Online betalen in je webshop: hoe regel je het beheer?

De e-commerce markt blijft maar groeien en webshops schieten als paddenstoelen uit de grond. Als ondernemer kun je bijna niet anders dan je producten online aanbieden, maar een goede webwinkel is niet 1-2-3 opgezet. Eén van de vragen waar veel online ondernemers bij het starten tegenaan lopen is ‘hoe zit het eigenlijk met online betalen?’. Om een (beter) inzicht te geven in de verschillende aspecten van online payments, starten we vandaag met de artikelenreeks ‘De wereld van online betalen’.

Als je een ervaren webwinkelier bent of je bouwt bijvoorbeeld webshops voor online ondernemers, dan is de kans groot dat je van een en ander al op de hoogte bent. Deze artikelenreeks is dan ook voornamelijk bedoeld voor ondernemers die nog niet zoveel af weten van online betalen. We beginnen met de verschillende mogelijkheden om de online betalingen in je webshop te beheren.

Drie opties

Eén van de onderdelen van een webshop dat niet voor elke (beginnende) online ondernemer direct vanzelfsprekend is, is het beheer van de online betalingen. Dit onderdeel is echter onontbeerlijk en kan een grote rol spelen bij het vergroten van de conversie en uiteindelijk de omzet van je webshop. Je hebt de keus uit 3 opties: óf je regelt alles zelf óf je gaat in zee met een distribuerende Payment Service Provider (PSP) óf je laat een groot deel van je online payment zaken regelen door een collecterende PSP.

Het heft in eigen handen

Je kunt ervoor kiezen om zelf de betaalmethodes in je webshop te verzorgen. Dit heeft als grote voordeel dat je zelf direct het contact met alle verschillende partijen kunt onderhouden. Je hebt niet te maken met een tussenliggende partij, dus als er iets aan de hand is, kun je de betrokken partij er direct zelf op aanspreken. Ook kun je de processen rondom de betalingen, zoals je administratie helemaal zelf inrichten.

Het betekent wel dat je alles rond de payments in je webshop zelf moet regelen. Je te maken krijgt met verschillende contracten met aanbieders van betaalmethodes. Een nadeel daarvan is dat als je als kleine partij deals sluit met grote instellingen als creditcardmaatschappijen en Currence, de eigenaar van iDEAL. Je onderhandelingspositie als partij alleen is niet sterk en de kans bestaat dat je daardoor hoge (transactie)kosten betaalt.

Bedrijven die ervoor kiezen om hun zaken zelf te regelen vinden het prettig om zelf de touwtjes in handen te hebben. Met een beperkt aantal betaalmethodes in je webwinkel is dit vaak goed te doen. Het kan je echter boven het hoofd groeien als je bijvoorbeeld ook met buitenlandse partijen in zee gaat. Dit hangt natuurlijk af van de bedrijfsvoering en grootte van je bedrijf.

De Payment Service Provider : Wat doe die precies?

Payment Service Providers (PSP’s) nemen al een aantal jaren een prominente plek in binnen de wereld van het online betalen. Toch bestaat vaak nog onduidelijkheid over wat precies de rol is van een PSP. Een veel voorkomende verwarring is het idee dat een PSP ‘een soort iDEAL’ is. Die veronderstelling klopt niet. Het grote verschil is dat iDEAL, of bijvoorbeeld een creditcard, een soort betaalmethode is waarmee je online kunt betalen. Een PSP sluit contracten af met verschillende soorten betaalmethode providers, zodat deze betaalmethodes binnen één contract kunnen worden afgenomen door de webwinkeliers. In de afbeelding hiernaast is dat schematisch in beeld gebracht.

Per betaalmethode betaalt de webwinkelier een percentage van het transactiebedrag of een vast bedrag per transactie aan de PSP. Soms rekenen PSP’s bij een betaalmethode zowel een percentage als een vast bedrag per transactie. De meeste PSP’s bieden naast de betaalmethodes verschillende webshop- of betaalmodules aan die te gebruiken zijn (al dan niet tegen betaling) om de betaalmethodes gemakkelijk in de webshop te integreren.

