De kracht van de cloud

De keuze aan tools op het internet (‘cloud’) is enorm en ze worden steeds professioneler. Bijna alles is al bedacht en de ontwikkelingen gaan door, in razend tempo. Wil je verzekerd zijn van state-of-the-art ondersteuning in je werk, maak dan gebruik van wat beschikbaar is. Probeer en experimenteer. Maar werkt dat wel echt zo?

Beide benen op de grond

Voordat je aan het werk gaat met tools uit de cloud is het belangrijk om er even bij stil te staan dat er een aantal dingen anders zullen zijn dan je bent gewend. In de privésfeer werken veel mensen al een tijd met allerlei (gratis) beschikbare tools (Skype, WordPress, Gmail) en zijn gewend aan de mogelijkheden daarvan, maar ook aan de kaders of beperkingen. En dat is nou juist iets dat bij het zakelijk gebruik wel eens vergeten wordt.

Organisaties zijn gewend aan vaste processen als er gekozen wordt voor een (nieuwe) ICT-oplossing. Systemen worden aangeschaft ter ondersteuning van de bedrijfsprocessen en vaak valt de keuze op grote pakketten, enterprise oplossingen, die via maatwerk worden aangepast aan de organisatie.

Tools uit de cloud zijn echter niet zomaar ‘custom made’ voor de organisatie. Een samenwerkomgeving bijvoorbeeld (denk aan Basecamp of Teambox) is gestandaardiseerd en niet gemaakt met de intentie om aanpasbaar te zijn voor elke organisatie. En als er al mogelijkheid is om de tool meer aan te laten sluiten bij de wensen van de organisatie, dan kost dat vaak veel tijd en specialistische kennis. Er gaat daarom een belangrijke mindshift vooraf aan het succesvol zakelijk inzetten van tools uit de cloud.

Onderstaand filmpje geeft een goede uitleg over wat werken in de cloud, ‘cloud computing’, inhoudt.

Dat gezegd hebbende… waarom zou je dan wel kiezen voor werken in de cloud? Een aantal redenen:

Proberen in plaats van implementeren

Het uitproberen van een tool heeft veel minder om het lijf dan het implementeren van een zware applicatie. Dat maakt het mogelijk om te experimenteren. Het stelt medewerkers en teams in staat om ongedwongen te ondervinden met welke tools zij zich maximaal ondersteund voelen in hun werk, zonder dat ze vanuit de directie of ICT-afdeling worden opgelegd. Bovendien, als iets niet blijkt te werken, zijn er voldoende alternatieven om uit te proberen.

Individu staat centraal

Enterprise-applicaties worden aangeschaft en aangepast om goed aan te sluiten bij de wensen van de organisatie (bijvoorbeeld vanwege de koppeling met bestaande systemen). Bij het werken in de cloud staat echter de wens van het individu centraal. Er wordt geredeneerd vanuit de personen die de werkzaamheden uitvoert en het optimaal ondersteunen van hen. Uiteraard is ook hier 100% satisfaction op individueel niveau niet haalbaar, maar door mensen vrijer te laten in hun keuze voor techniek is het wel mogelijk om op hoog niveau individuele voorkeuren te faciliteren.

State of the art

In de cloud werken staat vaak gelijk aan werken met splinternieuwe, ‘state-of-the-art’ spullen. De ontwikkelingen volgen elkaar razendsnel op en over het algemeen is het zelf installeren of aanschaffen van updates niet nodig. Kijk bijvoorbeeld naar het ontwikkeltempo van Google. De functionaliteiten die je vandaag niet hebt, zijn er morgen wel. De organisatie lift mee op de golf van innovatie en dat stelt je in staat om altijd voorop te lopen.

Efficiënt werken

Ook al zijn sommige tools die in de cloud worden aangeboden met slim programmeerwerk om te bouwen tot maatwerk, we kunnen juist veel leren van het standaard aanbod. Organisaties zijn gewend om de techniek aan te passen aan de manier waarop er al jaren gewerkt wordt, maar andersom redeneren kan heel waardevol zijn. De manier waarop we ons werk inrichten komt vaak voort uit gewoonte en niet vanuit efficiëntie. Grijp daarom niet te snel naar maatwerk, maar neem je manier van werken onder de loep en laat de tool je helpen om je werk en processen efficiënter in te delen. Het gaat niet alleen om de fit met de organisatie, maar ook om de fit met de taak.

Eigen expertise

De keuze voor een enterprise-oplossing komt veelal voort uit het gemak van ‘alles in één systeem hebben’. Maar is dat wel verstandig? De tools die in de cloud beschikbaar zijn, zijn namelijk specialistisch en erg goed in het ondersteunen van een onderdeel van het dagelijkse werk. Een goede tool voor het bijhouden van acties en taken bijvoorbeeld, levert eenvoudig meer overzicht op dan de standaard functionaliteit binnen een groot pakket. Bovendien zijn er steeds meer tools op de markt die met elkaar integreren.

Altijd benaderbaar

Informatie die is opgeslagen in de cloud is altijd overal beschikbaar. Iedereen kan eenvoudig vanaf thuis of onderweg documenten raadplegen, het CRM-systeem bijwerken, of presentaties laten zien met een iPad. Vergeten om documenten op een USB-stick te zetten of inloggen met een VPN is er niet meer bij.

Organiseer de cloud

Uit bovenstaande punten komt naar voren dat het werken op basis van cloud tools een andere manier van denken en werken met zich mee brengt. Vanzelfsprekend heeft dat ook consequenties voor het organiseren van ICT  en de manier waarop je de mensen in de organisatie daar op voorbereidt. Het is goed om mensen te betrekken bij de keuze voor tools die de hele organisatie aangaan. Of beter nog, faciliteer de eigen keuze van medewerkers. Neem medewerkers mee in die manier van denken en werken die anders is dan ze zijn gewend. Een mindshift wekt vaak weerstand op en mensen hieraan laten wennen én goed ondersteunen helpen hierbij.

Of er nu besloten wordt om de organisatie vrij te laten in de keuze voor tools, of dat er gewerkt wordt met een selectie ervan, een goede centrale plaats waar tools en mensen bij elkaar komen, geeft overzicht. Een (sociaal) intranet biedt een plaats voor koppelingen naar de verschillende tools, ondersteunt middels een ‘how-to’ onderdeel en geeft ruimte voor het stellen van vragen en het delen van kennis. Zie het als een ‘enterprise appstore’ met een helpdesk en community. Een juiste mix van tools en ondersteuning, geeft iedereen de ultieme persoonlijke shake!

Altijd verzekerd zijn van ‘state-of-the-art’ ondersteuning in je werk, op een efficiente manier passend bij jouw expertise. Streven naar ‘one size fits all’ past daar niet bij, net als het maatwerk om alles in één systeem onder te brengen daar niet bij past. Wees je daarvan bewust. Maak gebruik van wat beschikbaar is. Probeer en experimenteer. En als het niet voldoet, dan zoek je wat anders. Ja, dat werkt echt zo! Of is jouw ervaring anders?