Filter
ChatGPT Online samenwerken: in 7 stappen goed opdrachtgeverschap
Dat HNW en online samenwerken (altijd en overal op alle devices online alle informatie beschikbaar voor iedereen) voordelen heeft, zal niemand ontkennen. Voor de meeste bedrijven is de realisatie hiervan geen core business, dus wordt er iemand bij gehaald. Maar waar moet je beginnen? Hoe ben je een goede opdrachtgever, wat moet je absoluut zelf doen en wat kunnen anderen voor je betekenen?
Hoe organiseer je online samenwerken?
Kenmerken van online samenwerken (als onderdeel van HNW) zijn niet eenduidig, je moet er je eigen draai aan geven. Zelf bedenken op welke manier het voor jou en jouw organisatie kan bijdragen aan het behalen van doelstellingen. Maar als het zo divers is, hoe kun je dat dan organiseren? De makkelijkste stap is intern of extern deskundigen betrekken. Helaas is dat niet voldoende, want wat vraag je diegene te gaan doen? Hieronder een aantal stappen die je daarbij kunnen helpen.
1. Start met het doel
Wat wil je bereiken? Probeer zo specifiek mogelijk te zijn. Dat kan variëren van het beter (online) samenwerken tussen buitendienst en binnendienst, het beter delen van informatie met klanten tot een besparing op licentiekosten. Het doel moet op de een of andere manier ook bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie.
Deze stap moet jezelf doen. Het doel is leidend voor alle andere stappen en dient gedurende het traject steeds als referentie. Draagt hetgeen we aan het doen zijn nog steeds bij aan het te bereiken doel?
2. Onderscheid doelgroepen
Begin met te onderkennen dat ‘one size does not fit all’. Vaak wordt gedacht (of eigenlijk gehoopt) dat een kant-en-klare en generieke lekker praktische oplossing voor iedereen werkt. Het idee dat als alles nu eens overal online beschikbaar is voor iedereen de oplossing zou zijn, is een illusie. Vervolgens wordt veel tijd en moeite gestopt in het ‘uitrollen en implementeren’ van wat bedacht is. En daarna wordt er weer veel tijd besteed aan het onderzoek waarom het niet werkt.
Betrek medewerkers in het proces
De reden is volgens mij simpel: mensen veranderen alleen als de nieuwe manier van werken hun werk echt ondersteunt; als het efficiënter, beter of makkelijker wordt. Of als het er leuker van wordt. Je kan vinden dat je best weet wat je collega’s willen en wat hun helpt. Toch ben ik ervan overtuigd dat ze het zelf beter weten. Daarom moet je het ze vragen. Begin bij het benoemen van doelgroepen, zodat je weet wie je het moet vragen. De indeling in doelgroepen is afhankelijk van het doel dat je wilt bereiken.Tot slot moet bepaald worden in welke rol medewerkers betrokken worden: mogen medewerkers meeweten, meedenken, meedoen of meebeslissen.
Deze stap kan deels worden uitgevoerd door een (interne of externe) opdrachtnemer. Beoordeel of de indeling in doelgroepen een logische is, in relatie tot het doel dat je wil bereiken. De keuze in welke rol medewerkers betrokken worden, is er een van de opdrachtgever.
3. Inventariseer wensen en behoeften van medewerkers
Medewerkers worden optimaal gefaciliteerd wanneer zij zelf kunnen aangeven hoe ze ondersteund willen worden en waar behoefte aan is, als het gaat om zaken als online communiceren, kennis delen en samenwerken. Die hulpvraag verandert in de loop van de tijd en er komen nieuwe medewerkers bij. Investeringen zijn rendabel, als de wensen van de eindgebruikers vanaf dag één de juiste aandacht krijgen.
