Online open organiseren: 10 tips van Train Je Collega

Begin oktober 2012 vond de week van Train Je Collega plaats, waarin duizenden professionals binnen de overheid een korte training kregen van hun collega’s. Dit alles met nul budget. De enige manier om zoiets voor elkaar te krijgen, is door deelnemers te vragen om zelf zo veel mogelijk bij te dragen aan de organisatie van het evenement: open organiseren dus. Dit artikel neemt je mee in de ervaringen, de belangrijkste lessen en gebruikte tools voor de landelijke organisatie.

De uitdagingen voor Train Je Collega

Het idee achter Train Je Collega is als volgt: vraag professionals in verschillende overheidsorganisaties om een training van een uur te geven in een werkgerelateerd onderwerp, dat ze aan het hart gaat en relevant is voor hun collega’s. Een simpel concept natuurlijk, maar de landelijke organisatie van zo’n evenement kent toch wel wat uitdagingen.

Ten eerste was er (buiten de gemeente Amsterdam, waar het allemaal begonnen is) nog geen community. Waar begin je om de doelgroep (alle professionals binnen de (semi-)overheid) te bereiken? Ten tweede werd de week op diverse plaatsen door het hele land georganiseerd, waardoor er weinig centrale sturing kon zijn. Hoe hou je dan het concept helder, terwijl je wel de regie deels los moet laten? En: hoe faciliteer je het logistieke proces van aanmeldingen van duizenden cursisten? Uitdagingen genoeg dus. Hier volgen de belangrijkste lessen die we geleerd hebben.

Les 1: heb een open en positieve houding

Alles begint met je eigen houding. Als je anderen zó wilt overtuigen van je initiatief dat ze niet alleen deelnemen maar ook echt actief gaan bijdragen, dan is het van belang dat je laat weten dat je het waardeert als mensen hun bijdrage doen. Je houding is dus minstens zo belangrijk als de inhoud die je probeert over te brengen. Vertrouw er zo veel mogelijk op dat iedereen die mee wil doen een positieve bijdrage kan doen. Als je dit vertrouwen uitstraalt, wordt het voor je potentiële deelnemers aantrekkelijker om mee te doen.

“Kritiek kan alleen iets goeds tot stand brengen als iets geëlimineerd, opgelost of gereduceerd moet worden; als er iets moet worden opgebouwd, richt kritiek alleen maar schade aan.” Carl G. Jung.

Les 2: Kies je online tools

Voordat je online actief wordt voor je project, is het handig om goed na te denken over welke platforms, kanalen en tools je wilt gebruiken. We zijn gestart met het lanceren van een website, waar eigenlijk niet veel meer op stond dan een pitch van het idee met wat FAQ’s. Al redelijk snel begonnen de reacties van geïnteresseerden via de mail wat onoverzichtelijk te worden.

We kozen ervoor om de vragen te kanaliseren richting een LinkedIn groep, omdat we verwachtten dat hier onze doelgroep vooral actief was. Omdat het in ons geval toch vooral een werkgerelateerd evenement is, hebben we ervoor gekozen om niet op Facebook actief te worden. Meerdere discussieplatforms naast elkaar leek ons niet verstandig, omdat dit de discussie te veel versnippert (wellicht denk je daar anders over: laat het dan weten in de comments). Uiteraard hebben we gebruik gemaakt van Twitter om de discussie verder aan te zwengelen. Een van de early adopters bood al snel aan om het officiële @TrainJeCollega account te beheren, waarmee de eerste stap richting het open organiseren gezet was.

Het kernteam vergaderde wegens de geografische verspreiding vooral via Google Hangouts en Google Docs. Dat was de enige manier waarop we elkaar regelmatig konden spreken, maar het kan naar mijn mening een ontmoeting in real life toch niet volledig vervangen, vooral niet voor de gevoelsmatige zaken.

Les 3: Activeer je deelnemers

Begin zo snel mogelijk met het opzetten en activeren van de online community. Dit is niet de plek voor een uitputtende handleiding voor online community management, maar ik geef graag een paar suggesties die voor ons goed gewerkt hebben.

