Tools en apps voor projectmanagement: 2 praktijkcases

De wens van het individuele teamlid staat altijd centraal. Dat is de mens die jij wil faciliteren in zijn werk. Passende online ondersteuning voor projectteams kies je op basis van hun activiteiten. Hoe? Hier twee voorbeelden van het “activiteitgericht kiezen” van Tools en Apps voor projectmanagement.

Enkele weken geleden bleek uit onderzoek dat applicaties voor projectmanagement nog maar zeer beperkt worden gebruikt. Best opvallend in een wereld waarin we steeds meer samenwerken in vaste of tijdelijke teams, met mensen uit de eigen organisatie in combinatie met mensen vanuit het netwerk. Deze “nieuwe manier van werken” vraagt om flexibele ondersteuning. Ondersteuning die moet worden ingericht op basis van de specifieke wensen van individuele teamleden en de taak waar zij voor staan.

Eerder heb ik de aanpak van activiteitgericht kiezen kort toegelicht. Bij deze aanpak staan de individuele teamleden en hun activiteiten (bijdragen aan het projectresultaat) centraal. Het gaat dan om activiteiten als: het vastleggen van inhoud, het delen/aanvullen/aanscherpen van die inhoud, overleggen en afstemmen, taakmanagement en -planning, overzicht van de voortgang, tijdregistratie en bijvoorbeeld budgetmonitoring.

Om de aanpak van activiteitgericht kiezen concreet te maken, beschrijf ik hieronder twee cases. Ik neem twee projecten als voorbeeld en beschrijf aan de hand van persona’s met userstories welke online projectondersteuning passend is voor het projectteam.

Case 1: ondersteuning voor het productdevelopment team

Het projectteam heeft als doel een bestaand product door te ontwikkelen tot webapplicatie en het product met aanvullende dienstverlening voor te bereiden op een hernieuwde marktintroductie. Het projectteam bestaat uit 2  productexperts en een MarCom adviseur uit de interne (klant)organisatie, een accountmanager en 2 developers van de applicatieleverancier, 2 creatieve zelfstandige digitale-communicatie adviseurs én een externe projectleider. Het team heeft de volgende projectresultaten gedefinieerd: de webapplicatie, een website met video, animaties en screencasts en een businessplan. De doorlooptijd van het project is 8 maanden.

Met alle individuele teamleden is de gewenste ondersteuning geïnventariseerd. Dit heeft geleid tot de volgende generieke en specifieke wensen:

Het projectteam wil:

• dat teamleden op de hoogte zijn van de voortgang en laatste ontwikkelingen en besluiten
• dat teamleden eenvoudig input kunnen leveren voor het PvE voor de webapplicatie en website en het businessplan. Werken in co-creatie, omdat de benodigde kennis verspreid is
• één gezamenlijke projectplanning en actielijst met snel overzicht van de eigen planning en taken
• een dynamische agenda voor de teamvergaderingen
• open en transparante communicatie, zonder overload. Liefst geen mail-to-all

De projectleider wil:

• de voortgang en inhoudelijke discussies kunnen monitoren en voor de verantwoording vastleggen

De productexpert en de MarCom adviseur uit de interne organisatie willen:

• Eenvoudig feedback kunnen geven op de producten die worden ontwikkeld in het project

De applicatieleverancier wil:

• eenvoudig vragen over de website en webapplicatie kunnen stellen aan teamleden
• gebruikmaken van Pivotal Tracker als takenlijst bij de ontwikkeling van functionaliteiten voor de website en de webapplicatie

De communicatieadviseur extern wil:

• eenvoudig vragen over de website, video’s en screencasts kunnen stellen aan teamleden
• een plek hebben om grafische elementen voor de website, video en screencast te kunnen tonen en daar direct feedback op kunnen ontvangen

De projectteamleden beschikken over gemiddelde digitale vaardigheden en er is een beperkt budget beschikbaar. Er zijn geen randvoorwaarden vanuit de (klant)organisatie ten aanzien van techniek. De projectleider heeft wel de wens om de projectomgeving een eigen identiteit mee te geven. Om zo het werken in co-creactie en het gevoel van gezamenlijke resultaatverantwoordelijkheid te benadrukken.

De oplossing

Op basis van de wensen en behoeften van bovenstaande persona’s en de kenmerken van het project, zou ik kiezen voor een projectomgeving op basis van GoogleSites, met gebruik van GoogleDocs, GoogleCalendar en de koppeling met Pivotal Tracker. Alles volledig webbased. Samenwerken vanuit de browser.

