom moet jouw project starten?

Maak altijd voor de start van een project duidelijk voor welk probleem jouw project de oplossing is. Leg uit welke kans je met jouw project nu wél gaat pakken. Als je dit niet goed uitlegt, krijg je mensen nooit gemotiveerd. Je zult dan altijd moeten waken of de mankracht op jouw project niet ingezet dreigt te worden op een ander (lees: belangrijker) project. Eigenlijk is dit het allerbelangrijkste onderdeel van een business case. Als het geloof er niet is, dan zal het ook nooit wat worden met jouw plan.

SWOT-analyse

De ouderwetse SWOT-analyse (Strengths, Weaknessess, Opportunities, Threats) is een goed uitgangspunt. Een voorbeeld van een Strength is bijvoorbeeld dat het Van Gogh museum beschikt over de mooiste collectie schilderijen. Daar zou je online echt veel meer mee kunnen doen. Of dat jij een systeem hebt waarmee je in twee minuten een online campagne inclusief sales-formulieren kunt bouwen. Je kunt in jouw business case aansluiten op iets waar je goed in bent maar nog veel meer uit wilt halen.

Een Weakness kun je via een project verbeteren. Stel dat het betaalproces van jouw website veel afhakers kent – dan is dit een duidelijke zwakte. Door een gebruiksvriendelijk betaalproces kun je dan meer rendement uit je website halen.

Een Opportunity is bijvoorbeeld de opkomst van mobiel. Stel dat je site nu nog niet geschikt is – dan kun je hier via een project voor zorgen.

Een voorbeeld van een Threat is de dreiging van een Bel niet aan register. Als jouw bedrijf afhankelijk is van huis-aan-huis verkoop is dit een zware bedreiging. Kun jij met jouw project er voor zorgen dat een deel van deze verkopen voortaan via het web loopt? Dan maak je een goede kans op goedkeuring.

Kijk eerst naar wat er al is

Tip: kijk eerst binnen jouw organisatie wat er al is. Vaak zijn er sessies geweest met SWOT-analyses of andere uitgebreide analyses. Door daar op voort te borduren kun je allianties leggen naar andere afdelingen. Die zijn er vaak blij mee, want na dit soort trajecten belanden de uitkomsten van de analyse vaak in een la.

Wat zijn de opbrengsten?

Een project start je om een bijdrage te leveren aan de doelstellingen van de organisatie en jouw afdeling. Sluit hier dus altijd bij aan, anders krijg je jouw business case niet goedgekeurd. Een goede business case heeft kwantitatieve maar vaak ook kwalitatieve opbrengsten.

Kwantitatieve en kwalitatieve opbrengsten

Kwantitatieve opbrengsten moeten zo specifiek mogelijk opgeschreven en onderbouwd worden. Voorbeelden van kwantitatieve opbrengsten zijn: een conversiestijging in het bestelproces van 30%, een stijging van de gemiddelde orderwaarde van €33,75 naar €39,15, 2300 extra proefritten per jaar, 20% meer open sollicitaties, een stijging van het klanttevredenheidscijfer van een 6,5 naar een 7,5.

Kwalitatieve opbrengsten zijn altijd moeilijker te beargumenteren maar wel belangrijk. Ze zijn vaak in staat een gevoelige snaar te raken bij de beslissers. Denk aan discussies als ‘waarom hebben wij nog geen app’ of ‘onze website ziet er niet uit’. Voorbeelden van kwalitatieve opbrengsten zijn: een betere leesbaarheid, PR-waarde, imago en drempels wegnemen. Veel van deze kwalitatieve opbrengsten zijn gedeeltelijk ook te kwantificeren. Bijvoorbeeld: we verwachten door dit project veel extra aandacht in de media ter waarde van 250 GRP’s.

Wat zijn de kosten?

Bij een goede business case hoort uiteraard een berekening van wat het gaat kosten om je project te realiseren. Maar begin hier niet mee. Als niemand gelooft in de voordelen van jouw project is deze berekening namelijk zonde van de tijd.

Als er voldoende draagvlak voor jouw project is hanteer dan de “bierviltjes” methode. Probeer in een paar regels uit te rekenen wat de opbrengst en de kosten voor jouw project zijn. Als dat er nog steeds gezond uitziet ga je hulp vragen om het echt uit te werken.

Zoek hulp bij andere afdelingen

Tip: bij grote organisaties zijn hier afdelingen en tools voor. Kijk eerst of er al iets is of beter, maak de business case samen met iemand van de afdeling financiën. Je straalt geloofwaardigheid uit en profiteert van de expertise van een echte specialist. Vaak moet zo’n afdeling ook goedkeuring verlenen. Die goedkeuring heb je dan dus al binnen.

