Het Nieuwe Samenwerken: social in het primaire proces van overheidsorganisaties

Door de digitalisering van werkplekken is behoefte aan flexibeler en makkelijker toegang tot informatie die ze nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. Hoewel veel overheidsorganisaties bezig zijn met samenwerkingsprojecten, of zelfs fuseren, valt het niet mee om in een projectteam kennis en informatie te delen in een beveiligde, digitale samenwerkingsruimte.

Een digitale samenwerkingsruimte bij de Gemeente Haarlem

Enige maanden geleden schreef ik een artikel over het Haarlems Zaakcafé, een digitale samenwerkingsruimte, het project dat Van Kaliber met de gemeente Haarlem startte om de voordelen van social media te integreren in de dagelijkse werkzaamheden van een (overheids-)organisatie. Er kwamen zoveel interessante reacties op het artikel dat ik, nu de eerste fase van de pilot is afgerond, onze bevindingen wil delen over Het Nieuwe Samenwerken.

Overvolle e-mailboxen

Het blijkt dat de benodigde documenten vaak niet in één informatiesysteem beschikbaar zijn en niet op meerdere plaatsen door meerdere mensen tegelijk gebruikt kunnen worden. Dat leidt ertoe dat alle e-mailboxen overvol zijn, papieren en digitale dossiers onvolledig op lokale netwerkschijven staan en de medewerkers uit nood maar uitwijken naar Dropbox. Het is de gruwel van ICT-afdelingen, maar herkenbaar voor veel organisaties.

Digitaal samenwerken: beheers het maar!

Er is natuurlijk wel software beschikbaar, zelfs open source. Maar vaak blijkt het dan in de praktijk toch niet te werken. Mensen gebruiken het toch niet (goed), op een paar enthousiastelingen na. Het initiatief verzandt al gauw, want samenwerken vereist meer dan het beschikbaar stellen van een softwarepakket. Dat komt omdat het er uiteindelijk om gaat dat mensen met elkaar afspreken hoe zij willen gaan samenwerken. Dat vereist een andere werkwijze, goede begeleiding en de gelegenheid om in een veilige omgeving positieve ervaringen op te doen.

Leerzame pilot

Er namen twee groepen deel aan deze fase van de pilot: een projectteam en een managementteam. Het projectteam gaf tijdens de startworkshop aan het concept te willen inzetten om het projectmatig werken te faciliteren en het onderlinge e-mailverkeer te verminderen. Het managementteam wilde juist hun communicatie rondom het organiseren van vergaderingen oplossen. Zij gebruiken het Haarlems Zaakcafé (waarbij gebruik gemaakt is van de technologie van Winkwaves Kenniscafé) ter ondersteuning van hun wekelijkse managementvergadering. De vergaderingen kunnen nu digitaal voorbereid worden, documenten en agendapunten zijn vanaf nu op één centrale plek beschikbaar.

En wat de deelnemers ook belangrijk vonden: ze wisten altijd zeker dat ze de meest recente versie op hun scherm kregen. Een ander groot voordeel vonden ze dat een deel van de discussies al voorafgaand aan de vergadering digitaal gevoerd kunnen worden. Dat scheelde tijd tijdens de ‘echte’ vergadering, waardoor er meer tijd overbleef voor onderwerpen die de MT-leden dieper met elkaar wilden bespreken.

Digitale plek voor het brainstormen over ideeën

Niet alleen in het begin, maar ook gedurende de pilot kwamen de deelnemers met
ideeën hoe ze hun Haarlems Zaakcafé nog meer wilden gebruiken. Het projectteam wilde
bijvoorbeeld een digitale plek om te brainstormen over nieuwe ideeën. Deze vraag is
meteen gerealiseerd en getest. En ook het projectteam besloot toen hun vergaderingen
voor te bereiden met het Zaakcafé, toen zij zagen wat de voordelen waren die het MT
ervaarde.

Begeleiding, betrokken moderators en geduld als succesfactoren

Het ging zeker niet vanzelf, maar na een aarzelende start zijn de gebruikerscijfers positief.
Alle deelnemers doen mee, het aantal bezoeken, de frequentie en de bezoekduur nemen
toe. Dat betekent dat het Haarlems Zaakcafé steeds meer onderdeel wordt van de dagelijkse werkzaamheden van de medewerkers. Goede begeleiding, betrokken moderators en geduld zijn succesfactoren gebleken.

Mensen hebben koudwatervrees en een nieuwe manier van samenwerken aanleren kost nou eenmaal tijd en energie. Gun de deelnemers de tijd en ruimte om hun eigen ideeën uit te proberen. Werk niet alles van tevoren uit. Betrek de medewerkers in de oplossing. Mensen zullen betrokken worden als ze de voordelen voor zichzelf inzien.

Helder concept, maar wat is er social aan?

Het concept past zich aan de wensen van de deelnemers aan: zij bepalen welke problemen
zij ervaren in hun dagelijks werk. En zij bepalen of zij dat willen oplossen via de nieuwe,
digitale manier van samenwerken. Alle deelnemers, jong (twintigers) en ouder (zestigers)
doen mee en kunnen op hun eigen manier en tempo de nieuwe werkwijze omarmen en
ideeën aandragen hoe het nog beter kan.

Iedereen kan aanhaken en zijn mening geven

Het concept staat open: iedereen kan aanhaken en zijn mening geven. Het is een dynamische omgeving, waardoor dialoog kan plaatsvinden, in plaats van enkel het zenden van informatie. Iedereen is eigenaar. Iedereen is verantwoordelijk. Ook kan men later terugkijken, de dialoog opnieuw lezen en beter begrijpen hoe en waarom bepaalde beslissingen toen genomen zijn.De aanpak is ook social omdat top-down het besluit is genomen om het concept in te voeren (‘we gaan het doen’), terwijl er buttom-up invulling is gegeven aan de werkwijze (‘hoe gaan we het doen’).

Het concept onderdeel uit laten maken van primaire proces

Kortom, we kunnen spreken van een leerzame pilot. We gaan nu verder met de huidige
pilotgroepen en meer ervaring op doen. We willen namelijk ook ontdekken hoe het
concept nog meer onderdeel kan gaan uitmaken van het primaire proces. Tevens willen we
meer overheidsorganisaties de gelegenheid geven zelf te ervaren wat het concept te bieden
heeft.