 

GoogleSites vormt de basis. Met Sites maak je eenvoudig een eigen projectsite waarbij je kan kiezen uit een set van beschikbare templates of je maakt een eigen inrichting. Voor dit projectteam bestaat de Sites-inrichting uit de volgende functionaliteiten:

• Berichten, voor het posten van berichten met de laatste ontwikkelingen, nieuws en aankondigingen. In deze besloten blog kunnen de concepten voor de website, video en screencast worden gedeeld.
• Taken, voor het verdelen, bespreken, afspreken van taken en acties
• Vragen, voor het stellen en bediscussiëren van vragen en het vastleggen van de uitkomsten
• Projectleden, voor het overzicht van wie is wie met contactgegevens
• Vergaderagenda, voor het dynamisch opbouwen van de agenda voor het periodiek teamoverleg

In de projectomgeving zit de koppeling met GoogleCalendar. Dit is een speciaal voor het project opgezette agenda die wordt weergegeven in de projectomgeving én die gedeeld is met alle teamleden. Op deze manier heeft iedereen altijd inzicht in de projectplanning en de deadlines. Er zijn diverse methoden om de projectagenda te koppelen met de persoonlijke agenda’s van teamleden in bijvoorbeeld Outlook of GoogleApps.

Samenwerking op inhoud doet het projectteam in GoogleDocs. Doordat alles bij Google zelf in realtime wordt opgeslagen, kan het team zeer eenvoudig met meerdere mensen tegelijk aan documenten samenwerken. Er is geen versiebeheer meer nodig en iedereen beschikt altijd en overal over de laatste versie. Wijzigingen worden automatisch bijgehouden zodat alle teamleden de inhoudelijke ontwikkeling kunnen volgen.

In projectomgeving in Sites zit een harde link naar Pivotal Tracker. Dit is een toepassing die de applicatieleverancier intern gebruikt om ontwikkelprojecten (functionaliteiten voor de website en de webapplicatie) op te delen in taken voor zijn developers. Het projectteam spreekt af dat alle ontwikkelacties voor developers in Pivotal Tracker worden bijgehouden en de accountmanager periodiek een overzicht van de voortgang post als bericht in de GoogleSites projectomgeving.

De look-and-feel van Sites kan aangepast worden op de wensen van het projectteam. Projectnaam, klantlogo en unieke kleurstelling en foto’s van de leden van het projectteam dragen bij aan het teamgevoel en het gevoel van gezamenlijke verantwoordelijkheid. Na het aanmaken van een Google-account kunnen alle teamleden aan de slag.

Kosten: De Google-diensten zijn onderdeel van Google Apps for Business. Abonnementskosten bedragen €40,- per jaar per gebruiker. Gebruik van Pivotal Tracker kost €14,- per maand.

Case 2: ondersteuning voor het evenement team

Het projectteam heeft als doel om, vanuit naam van een vereniging van professionals, een evenement te organiseren met workshops voor vakgenoten. Het projectteam bestaat uit de 3 initiatiefnemers; de dagvoorzitter (teven projectleider), een verantwoordelijke voor marketing & communicatie en een verantwoordelijke voor de organisatie en techniek op locatie. Alle drie de teamleden doen dit project naast hun dagelijkse werk, willen er zo min mogelijk tijd mee bezig zijn, maar weten dat een goede voorbereiding de helft van het werk en succes is. Het team heeft de volgende projectresultaten gedefinieerd: een dag evenement, met 2 keynotes, 8 workshops, 80 deelnemers en een netwerkborrel. De doorlooptijd van het project is 2,5 maand.

Met alle individuele teamleden is de gewenste ondersteuning geïnventariseerd. Dit heeft geleid tot de volgende generieke en specifieke wensen:

Het projectteam wil:

• één gezamenlijke actielijst en de mogelijkheid om taken toe te wijzen en daar opmerkingen over toe te voegen. Ieder teamlid is verantwoordelijk voor zijn eigen deel in het totaal.
• dat teamleden elkaar op de hoogte kunnen houden van de voortgang in acties en eventuele knelpunten
• open en transparante communicatie, zonder overload. Liefst geen mail-to-all

Dagvoorzitter en projectleider wil:

• een plek hebben om het plan van aanpak en het concept van het evenement met inhoud van de workshops vast te leggen
• een slimme opzet voor het vastleggen van de keynotes en workshop begeleiders

Verantwoordelijke voor marketing en communicatie wil:

• een plek hebben om concept teksten te delen voor feedback
• een slimme opzet voor de inschrijving en registratie van deelnemers

Verantwoordelijke voor de organisatie en techniek op locatie wil:

• een plek hebben om de wensen en eisen van de keynotes en workshop begeleiders ten aanzien van technische ondersteuning te inventariseren
• een plek om het draaiboek voor het evenement te delen met teamleden voor feedback
• een gedeelde checklist voor de benodigde techniek en een checklist voor problemen waarbij teamleden de voortgang en oplossingen kunnen volgen

De projectteamleden beschikken over uitstekende digitale vaardigheden en willen zo veel mogelijk online samenwerken. Er is geen budget beschikbaar voor de interne organisatie van het projectteam (is vrijwillig).

De oplossing

Op basis van de wensen en behoeften van bovenstaande persona’s en de kenmerken van het project zou ik kiezen voor een projectomgeving op basis van Wunderkit. In combinatie met een fileshare als Dropbox voor het delen van documenten. Dit omdat het projectteam vooral op zoek is naar “lean en mean” ondersteuning voor het taakmanagement, de afstemming en het overzicht van de voortgang. Men werkt voornamelijk zelfstandig aan de eigen taken en heeft beperkte interactie op de inhoud.

Wunderkit is samenwerken aan projecten vanuit de browser. In Wunderkit maakt men voor ieder project een “workspace” aan met projectinformatie. Naast de naam van het project geeft men hier aan of het project “besloten” of “publiek” is. Besloten projecten zijn alleen op uitnodiging toegankelijk. Vervolgens bestaat iedere workspace uit 3  tabbladen:

Dashboard
Het dashboard geeft een overzicht van statusupdates, projectactiviteiten en de openstaande taken op naam. Het dashboard geeft overzicht van wie er aan het project is toegevoegd, wie er een taak heeft aangemaakt, aan wie die is toegewezen en wie er een notitie heeft geschreven. Het dashboard geeft overzicht van de projectvoortgang en iedereen kan daarop reageren, aanvullen en aanscherpen.

Tasks
Het aanmaken, verdelen, plannen en afvinken van taken vormt de kern van Wunderkit. Binnen tasks kan men lijsten met taken aanmaken, taken op een ingangs- en einddatum zetten en toewijzen aan een teamlid. In het overzicht van taken staan de taakeigenaren en de deadlines. Ieder teamlid kan op taken reageren en informatie toevoegen. Betrokken personen krijgen een pushbericht per mail en worden meteen op de hoogte gesteld.

Notes
Notes biedt de mogelijkheid om alle notities rondom het project gezamenlijk vast te leggen. Iedereen kan notities over het gemaakte afspraken in vergaderingen vastleggen en daarop aanvullen of reageren. Maar het is ook mogelijk om brainstorm resultaten, of delen van een draaiboek erin vast te leggen en daar later op door te bouwen.

Voor het delen van documenten gebruikt het projectteam Dropbox. Dropbox biedt (gratis) online opslagruimte en is tevens een uitstekende synchronisatietool: lokaal opgeslagen bestanden worden automatisch gesynchroniseerd met de Dopbox server. Dankzij de automatische synchronisatie hebben alle teamleden zo altijd toegang tot de laatste versie van de relevante bestanden voor het project.

Kosten: Wunderkit is gratis! Dropbox is gratis tot 2 Gb.

Denk na over een slimme projectomgeving

Bij het kiezen van passende projectmanagement ondersteuning staan de individuele projectleden en hun activiteiten (bijdragen aan het projectresultaat) centraal. In samenwerking met hen moet geïnventariseerd worden wat hun kernactiviteiten zijn en welke wensen en behoeften zij hebben en in hoeverre zij digivaardig zijn. Daarnaast zijn er mogelijk technische en budgettaire randvoorwaarden vanuit de organisatie en wensen ten aanzien van de look-and-feel. Dat overzicht vormt de basis voor het afwegen van verschillende applicaties en combinaties.

Passend bij de situatie probeer ik projectteams mee te nemen in het kiezen van slimme ondersteuning. Dat kan variëren van het begeleiden van een compleet op maat gemaakte projectomgeving met gebruikerstraining. Tot het op weg helpen van teams met slimme kleine (gratis) online tools en apps. Ik ben namelijk van mening dat we met het verbeteren van ons projectmanagement aan productiviteit kunnen winnen én dat we beter projectmanagement slim online kunnen ondersteunen.