Extra onderbouwing van jouw business case

Hoe kun je je business case nog extra onderbouwen? Een aantal tips:

• Usabilitytests – Laat een filmpje zien met een paar mensen die iets niet lukt op jouw site. Zorg dat dit mensen uit jouw doelgroep zijn. Bijna alle beslissers willen hier dan graag iets aan doen. Ze snappen soms weinig van online of mobile, maar wel van klanten. Het ‘waarom’ van jouw project is dan direct duidelijk.
• Rapporten – Gartner, Jupiter of iets heel specifieks voor jouw branche. Er is bijna altijd wel een rapport te vinden dat in jouw straatje past. Je wint hier geloofwaardigheid mee en straalt ook uit dat je goed voorbereid bent.
• Benchmark – Door te vergelijken binnen jouw branche kun je aantonen dat jullie bedrijf achterligt en dat je dit met jouw project op kunt lossen. ‘Ons kanaalaandeel ligt veel lager dan de concurrentie! Iedereen heeft al … maar wij niet!’ Beslissers zijn hier vaak gevoeliger voor dan je denkt.
• SWOT – Maak een analyse van de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen om je project te ondersteunen. Zie bovenstaande informatie.
• Social media – niets zo mooi als een collectie klaagtweets en woedende Facebookposts van klanten of bezoekers. Met jouw project ga jij dit oplossen!

Alle 13 goed: pro-tips om je business case goedgekeurd te krijgen

Nu je een end op weg bent, is het tijd om nog een laatste check te doen voordat je je business case gaat presenteren:

1. Sluit altijd aan bij bedrijfs- en afdelingsdoelstellingen.
2. Begin vroeg aan je business case. Het liefst tijdens de conceptfase. Kom niet ineens met een konijn uit de hoge hoed.
3. Bierviltjes-methode. Als je de business case niet op een bierviltje kunt uitrekenen, is hij vaak te ingewikkeld. Natuurlijk geldt dit niet voor een gigantisch project, maar voor kleinere projecten is dit zeker handig.
4. Pak het gefaseerd aan. Zoek de kosten pas uit als men gelooft in het nut van je project.
5. Doe het niet alleen. Betrek beslissers, medewerkers maar ook leveranciers op tijd. Zo krijg je een beter plan en een betere business case. Doe je dat niet? Dan sta je ook alleen, omdat niemand zich betrokken voelt bij je project.
6. Sluit aan bij je publiek. Trends en hypes, duidelijke taal.
7. Kook de beslissing voor. Slimme projectmanagers krijgen hun goedkeuring vóór de echte goedkeuring. Ze doen dit doordat alle input van de beslissers is verwerkt en doordat de beslissers vanaf het begin betrokken zijn geweest.
8. Kleine budgetaanvragen. Voor lagere budgetten ligt de goedkeuring lager in de organisatie. Dat scheelt zomaar vijf handtekeningen en dus een maand doorlooptijd. In het ergste geval moet je voor goedkeuring naar het buitenlandse hoofdkantoor. Tel er dan gewoon maar drie maanden bij op. Vaak weet iedereen in een grote organisatie wel tot welk bedrag het management tekenbevoegd is. Houd hier rekening mee.
9. Consultants schrijven jouw verhaal met plezier voor je op en kunnen het ook goed presenteren. Als McKinsey het zegt, luistert je management vaak wel. Zelfs als McKinsey hetzelfde verhaal vertellen dat jij al jaren niet van de grond krijgt. Vraag niet hoe het kan, profiteer ervan.
10. Strooi met lof – laat je eigen ego thuis. Dus: ‘door vooruitziende blik van [naam van de beslisser] zijn we tot deze business case gekomen’. ‘Doordat [afdelingsnaam] heeft geholpen met …’. Uiteindelijk gunt een beslisser jou een project. Ook zonder een hielenlikker te zijn kun je hier je voordeel mee doen.
11. Was de auto van je baas. Niet letterlijk natuurlijk, maar als je beslissers met iets kunt helpen waar jij goed in bent, dan zijn ze geneigd jou ook te helpen. Bijvoorbeeld bij je project. Help dus gerust met computerproblemen of haal een keer koffie.
12. Beslissingen worden vaak niet via de officiële kanalen genomen. Tijdens afdelingsuitjes, etentjes en borrels kun je meer voor elkaar krijgen dan via project boards.
13. Spreek Nederlands. Prima dat de ESB geupgrade moet worden zodat REST-requests mogelijk zijn. Maar val beslissers niet lastig met dit soort taal. Als mensen jouw verhaal niet snappen nemen ze gewoon geen besluit.

De eindpresentatie: de puntjes op de i

Straal uit dat je het voor elkaar hebt. Lever de stukken veel te vroeg in. Stem je eindpresentatie op het publiek af. Kook het voor bij alle belangrijke mensen en zorg dat je eigenlijk al een akkoord hebt vóórdat je de sessie ingaat. Zorg voor een leuk en goed verhaal zonder 60 PowerPoint-slides of een onbegrijpelijke en onleesbare Excel-sheet.

Veel succes! Heb jij tips voor het maken en laten goedkeuren van een business case? Laat dan een reactie achter.