Het virtuele werken: tips om over te gaan op werken in de cloud

Je hebt gekozen voor de voordelen die de cloud biedt om je organisatie te ondersteunen. Waar moet je dan allemaal aan denken? In een vorig artikel is collega Elsa van Bruggen ingegaan op redenen waarom je zou kiezen voor ondersteuning van je organisatie vanuit de cloud en de mindshift die daarvoor nodig is. In dit artikel zet ik een aantal tips over het werken in de cloud op een rijtje.

Betrek de gebruiker

Het mag inmiddels duidelijk zijn dat het betrekken van mensen uit de organisatie bij het ontwikkelen van een online samenwerkomgeving een must is. Eén van de conclusies van het congres Intranet 2011 was: ‘Vergeet technologie, focus op de gebruiker.’ Mooier had ik het niet kunnen zeggen. En briljante oplossing vanuit IT-perspectief bezien, kan de plank volledig misslaan, hoe mooi ook bedacht. Wij geloven dat juist bij de ontwikkeling – of beter gezegd: samenstelling – van de optimale app-mix de inbreng van medewerkers een van de kritische succesfactoren is. Dan moet je wel weten wat de gebruiker wil. De meest eenvoudige manier om daar achter te komen, is door het te vragen. Stel vragen over behoeften in werkgroepjes, borduur voort op positieve ervaringen en vraag wat er nu niet werkt en waarom niet. Ga er niet te snel vanuit dat je dat wel weet. Vraag echt door naar waar wél behoefte aan is. Op een rij zetten wat de ‘must haves’ en ‘nice to haves’ zijn, kan hierbij helpen.

Experimenteren

Vervolgens kun je de ruimte geven om de early adapters te laten experimenteren in het klein. Bekend is dat mensen privé ook groot en wijs genoeg zijn om zelf keuzes te maken over welke apps ze wel en niet gebruiken en wat helpt. Dat kunnen ze in het werk ook prima inzetten. Vraag een groepje zelf de optimale mix samen te stellen en er een tijdje mee te werken. Leer van hun experiment. Dat lijkt in eerste instantie geen rechte weg naar een corporate oplossing, maar wel een handige tussenstap om te komen tot een echt werkende oplossing.

Voorkom complete chaos

Als het zo makkelijk is om allerlei apps te gebruiken – en wellicht weer snel weg te gooien – én als je medewerkers vrij laat in wat ze willen gebruiken, kan de samenhang onder druk komen te staan. Het is bijvoorbeeld wel de bedoeling dat álle medewerkers bij bepaalde documenten kunnen. En dus is het minimaal noodzakelijk dat verschillende applicaties goed kunnen communiceren, of dat er gekozen wordt voor één app voor dat doel. Regie op de samenhang en het maken van werkafspraken is dan ook echt nodig. Niet door te vertellen wat er allemaal wel en niet mag, wél door goed te luisteren waar behoefte aan is, verwachtingen te managen en een oplossing te realiseren die zo veel mogelijk of zo goed mogelijk aansluit. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een enterprise appstore: op enterprise niveau de samenhang, maar binnen de store veel ruimte voor individuele voorkeuren.

Communiceer daarbij dat het streven is om zo veel mogelijk wensen te vervullen, maar dat 100% helaas niet gaat lukken. Praat over de verwachtingen: wat ga je wel en wat ga je niet realiseren? Wat zijn eventuele alternatieven? Een product uit de cloud heeft nu eenmaal verminderde aanpasbaarheid, en je bent afhankelijk van de veranderingen die de bouwers doorvoeren. Meestal is dat gunstig (omdat je meer mogelijkheden hebt), soms is dat erg vervelend. Enige flexibiliteit en aanpassingsvermogen is dus wel nodig.

Gefaseerd implementeren

Als de oplossing eenmaal bedacht en gebouwd is, zal iedereen gaan overstappen. Ook dan kun je kiezen of je dat in 1 keer doet (alle mensen, alle apps), of gefaseerd, zowel qua product als aantal mensen. Of in extreme: implementeer een klein stukje, werk ermee, leer ervan en pas de volgende stap daarop aan. Vanuit een enterprise app-store gedacht is dit heel goed mogelijk. Dit in tegenstelling tot 1 grote corporate uitrol.

Wentijd inruimen en vraagbaak inrichten

Overstappen op de cloud betekent veelal een andere manier van werken dan de meeste mensen gewend zijn. Op sommige vlakken zal de werkwijze niet geheel herkenbaar zijn. Dat kan (som veel) weerstand opwekken. Het helpt om medewerkers de tijd geven hieraan te wennen én bijvoorbeeld een vraagbaak in te richten. Medewerkers kunnen makkelijk vragen stellen en snel hulp krijgen en bijvoorbeeld ‘how to’s’  lezen. Houd deze vraagbaak vervolgens ook nog een tijd actief na de implementatie, zodat medewerkers hier in het begin op kunnen terugvallen.

Ondersteuning regelen

Ook de ondersteuning werkt anders: waar je eerst gewoon de interne IT-helpdesk belde en die je probleem (al dan niet snel) kon oplossen, ben je nu afhankelijk van de service en ondersteuning van de bouwer. Dat heeft ook weer zo zijn voor- en nadelen. Het nadeel is dat je niet precies van tevoren weet hoe goed en snel ze jouw specifieke probleem kunnen oplossen, of überhaupt beschikbaar zijn voor vragen. Het voordeel is dat andere gebruikers hun problemen en oplossingen op fora met elkaar delen. Dat is – als jouw probleem en oplossing ertussen staan – vaak vele malen sneller en simpeler dan een procedure met een helpdesk. De bouwer gebruikt die fora weer om input voor verbetering te krijgen, zodat de grootste ‘fouten’ er snel uitgehaald worden. Bedenk vooraf hoe je de vragen vanuit de organisatie gaat beantwoorden. Benaderen mensen zelf de ‘bouwers’, loopt dat via de bedrijfshelpdesk, of faciliteer je de mensen in het zelf zoeken van een oplossing door ze de juiste links naar fora te geven?

Realistisch budgetteren

100% custom made kan, maar is erg duur. Een gestandaardiseerde samenwerkomgeving biedt te weinig ruimte voor individuele voorkeuren. Door gebruik te maken van verschillende applicaties en tools zit je daar tussenin. Daarmee is het mogelijk om voor een goede prijs en op een redelijk hoog niveau individuele voorkeuren te faciliteren. Maar bedenk wel dat je met het werken in de cloud niet direct bespaart op je financiële investering. Je betaalt wel minder (of niets) voor de techniek en licenties, maar bent meer tijd en geld kwijt aan het inrichten van de organisatie en het begeleiden van medewerkers.

De winst? Die zit ‘m in de exploitatie. Je betaalt maandelijks minder aan de techniek maar medewerkers zijn ook tevredener en werken efficiënter. Ze maken namelijk gebruik van spullen die goed aansluiten bij hun eigen wensen.

Dus…

Met de cloud-benadering als basis voor je online samenwerkomgeving, kun je naar eigen inzicht applicaties en tools mixen waarmee je (bijna) eindeloze mogelijkheden kunt creëren. Met een goede training, vraagbaak en een goed product kom je een eind, maar niet ver genoeg. Het is niet de verandering aan de toolkant, maar de verandering aan de menskant die doorslaggevend is. Laat de mensen mee bepalen. Tot slot, wanneer gekozen oplossingen écht werken en ondersteunen, zijn mensen daar blij daarmee. Wij zijn ervan overtuigd dat blije mensen beter werken! Jij ook?