Social business tools: bouw je eigen projectomgeving met Podio

Elk project verschilt. Soms werk je samen met met mensen uit je eigen organisatie, de andere keer met klanten en mensen vanuit je netwerk. Deze ‘nieuwe manier van werken’ vraagt om flexibele en passende digitale ondersteuning (project tools) op maat. Ondersteuning, die moet worden ingericht op basis van de specifieke wensen van individuele teamleden en de taak waar zij voor staan.

Activiteitgericht tools kiezen: Podio

In een eerder artikel heb ik de aanpak van activiteitgericht kiezen van projectondersteuning toegelicht. Bij deze aanpak staan de individuele teamleden en hun activiteiten (bijdragen aan het projectresultaat) centraal. In samenspraak met hen inventariseer je wat hun kernactiviteiten zijn en welke wensen en behoeften zij aan digitale ondersteuning hebben. Voor twee concrete projecten heb ik eerder aan de hand van persona’s met userstories toegelicht hoe die teams GoogleSites en Wunderkit hebben gekozen ter ondersteuning van hun project.

Omdat de wereld van online projectmangementdiensten snel in ontwikkeling is (Wunderkit wordt bijvoorbeeld niet meer doorontwikkeld), is het een uitdaging geworden om op de hoogte te blijven én slim te kunnen kiezen uit de vele mogelijkheden. Daarom deel ik graag mijn ervaring met de online tool Podio, aan de hand van een concrete case en beschrijf ik de belangrijkste functionaliteiten.

Wat is Podio?

Podio maakt het mogelijk om zelf projectondersteuning op maat te maken en in te richten. Podio speelt daarbij in op de principes van Social Business Software, waarbij zowel de formele als de informele kant van samenwerken en kennisdelen wordt ondersteund. Podio bestaat uit twee delen, je persoonlijke dashboard en de project spaces (digitale werkomgevingen).

Persoonlijk dashboard & Project spaces

Je persoonlijke dashboard bestaat uit een activiteitenstroom (vergelijkbaar met Facebook), een kalender, takenlijst, overzicht van contactpersonen en een inbox. De project spaces bestaan uit bouwblokken met functionaliteiten, waarmee specifieke werkprocessen en/of projecten kunnen worden ondersteund. De ontwikkelaars van Podio hebben enkele “starter packs” ontwikkeld. Dit zijn kant-en-klare spaces, ontwikkeld voor specifieke doeleinden zoals:

• Lead Management (voor het vastleggen van leads, sales activiteiten en sales meetings)
• Recruiting (voor het cocreeren van vacaturetekst, de registratie van kandidaten, plannen vastleggen van interviews)
• Project Collaboration (voor het vastleggen van projecten en oplevermomenten, projectmeetings en urenregistratie).

Podio App Market

Je kan ook een eigen projectspace samenstellen op basis van de bouwblokken (apps) uit de Podio App Market. Deze bouwblokken zijn ontwikkeld door mede-podio-gebruikers en door hen weer gedeeld met de community. Op deze manier zijn er duizenden bouwblokken ontwikkeld ter ondersteuning van specifieke activiteiten en werkprocessen. Het is dus mogelijk om, op basis van de behoeften van jouw projectteam, de juiste bouwstenen bij elkaar te zoeken. Daarnaast biedt Podio gebruikers de mogelijkheid om zelf bouwblokken te ontwikkelen met de App Builder.

Aan de slag

Starten met Podio kost wel wat tijd. Je moet vertrouwd raken met de opbouw van spaces en de filterfuncties om snel overzicht te krijgen van de activity stream van je project. Verbeterpunt in Podio is het overzicht dat je hebt van taken, die je delegeert naar andere teamleden. Die zijn in taakoverzichten soms niet eenvoudig terug te vinden. Daarnaast zijn er standaard veel e-mailnotificaties ingesteld, die vanuit de account settings gelukkig wel beheerd kunnen worden.

Om de toepassingsmogelijkheden van Podio nader toe te lichten gebruik ik de volgende praktijkcase. Voor dat project heb ik, na het in kaart brengen van de projectactiviteiten en behoeften van de projectleden, een Podio workspace op maat ingericht.

Case: ondersteuning voor een Scrumteam

Het projectteam heeft als doel een nieuwe softwaretoepassing te ontwikkelen voor de klantenservice van een grote dienstverlener. Het projectteam bestaat uit 11 leden, afkomstig uit drie organisaties. Een externe projectleider, drie ingehuurde developers en het team van de dienstverlener met 5 testers, een adviseur en het hoofd van de klantenservice. Het team wil intensief, volgens de scrum-methodiek, samenwerken om binnen 3 maanden de nieuwe softwaretoepassing te realiseren (het resultaat).

Generieke en specifieke wensen

In twee werksessies is met de teamleden de gewenste ondersteuning geïnventariseerd. Dit heeft geleid tot de volgende generieke en specifieke wensen.

