Het intranet: laten we een nieuwe naam verzinnen!

Wat ’n uitvinding -2.0! Een website speciaal voor alle medewerkers van onbereikbaar.nl. Naast de website voor extern gebruik, is er nu ook een website waarop het nieuws intern kan worden medegedeeld. Iedereen van onbereikbaar.nl is nu altijd op de hoogte van het reilen en zeilen van het bedrijf. Werknemers zullen de cultuur kunnen inademen als de lucht boven een Zwitserse bloemetjesweide en in klantcontacten zal het bedrijf overkomen als een club met een zeer herkenbaar gezicht. Maar: onbereikbaar. Het fijne is ook dat de cultuur nooit in het geding komt, omdat er absoluut strikte controle is bij onze directie. Alles wat wordt gepubliceerd, zal eerst door onze hoogste CEO van onbereikbaar.nl worden gelezen. Na uitvoerige bestudering van de teksten en beelden (ja, ook dat kan) zal het desbetreffende artikel in het eerstvolgende MT worden besproken, waardoor de snelheid erin blijft. Na het MT volgt een terugkoppeling naar de directeur communicatie (dit is natuurlijk niet degene die het artikel heeft geschreven) in het eerstvolgende maandelijkse overleg. Deze neemt de opmerkingen van de RvB door met de redacteur van dienst en deze plant direct een moment in zijn agenda waarop hij het artikel zal herschrijven. Daarna zal deze procedure nog een keer in werking treden.

Je begrijpt het, op deze manier is de cultuur van onbereikbaar.nl gewaarborgd! Iedereen krijgt eenduidige en rechtlijnige informatie voorgeschoteld. Zo weten alle medewerkers waar ze aan toe zijn en hoeven ze zelf niet te veel na te denken over hoe ze de dingen gedaan moeten krijgen. Daar zijn bovendien ook de procedures en reglementen voor. Die kun je ook allemaal vinden op het intranet. Daarvoor is een heel overzichtelijke pagina ingericht, die je makkelijk kunt vinden vanaf de homepage. Je gaat namelijk naar het tabblad ‘Medewerkers’, naast ‘HRM’, ‘ICT’ en ‘De Redactie’ en boven ‘Mededelingen van directie’. Als je daar bent, zie je de verschillende categorieën waarvan je de hyperlink ‘Algemene richtlijnen’ moet hebben. Als je op die pagina bent beland, zie je een rijtje met verschillende soorten medewerkers. Als je vervolgens klikt op de soort, dan is het simpel. Je hoeft alleen nog maar te kijken naar je specifieke functieomschrijving en hoe lang je dienst bent…

Betekenis intranet?

Ben je daar nog? Je begrijpt dat het hier niet gaat om een bestaande organisatie en niet om het intranet van 2011. Tenminste dat hoop ik. Als we überhaupt nog over een intranet mogen spreken. Even de Van Dale erbij pakken:

Intranet: in·tra·net het; o -ten op internet lijkend computernetwerk binnen een bedrijf of instelling.

Toch ook maar even Wikipedia raadplegen:

Een intranet is een privaat netwerk binnen een organisatie. Het kan bestaan uit verschillende aan elkaar gekoppelde LAN’s. Voor de gebruiker is het net een private versie van internet. De meeste intranetten zijn via een gateway gekoppeld aan het wereldwijde internet. Het primaire doel van een intranet is het elektronisch delen van informatie binnen een organisatie. Tevens kan het gebruikt worden voor teleconferenties en om het elektronisch samenwerken in groepen te faciliteren en stimuleren.

Heutzutage: de trends en de invloed op Het Nieuwe Werken

Dit laatste neigt naar het soort intranet dat we in 2011 mogen verwachten. Delen van informatie, en zeker niet alleen top-down en via de IC-afdeling, HRM en ICT. Maar juist ook bottum-up, bottom-bottom etc. Kortom, het vormen van interactieve communities (of is dat dubbelop?).