Voor iedere doelgroep moet geïnventariseerd worden wat hun wensen en behoeften zijn en welke prioriteiten zij stellen, binnen de scope van het doel. Het blijkt dat het betrekken van de medewerkers bijdraagt aan commitment en belangrijk is voor het draagvlak van de medewerkers. De wensen en eisen kunnen vertaald worden naar functionele eisen.
Deze stap kan prima worden uitgevoerd door een opdrachtnemer. Het vertalen van wensen en eisen naar functionele eisen (zeker als er een ICT-oplossing bij zit) is iets wat specifieke kennis en vaardigheden behoeft en moet juist door iemand met die kennis worden uitgevoerd.
4. Bepaal de randvoorwaarden vanuit de organisatie
Het realiseren van alle mogelijke wensen van medewerkers is niet realistisch of minimaal erg kostbaar. De organisatie bepaalt de randvoorwaarden, waarbinnen de wensen en behoeften van medewerkers gerealiseerd kunnen worden. Voor hoeveel mensen geldt het, tot welk niveau mag het gepersonaliseerd zijn, budget voor een oplossing, toegankelijkheid op meerdere devices (telefoon, tablet), vormgeving, stijl, type informatie etc.
Datzelfde geldt voor de technische oplossing, als dat onderdeel van de nieuwe manier van werken is: in de ideale wereld is techniek maakbaar en kan alles. De realiteit is dat niet alles kan of dat het onbetaalbaar wordt. Vanuit de techniek moet bekeken worden waar al in is voorzien, waar de oplossing op moet aansluiten, wat er mogelijk is en wat er echt niet kan of niet mag. Een nulmeting (scan) van de huidige ICT-omgeving is handig. In de scan worden hardware, netwerk, applicaties, security en eventuele risico’s met betrekking tot continuïteit, performance en andere zaken bekeken.
Daarna kan beoordeeld worden wat de wensen zijn en in hoeverre deze binnen de bestaande ICT-omgeving danwel door middel van een uitbreiding of aanpassing hierop kunnen worden gerealiseerd.
De organisatorische randvoorwaarden moet je zelf op orde hebben, bij voorkeur in een zo vroeg mogelijk stadium. De meer technische scan kan worden (of wordt bij voorkeur) uitbesteed.
5. Analyseer
Nu komt alles bij elkaar: het overzicht van wensen, behoeften, werkwijzen en mogelijkheden, gerelateerd aan de doelstelling. Op basis van prioriteiten moeten er worden besloten wat er wel en niet ingevoerd gaat worden. Ook bij deze stap geldt dat medewerkers een rol hebben. In het begin is gekozen voor meeweten, meedenken, meedoen of meebeslissen. Dat geldt voor het hele traject!
De analyse kan uitstekend door een opdrachtnemer worden gedaan. Het stellen van prioriteiten niet; dat is een keuze van de opdrachtgever (afgestemd met achterban).
6. Realiseer
In de vorige stap is bedacht wat als eerste gerealiseerd wordt. Eerst de prioriteiten en daarna de rest. Een gefaseerde invoering dus. Zorg eerst dat wat aangeboden wordt, werkt en aansluit bij de behoeften van de medewerkers. Leer daarvan en neem het mee in de volgende iteratie. Dit is bij uitstek geschikt om door een opdrachtnemer uit te laten voeren. Bouw wel een beslismoment in na iedere fase, zodat bijsturen eenvoudig is.
7. Begin opnieuw
Mensen en hun wensen veranderen, de organisatie verandert. Als goed opdrachtgever moet je onderkennen dat het een doorlopend proces is. Niet iedere keer zal de verandering even groots en meeslepend zijn. Oog blijven houden, ook voor kleine veranderingen, is een must.
Kortom
Geef als opdrachtgever veel aandacht aan het vaststellen van het doel en het blijven toetsen daaraan, bepaal wat de rol van medewerkers is, stel randvoorwaarden en prioriteiten en realiseer in fasen, zodat er ruimte is voor voortschrijdend inzicht. En laat de rest aan de professionals over ;-)!
Over de auteur