Een simpele maar doeltreffende tip is om eenvoudigweg een voorstel-topic te beginnen met daarin je motivatie om mee te doen. Dit houdt het forum alvast levendig in de fase waarin er nog niet zo veel te melden valt en dit stelt mensen vast in staat elkaars motivatie en achtergrond te zien. Bovendien levert dit als vanzelf leuke positieve reacties op, want als je het niet leuk vindt, zou je niet mee doen toch?

Koester de voorlopers en probeer zo snel mogelijk te reageren op vragen en kritiek. Het is prima als je open bent over dat je zelf ook niet exact weet waar je initiatief heen gaat: de early adopters vinden dat alleen maar leuk, vooral omdat ze zelf daardoor ook bij kunnen dragen aan het vormen van je idee.Zodra de community begint te lopen en je initiatief volwassener begint te worden, gaat het activeren een andere fase in: bedenk hoe je deelnemers het evangelie kunnen verkondigen aan anderen. Gebruik hiervoor uiteraard vooral de bestaande virale platforms. Voor ons werkte bijvoorbeeld het maken van LinkedIn Events goed, omdat hierdoor ook de LinkedIn-connecties van de deelnemers op de hoogte gebracht worden en omdat deelnemers gelijk een overzicht krijgen van wie zich ingeschreven hebben.

Zodra een nieuwe training wordt aangemeld, wordt de trainer meteen verzocht om zijn training te verspreiden via Twitter en LinkedIn. Hetzelfde wordt verzocht aan iedereen die zich inschrijft voor een training.

Les 4: Ga waar de energie zit

Ik weet het: ik klink als een hippie als ik zoiets zeg. Toch is dit voor mij persoonlijk een van de belangrijkste leerpunten geweest. Dit waren ongeveer de stereotypes van mensen die we zijn tegengekomen:

• Type 1: ‘ik-wil-graag-meedenken’. Lees: ‘Ik bedoel het goed, maar ik wil vooral lekker ouwehoeren. Misschien kunnen we een rapport schrijven!’. Natuurlijk is het belangrijk om een strategie te vormen over hoe je je evenement wilt gaan organiseren, maar organiseren is uiteindelijk toch vooral veel doen en minder denken.
• Type 2: ‘ik-weet-niet-of-het-mag-van-de-baas’. Mensen die een belemmering zien, hebben vaak een reëel probleem. Probeer ze te ondersteunen en te motiveren, want als ze ondanks de belemmering toch interesse tonen, zijn ze vaak extra gemotiveerd om door te stomen, zodra de belemmering voldoende is weggenomen.
• Type 3: ‘natuurlijk-wil-ik-meehelpen—en-toen-werd-het-stil’. Ai… mensen die dingen beloven maar ze vervolgens niet doen, dat zijn de energielekken. Vermijd ze als het kan.
• Type 4: ‘bring-it-on’. De echte enthousiastelingen pik je er snel genoeg uit. Richt je vooral op dit type: als er al ergens een vlammetje is, dan is het veel makkelijker en effectiever dat aan te wakkeren, dan te proberen ergens een vuurtje gaande te krijgen. Zodra je de enthousiastelingen een vinger geeft, dan nemen ze de hele hand. En dat is precies wat je wilt bij open organiseren.

Les 5: Neem drempels weg

Hoe makkelijker het is voor nieuwe deelnemers om zich aan te sluiten, hoe beter. Luister dus goed naar wat de grootste problemen zijn van je deelnemers. Bij ons hadden de deelnemers in eerste instantie vooral behoefte aan informatie, maar al snel was de logistiek rondom inschrijvingen het grootste probleem (vooral voor de grotere organisaties). We hebben ervoor gekozen om hiervoor een centrale website te bouwen, met dank aan een sponsor. Een hoop werk, maar we namen hiermee wel voor veel organisaties een grote blocker weg. Hierdoor konden we binnen een half jaar tijd groeien van 1 naar 24 deelnemende overheidsorganisaties.

Les 6: Gebruik je netwerk en verbind

Bij open organiseren komen de leukste initiatieven naar boven, wanneer deelnemers de handen ineen slaan. Zorg er daarom voor dat deelnemers makkelijk met elkaar in verbinding komen. Dit is vooral een basishouding die hem in de kleine dingen zit. Een voorbeeld: als je iemand in gedachten hebt om een bepaalde taak uit te voeren, kun je diegene direct vragen, maar je kunt ook de vraag op een forum uitzetten en die persoon vervolgens op het nieuwe topic wijzen. Je weet maar nooit wie er meeleest. We zagen dat diverse organisaties samen op hebben getrokken met het organiseren van de week, vaak doordat we deelnemers konden linken aan elkaar of aan mensen binnen ons eigen netwerk. Uiteraard gebeurt dit verbinden voor een belangrijk deel ook offline.