Het projectteam wil:

•  Veel contact en communicatie om te zorgen voor een verhoogde teamgeest. Het team wil parallel kunnen werken in sprints van 2 weken. Door tegelijkertijd te ontwikkelen en te testen kan er veel gelijktijdig gebeuren en kan de gewenste deadline worden gehaald. Daarom moeten problemen en vraagstukken bij iedereen bekend zijn zodat hier tijdig op gereageerd kan worden
• Één gezamenlijke actielijst en de mogelijkheid om taken toe te wijzen en daar opmerkingen over toe te voegen. Ieder teamlid is verantwoordelijk voor zijn eigen deel, maar werkt en denk mee aan het totaal resultaat.
• Éen gezamenlijke projectagenda waarin de planning is opgenomen en die gesynchroniseerd kan worden met de persoonlijke agenda’s (GoogleCalendar en MS Exchange)
• Bestanden (Office en GoogleDocs) kunnen delen
• Open en transparante communicatie, zonder overload. Liefst geen mail-to-all

De projectleider wil:

• een plek om de use cases te vertalen in user stories en eenduidige bugregistratie en acceptatie
• de voortgang en inhoudelijke discussies kunnen monitoren en voor de verantwoording vastleggen

De developers willen:

• Gestructureerde eenduidige bugregistratie. Met koppeling aan user stories, status-indicatie en de mogelijkheid om screenshots toe te voegen en er met testers over te kunnen communiceren

Het testteam bij de klant wil:

• Eenvoudig en snel testresultaten kunnen delen, bugs kunnen melden en de voortgang kunnen volgen
• Vragen en nieuwe wensen snel kunnen delen met het hele projectteam

De projectteamleden beschikken over uitstekende digitale vaardigheden en willen zo veel mogelijk online samenwerken. Er is een klein budget beschikbaar voor de ondersteuning van het team.

De oplossing

Op basis van de wensen en behoeften van de teamleden en de kenmerken van het project, is gekozen voor Podio met een projectspace inrichting op basis van het Template Scrumproject. Daarin is een combinatie gemaakt van de volgende bouwstenen:

Sprints

Het realisatietraject is opgedeeld in meerdere sprints van twee weken. In de app kunnen de sprints worden gepland en kan een overzicht worden gecreeërd van de totale ontwikkeltijd en de benodigde tijd tot het project is gerealiseerd.

User stories

De developers hebben de te ontwikkelen softwaretoepassing opgedeeld in user stories. Iedere user story krijgt in Podio een beschrijving, status, inschatting benodigde ontwikkeltijd en is gekoppeld aan een sprint.

Files Library

In de Flies Library kunnen bestanden en verzamelingen van bestanden worden gedeeld met het hele team. Bestanden kunnen geüpload worden vanaf de eigen computer. Er kan ook direct gelinkt worden naar online services zoals Google Docs, Dropbox, Box of Skydrive.

Bugs

Testers registeren tijdens het testen hun bugs in de software. Developers en testers hebben onderling afgesproken dat per bug het volgende wordt vastgelegd: beschrijving van het probleem, welke user story het betreft, status, screenshot, prioriteit, categorie en beschrijving van de gewenste oplossing.

De registratievelden per app zijn door het projectteam in overleg vastgesteld en op maat gemaakt. Tijdens dit overleg hebben alle teamleden duidelijk kunnen maken welke (controle)informatie zij van elkaar nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. De project space is vervolgens aangevuld met een kalender voor het delen van de planning en synchronisatie met de persoonlijke agenda en een procedures app waarin opleverafspraken zijn vastgelegd met het hoofd van de klantenservice.

Kosten

Podio heeft twee prijsmodellen: Gratis en Premium. Vanuit een gratis account kunnen 5 externe teamleden worden toegevoegd aan project spaces. Met het Premium account kunnen onbeperkt externe teamleden worden toegevoegd. Omdat in bovenstaand project 11 mensen uit drie verschillende organisaties samenwerken heeft de projectleider een Premium account genomen voor $8,- per deelnemer per maand.

Workspaces op maat maken is tijd besparen

Dit praktijkvoorbeeld laat zien hoe je samen met je projectteam de belangrijkste activiteiten én de behoefte aan ondersteuning, afstemming en samenwerking kunt inventariseren. Het gaat dan om activiteiten als: het vastleggen van inhoud, het delen/aanvullen/aanscherpen van die inhoud, overleggen en afstemmen, taakmanagement en -planning, overzicht van de voortgang, tijdregistratie en bijvoorbeeld budgetmonitoring. Op basis van de gewenste ondersteuning kies je de online toepassingen die je project kunnen ondersteunen. Kies je Podio, dan kan je die ondersteuning (relatief) eenvoudig op maat maken, zodat het de wensen van je individuele projectleden en die van je team als geheel ondersteunt.

Ik ervaar persoonlijk, door de bezinning aan de voorkant van het project, een stevige tijdsbesparing tijdens het project. Ik heb alle informatie en voortgangsupdates overzichtelijk op één plaats, mijn persoonlijke en projectagenda zijn in sync en mijn takenlijst is up to date.

Ik ben benieuwd naar de ervaringen van anderen met Podio? Welke apps en project spaces worden veel gebruiken en welke ervaring hebben jullie ermee?