Crowdsource je werk met (enterprise) social media

Social media dringt bij steeds meer organisaties binnen, maar veel mensen weten eigenlijk niet goed hoe ze het in moeten zetten. Ik kijk niet raar meer op als ik mensen “zo, vandaag eens lekker m’n bureau opruimen” zie Yammeren naar 20.000 collega’s. Naar situaties waar mensen social media echt gebruiken voor hun werk moet je vaak goed zoeken.

In mijn vorige artikel beschreef ik hoe je Enterprise Social Media (ESM) in kunt zetten om effectiever te vergaderen. In dit artikel beschrijf ik een belangrijke competentie die veel professionals moeten ontwikkelen: het crowdsourcen van je werk.

Wat is crowdsourcen?

Bij crowdsourcing gebruik je de enorme capaciteit van een grote groep mensen om een probleem op te kunnen lossen, nieuwe ideeën op te doen, informatie en kennis te vinden of om kleine taken uit te voeren. Met de komst van social media heeft crowdsourcing een grote vlucht genomen. Iedereen kan nu een vraag stellen aan een hele grote groep mensen. Op Twitter is #DTV (durf te vragen) een bekende manier waarop mensen crowdsourcen.

Waarom je werk crowdsourcen?

Als je een plan moet maken, een voorstel moet schrijven of een onderzoek moet uitvoeren heb je bijna altijd informatie nodig die je zelf niet hebt. Afhankelijk van het budget wordt er dan gegokt, gegoogled, een expert gezocht bij een andere afdeling, een onderzoek gedaan of een consultant ingehuurd. Echter, in de meeste gevallen is de kennis die je zoekt gewoon in het bedrijf aanwezig. Vind die kennis maar eens! Dit is waar ESM een grote bijdrage kan leveren. Door op het platform te zoeken, kun je kijken of anderen al eerder met dit onderwerp aan de slag zijn geweest. Je kunt zoeken in profielen naar mensen die expertise hebben en vragen stellen aan hele grote groepen mensen, de crowd. De kans is daarbij groot dat je verder geholpen wordt.

Waarom wordt het nog niet op grote schaal gedaan?

Bij veel mensen bestaat er een schroom om collega’s vragen te stellen. We leven in een cultuur waar je een baan krijgt om je kunnen. Mensen zijn bang dat veel vragen stellen de indruk wekt van onkunde: “ik ben ingehuurd om de antwoorden die ik kan geven en niet om vragen te stellen”. Daarnaast hebben we nooit de beschikking gehad over tools die een enorm potentieel aan kennis en kunde aan onze voeten leggen. En omdat we deze tools nooit hadden, hebben we ook niet goed geleerd om effectieve vragen aan grote groepen mensen te stellen.

Hoe pak je crowdsourcen aan?

Ik zal de werkwijze concreet maken aan de hand van een voorbeeld: Paul werkt bij een grote verzekeraar en heeft de opdracht gekregen te onderzoeken of er geld te verdienen valt met een huisdierenverzekering. Hij heeft een maand om een business case samen te stellen. Zijn werkgever heeft een ESM-platform en Paul is redelijk bedreven in het gebruiken van de kennis en ervaring van zijn collega’s.

Netwerk van experts blootleggen

Paul start zijn project door een lijst te maken van de onderwerpen die in de business case opgenomen moeten worden en te beschrijven welke informatie hij per onderdeel nodig heeft. Hij moet bijvoorbeeld informatie hebben over de omvang van de markt en de wensen die er zijn bij huisdierenbezitters. Hij vraagt op het platform of de mensen met ervaring rond het verzekeren van (huis)dieren zich bekend willen maken, zodat hij ze kan bellen.

Tip: vraag niet naar ervaringen. ESM zijn namelijk geschikt voor snelle en korte interactie. Ervaringen op een duidelijke manier op papier zetten kost veel tijd, dus veel mensen zullen daar niet in investeren. Daarnaast gaan er bij grote organisaties veel projecten mis. Mensen vinden het niet leuk om ten overstaan van iedereen te delen hoe hun project is mislukt. Ook al kunnen anderen er veel van leren, mensen zullen niet snel hun mislukte projecten op zo’n platform delen. Ze zijn vaak wel bereid het bij een kop koffie te doen. Als je je beperkt tot de “wie-vraag” melden ook deze mensen zich.