Les 7: Van je vrienden moet je het hebben

Het samenwerken met partners (nee, vrienden!) betekent dat je via die vrienden toegang hebt tot een veel breder netwerk. En dat is van groot belang bij open organiseren. Zo’n samenwerking hoeft niet per definitie veel tijd te kosten: alleen promotie voor elkaar maken kan ook al heel effectief zijn. Bedenk dus welke partijen het interessantst voor je zijn.

In ons geval hadden we het niet kunnen doen zonder onze sponsor-vrienden, want nul budget. Het mooie van sponsors is dat je zelf kunt kiezen wie je wilt benaderen. Als je toch gaat vragen om gratis diensten, dan kun je net zo goed de beste partijen benaderen die je kent. Dit was voor ons een belangrijke succesfactor: het aanmeldsysteem op onze website had makkelijk tot grote logistieke problemen kunnen leiden, maar door een capabele websitesponsor verliep alles zonder grote problemen.

Les 8: Werk slimmer, niet harder

Oeps! En toen was je initiatief ineens een succes… Dan komen er altijd vragen van geïnteresseerden en dat kan je boven het hoofd gaan groeien. Door aandacht te besteden aan je website (duidelijke teksten, FAQs, etc) kun je veel voorkomende vragen beantwoorden en daarmee het project behapbaar houden. Door deelnemers naar een online forum te verwijzen, zorg je dat ook anderen de vraag kunnen beantwoorden en voorkom je herhaalde vragen. In ons geval hebben instructievideo’s geholpen als ondersteuning voor de aanmeldingen van trainingen op de site, waardoor we de suboptimale usability van de site wat konden opvangen.

Les 9: Leuker kunnen we het wél maken

Iedereen die meedoet met je project, doet dit uit eigen beweging. Het helpt daarbij als je een positieve en fijne sfeer probeert te creëren. Denk daarbij aan het organiseren van borrels en bijeenkomsten (zodat offline en online elkaar versterken), de wijze van communiceren en het creëren van een groepsgevoel. We hadden het geluk dat een aantal deelnemers helemaal losgingen met het maken van polsbandjes, t-shirts en buttons. Dat soort dingen zijn echt belangrijk voor het creëren van een gevoel dat je erbij wilt horen.

Les 10: Laat ’t  lekker los

Ja maar, als je anderen die je niet kent vraagt om mee te organiseren, verwatert het concept dan niet te veel? Ja maar, als je je collega’s vraagt om een training te geven in een onderwerp dat hen zelf interesseert (stel je voor!), krijg je dan niet allemaal trainingen in punniken en figuurzagen? Dit soort angsten komen bij veel mensen al snel bovendrijven op het moment dat je mensen uitdaagt om iets vanuit hun eigen motivatie bij te dragen.

Dit is écht niet nodig. Eigenlijk is deze laatste les dezelfde als de eerste: heb vertrouwen. Vertrouw erop dat de deelnemers zelf prima in staat zijn om hun grenzen stellen als je ze positief benadert. Natuurlijk: een klein aantal trainingen was wat minder direct werkgerelateerd dan we voor ogen hadden. Maar hoe erg is dat? Erg genoeg om Officiële Regels op te gaan leggen en daarmee de energie eruit te halen?

Mijn persoonlijke overtuiging is: met hoe minder sturing je toekunt, hoe beter. Voor de conceptbewaking hebben we nauwelijks meer gedaan dan het concept in een paar regels op de website toelichten en daar wisten de aanhakers prima mee om te gaan. Laat ‘t lekker los dus, en laat je verassen door de positieve inbreng van de deelnemers!

Dit waren voor Train Je Collega de belangrijkste lessen. Hoe ga jij zelf om met open organisatie? Heb je aanvullingen op deze tien punten, of weet je verbeterpunten? Laat het vooral weten in de comments.