De webwinkelier kan bij een PSP dus met 1 contract verschillende betaalmethodes afnemen. Er zijn 2 soorten PSP´s: de distribuerende PSP en de collecterende PSP. Hieronder wordt uitgelegd wat deze verschillende soorten PSP’s doen.

De distribuerende Payment Service Provider

Er zijn PSP’s die zich puur richten op het leggen van de technische koppeling tussen de webwinkel(ier) en verschillende betaalmethodes. Dit zijn de zogenaamde distribuerende PSP’s. Voor de webwinkelier betekent het gebruik maken van deze soort PSP:

• De verschillende betaalmethodes die de PSP aanbiedt, zijn binnen 1 contract in je webshop te implementeren.
• Het koppelen van bestellingen en binnenkomende betalingen moet je zelf in de back office van je webwinkel regelen.
• Het cash management van je onderneming regel je zelf.
• Je onderhoudt zelf de contacten met de verschillende banken  die de transacties van de consument aan jou als webwinkelier uitbetalen.

Het werken met een distribuerende PSP zorgt ervoor dat je als webwinkelier niet meer alle verschillende contacten en contracten met de betaalmethode leveranciers hoeft te onderhouden. Dit betekent minder administratieve rompslomp dan als je dit zelf moet afhandelen. Toch heb je met een distribuerende PSP nog veel zaken die je zelf regelt. Het is afhankelijk van je bedrijfsvoering en de grootte van je bedrijf of het wenselijk is om dit zelf te doen of om nog meer taken rond het afhandelen van online betalingen uit handen te geven.

De collecterende Payment Service Provider

Er zijn Payment Service Providers die naast de technische koppeling tussen de  betaalmethodes en de webwinkel, ook de verwerking van alle binnenkomende betalingen regelen voor de webwinkelier. Dit zijn de zogenaamde collecterende PSP’s. Zij nemen niet alleen contracten met de verschillende aanbieders van betaalmethodes voor hun rekening, maar sluiten ook contracten af met de banken die de consumententransacties uitbetalen aan de webwinkeliers.

Deze PSP’s zorgen ervoor dat de webwinkelier de binnengekomen transacties met vaste regelmaat in één batch (een verzameling van alle transacties over een bepaalde tijd) in de gewenste valuta op zijn rekening ontvangt. Over het algemeen biedt dit type PSP vaak nog extra services om het gebruik van de betaalmethodes nog gemakkelijker te maken voor webwinkeliers. Deze extra aangeboden services verschillen per PSP. Voorbeelden van extra mogelijkheden zijn:

• De mogelijkheid om vaker (bijv. 1 x per week i.p.v. 1 x per maand) uitbetaald te worden.
• De mogelijkheid tot e-invoicing (online facturatie).
• Tools om fraude te voorkomen.
• Real-time statistieken van alle betalingen in je webshop.

Het aansluiten bij een collecterende PSP zorgt ervoor dat een webwinkelier een heleboel werk uit handen wordt genomen. Hier staat tegenover dat de webwinkelier het afhandelen van zijn betalingen overlaat aan de PSP. Daarbij staat het geld van een transactie niet direct op de rekening van de webwinkelier. Sommige ondernemers ervaren dit als vervelend en voelen zich te afhankelijk van de PSP. Ook hier geldt weer dat het helemaal afhangt van de wensen van de ondernemer en het soort bedrijf of dit een goede oplossing is voor het beheer van betaalmethodes.

Conclusie

Er zijn 3 mogelijkheden om het beheer van payments in je webshop te regelen: je kunt het helemaal zelf doen, je kunt een deel uit handen geven aan een distribuerende PSP of je laat het overgrote deel van het beheer van je online payments over aan een collecterende PSP. Als je een keuze maakt is het goed om te kijken naar de inrichting en grootte van je bedrijf, het soort en aantal betaalmethodes dat je wilt aanbieden en natuurlijk wat je zelf prettig vindt. Het belangrijkste is dat je een weloverwogen keuze maakt, zodat je weet waar je aan begint en niet voor verrassingen komt te staan!

Heb je een reactie of heb je suggesties voor het vervolg van deze reeks ‘De wereld van online betalen’, laat het dan hieronder in de reacties weten!