Marktinformatie

Het eerste belangrijke onderwerp van een business case is de markt die je gaat bedienen. Paul stelt daarom de vraag:

Zijn collega’s uploaden vier marktonderzoeken op het platform en Paul krijgt er per e-mail vijf toegestuurd. Paul analyseert de onderzoeken en ziet al snel de eerste contouren van de markt.

Propositieontwikkeling

Op basis van de marktinformatie structueert Paul een aantal proposities. Hij zet in drie verschillende posts de drie proposities op het platform en stelt bij iedere propositie de volgende vraag:

Hij krijgt 45 ideeën aangereikt. Twee van die ideeën verwerkt hij direct in één van de proposities. De 45 ideeën samen leveren hem een belangrijk inzicht op. Als terugkoppeling meldt hij welke ideeën hij direct gebruikt en welk inzicht hij gekregen heeft.

Als Paul geen beschikking had gehad over het ESM-netwerk was hij aanzienlijk langer bezig geweest en had hij een bureau een marktonderzoek moeten laten uitvoeren. Hij bespaart dus tijd en geld door te crowdsourcen. Door de proposities nog eens voor te leggen aan zijn collega’s zet hij nog een keer de puntjes op de i. Dit had in de oude situatie veel langer geduurd.

Andere voorbeelden van je werk crowdsourcen

Het voorbeeld van Paul laat zien hoe je de collectieve intelligentie van je collega’s kunt gebruiken voor het vormgeven van nieuwe proposities. Er zijn echter talloze voorbeelden waarvoor je de crowd in kunt schakelen. Ze zijn grofweg in drie categoriën in te delen:

• Snel veel informatie over een onderwerp verzamelen
• Snel een probleem oplossen
• Snel veel ideeën oogsten

Tips

Je kunt het resultaat van je crowdsourcing behoorlijk beïnvloeden door de manier waarop je de vraag formuleert. Hier een paar tips die je meer feedback op zullen leveren:

1. Begin altijd uit te leggen waarom je de vraag stelt en wat je met de resultaten gaat doen. Op basis hiervan kunnen mensen bepalen of ze tijd in je investeren.
2. Stel één vraag per posting. Dat maakt het antwoorden veel gemakkelijker.
3. Baken je vraag zo af dat een antwoord maximaal vijf minuten in beslag neemt. Dat betekent dat je vaak een onderwerp in meerdere stukken zal moeten verdelen.
4. Vraag om bijdragen en niet om meningen. “Wat vinden jullie van…..?” resulteert 9 van de 10 keer in geouwehoer. “Kunnen jullie suggesties voor verbetering van ….. aandragen?” levert een lijst met suggesties op.
5. Je hoeft niet op iedere bijdrage te reageren. Af en toe samenvatten is prima.
6. Geef aan het eind altijd aan wat je met de bijdragen gedaan hebt. “Bedankt voor jullie bijdrage, we zullen het meenemen.” is niet goed genoeg. Ook hier geldt dat dit niet op het niveau van individuele posts hoeft maar samenvattend kan zijn.
7. Er is op social media geen betere manier om een discussie te stoppen dan een post met “bedankt”. Use it wisely!

Benut het groot potentieel aan kennis in je bedrijf

Of de huisdierenverzekering een succes werd, doet er voor ons niet zo toe. Wat het voorbeeld van Paul laat zien is dat voor bijna alle onderwerpen een groot potentieel aan kennis en ervaring aanwezig is in ieder bedrijf. Het zit nog niet in onze genen om hier gebruik van te maken, maar de succesvolle kenniswerker van de toekomst ontwikkelt de competentie om zijn werk beter te doen door het benutten van dit potentieel.

Durf te vragen!