Sociaal intranet: efficiënt, gebruiksvriendelijk en betaalbaar

Het aantal auteurs van Frankwatching groeide het afgelopen jaar enorm, naar maar liefst 250 enthousiaste schrijvers. Het kostte hoofdredacteur Frank Janssen en zijn redactie hierdoor steeds meer tijd om contact met hen te onderhouden. Daarom bouwde adviesgroep Social Business van Tam Tam in mei 2010 een ‘sociaal intranet’, dat toegankelijk is voor alle auteurs. Door het delen van actuele kennis op een centrale plek gaat het werk van het redactieteam en de auteurs nu een stuk makkelijker en sneller.

Professionelere support

“Voor we gebruik maakten van intranet verliep het contact met de auteurs via e-mail, telefoon en Google Docs”, vertelt Frank. “Instructies over de manier waarop een artikel geschreven en geplaatst moet worden, stuurden we de auteurs via de e-mail. Maar omdat deze informatie aan verandering onderhevig is, circuleerden er allemaal verschillende versies. Het werd een onoverzichtelijke brei aan informatie. Bovendien waren we veel tijd kwijt aan het beantwoorden van vragen. Afgelopen jaar kregen we er bijna 100 auteurs bij, waardoor de behoefte aan support groter werd. We vonden dat we dit professioneler en efficiënter moesten aanpakken.”

Blijer en efficiënter samenwerken

Tam Tam is partner van Frankwatching en kwam met een oplossing voor het probleem: een sociaal intranet. Hierop staat alle voor de auteurs belangrijke informatie, van contactgegevens van het team en de auteurs, tot hoe ze moeten bloggen. De informatie is altijd up-to-date: als er een wijziging is, kan dit direct worden doorgevoerd. Auteurs kunnen ervoor kiezen van deze updates op de hoogte te worden gebracht via Twitter, e-mailalert of RSS. En uiteraard zijn er mogelijkheden om te reageren. “Met ons intranet willen we mensen blijer en efficiënter laten samenwerken”, vertelt Björn van Raaij, teamleider van Tam Tam Social Business. “We nemen de mens als uitgangspunt, niet de organisatie of de techniek. Dat betekent dat ons intranet erg gebruiksvriendelijk is. We bieden een overzichtelijk aantal functies, waar mensen makkelijk en snel mee aan de slag kunnen.”

Enterprise mashup: slimme combinatie van handige tools

Tam Tam gebruikt voor implementaties van het sociale intranet het open source platform WordPress, een CMS dat in de cloud wordt gehost. “Dit is in basis makkelijk te beheren en aan te passen”, vertelt Björn. “Op dit platform hebben we verschillende online tools geplaatst om kennis te delen en samenwerking te bevorderen. We maken bijvoorbeeld gebruik van Google Apps Premium. In dit pakket zitten tools als Google Docs, waarmee je makkelijk bestanden kunt delen. En het biedt Gmail en Google Agenda, waardoor je geen eigen mailserver meer nodig hebt.”

Event-tool: snel auteurs regelen voor een event

Door in WordPress online tools slim te combineren, maakt Tam Tam ook nieuwe tools, zogenaamde ‘enterprise mashups’. Voor het Frankwatching Intranet bouwde het bedrijf een handige event-tool. Frank: “We waren erg veel tijd kwijt met het regelen van auteurs voor een event, zo’n 8 uur per week. Je moet auteurs vinden die ernaartoe willen, hen de juiste informatie doorgeven, enzovoort.” Björn: “Om dit efficiënter in te richten, hebben een tool bedacht waarbij we Google Forms hebben gekoppeld aan Google Agenda. Auteurs kunnen op intranet zien welke events er zijn en als er iets is waar ze naartoe willen, kunnen ze zich hier direct voor aanmelden. Dit komt automatisch in een Google Docs spreadsheet te staan en het redactieteam krijgt via een alert een seintje als er een nieuwe inschrijving is.” Frank: “Zo hoeven we niet meer met events te ‘leuren’. Auteurs zijn zelf meer ‘in charge’, ze kunnen zelf het initiatief nemen om naar een event te gaan. En we hoeven hier geen e-mailcontact meer over te onderhouden, vooral dat scheelt een hoop tijd. Alles is nu veel gestructureerder en effectiever geregeld.”

Scrum-methode

Om te bepalen wat Frank’s wensen waren over het Frankwatching Intranet, gebruikte Tam Tam de Scrum-methode. “Bij deze methode is vooraf nog niet precies bepaald hoe het intranet eruit komt te zien. Dit proces wordt opgeknipt in een aantal stappen. Frank zat in die periode af en toe bij ons op kantoor. Hij was gewoon aan het werk, maar af en toe vroegen we hem om mee te kijken. Zo konden we het proces tijdig bijsturen. Door deze korte lijnen en het intensieve contact met de klant kunnen we snel een sociaal intranet neerzetten dat werkt. Voor Frankwatching hebben we dit in 4 dagen voor elkaar gekregen.”

Betaalbaar intranet

Het sociale intranet van Tam Tam is niet duur: “Omdat we open source tools gebruiken, hoeven mensen geen hard- en software aan te schaffen en zijn ze niet verantwoordelijk voor het onderhoud. Hierop wordt dus flink bespaard. Ook de licentiekosten zijn veel lager dan bij gesloten source software. Hierdoor houden we meer budget over om mensen te ondersteunen bij het gebruik.” Frank: “Het Frankwatching Intranet is snel en tegen lage kosten neergezet. Daarna heeft het ons niks meer gekost, alleen de tijd die het kost om content te plaatsen of te actualiseren. Maar die tijd waren we toch al kwijt, het gebeurt nu alleen een stuk efficiënter.”

Onmisbaar

Frank is erg tevreden met het resultaat: “Met ons intranet laten we aan onze auteurs zien dat we een professionele organisatie zijn. Zij hebben deze manier van werken vaak niet eerder gezien, en zijn dan ook aangenaam verrast. Het intranet is met deze omvang van auteurs voor Frankwatching onmisbaar. We zouden niet meer zonder kunnen.”