Er is veel verschenen over het nut en de vorm van het intranet. Marloes Pomp pleit in dit artikel op communicatieonline.nl voor algehele afschaffing, en wel precies om bovenstaand verhaal met de nadruk op het negatieve zendgedrag van de afdeling interne communicatie. Dit vind ik echt wel te kort door de bocht, aangezien een intranet (misschien een andere naam verzinnen?) zoveel méér kan bieden. In eerste instantie aan de organisatie intern, maar het intranet kan natuurlijk ook buiten de eigen ‘veilige’ omgeving treden. Ik denk dat ik hier de mening deel met velen die reageerden op het stuk van Marloes, die inderdaad een pittige stelling in de kop plaatste om de gesloten organisatiehuishoudens tot inkeer te laten komen.

Hoe kan het dan wel? In dit artikel op Frankwatching staan de megatrends zoals onderzocht door intranetexpert Jane McConnel. Zij stelt dat aan de hand van deze trends de rol van het intranet zal veranderen en dat deze van invloed zullen zijn op de manier van werken. De trends zijn eigenlijk 1 op 1 te koppelen aan Het Nieuwe Werken. Eerlijk gezegd weinig verrassend, maar fijn dat Jane McConnel ze zo helder opsomt, en dat alles naar aanleiding van de rol van intranet. In een notendop de trends:

1. Intranet moet werkprocessen ondersteunen
2. Intranet moet samenwerking stimuleren
3. Het draait om mensen
4. Intranet voor realtime communicatie
5. Plaatsonafhankelijk

Jeroen Heyendael schotelt ons op Frankwatching eigenlijk hetzelfde voor als het gaat om de ontwikkelingen rond intranet. Hij voegt hier aan het sociale, menselijke en kennisaspect nog het gebruiksvriendelijke toe. Hij zegt dat het ook ‘voor de mens’ moet zijn. Met andere woorden: zo simpel dat iedereen het ook (inter)actief wil gebruiken. Verder legt Jeroen Heyendael nog de nadruk op het voordeel van de cloud, dat veel zorgen bij de gebruikers wegneemt en veel kosten (beheer) kan voorkomen. En hij benoemt een interessante wetenswaardigheid die we hieronder zullen bevestigen.

Het intranet van de toekomst bestaat al

Wat we zien is een simpele conclusie dat het intranet van de toekomst (of van nu?) deze facetten behelst. Het gaat erom dat er een slimme mix zou moeten zijn tussen werk- en bedrijfsgerelateerde elementen aan de ene kant. Laten we dit voor het gemak even de ‘harde, direct-resultaatgedreven eigenschappen’ noemen. Aan de andere kant heeft het intranet de ‘zachte, plezier-in-werken-door-makkelijke-en-op-leuke-manier-verkrijgbare-kennis eigenschappen’ nodig a la social media. Deze eigenschappen kunnen worden gecombineerd met de communicatieve eigenschappen die het ‘oude intranet’ al had, met daarin de waarborging voor een ‘eigen platform’ voor de familie, waaraan velen toch een natuurlijke behoefte hebben. De zachte kant biedt uiteraard ook mogelijkheden om buiten de eigen familie te kijken en de kennis(sen)kring en de rest van de wereld te raadplegen en te verrijken met (zorgvuldig gekozen) informatie.

Nu is voor velen de vraag: waar haal ik zo’n intranet? Moeten we het überhaupt niet gewoon bij het oude laten en verder gaan met het gebruiken van de verschillende tools die we gratis van het internet kunnen plukken, op eigen houtje en de organisatie loslatend? Of zullen we het hele intranet vaarwel zeggen, zoals Marloes Pomp opperde? Maar hoe zit het dan met het overzicht? Er is zoveel social- en businessgerelateerd aanbod, en we moeten toch echt mee met de 2.0-beweging.

Het goede nieuws is, dat het intranet van de jaren 10 zoals McConnel en Heyendael dat schetsten, al bestaat. En jij kunt het op jouw eigen manier vormgeven en invullen. Succes ermee, en vergeet vooral niet een andere naam te bedenken voor intranet. Of is het toch té vertrouwd? Het nieuwe intranet is geheel aan jou!