Decentraal drama: zeven stappen naar een happy end

Succesvol een decentrale redactie implementeren in een organisatie? Daar komt heel wat bij kijken. Weet wat de valkuilen zijn, besef hoe belangrijk enthousiasme is, en stem een decentrale redactie af op het karakter van de organisatie.

“Ehm, ik moet een paar nieuwe documenten op onze website zetten, maar ik weet eigenlijk niet meer hoe dat moet. Wil je het me misschien nog één keer uitleggen? Als je dan naast me komt zitten en zegt wat ik moet doen, dan kan ik het misschien de volgende keer alleen.” Of niet, denk ik.

Decentrale redactie. Collega’s met website of intranet als laatste prioriteit op hun to do-lijstje. In eerste instantie loop ik er niet warm voor. Dus ik denk dat ik het allemaal wel alleen kan? Nee, dat zeker niet. Mijn collega’s hebben namelijk hun eigen specialisme: vakinhoudelijke kennis. En ik heb graag dat ze mij van input voorzien. Maar die input leesbaar en vindbaar maken, dat doe ik liever zelf. Zonder spelfouten, zonder typografische drama’s, en mét structuur en consistentie in de navigatie.

Toch is een decentrale redactie in veel organisaties onvermijdelijk. Hoe maak je er geen drama van?

1. Koester de voordelen van decentrale redactie

Ook al ben je sceptisch. Het verwerken van grote bergen complexe informatie vraagt nou eenmaal meer mankracht dan één of twee webredacteuren.

En er zijn meer redenen om voor decentrale redactievoering te kiezen:

• Dynamiek & betrokkenheid. Decentrale redactievoering zorgt doorgaans voor meer nieuws, meer aanpassingen, meer ideeën, meer communicatie.
• Procesvoering. Websites en intranetten zijn geen digitale folders meer. Ze zijn vaak rechtstreeks aangesloten op bedrijfsprocessen.
• Rol van afdeling Communicatie. Op de afdeling Communicatie huist vaak de centrale (eind)redactie. Zij redigeren en publiceren. Vaak werkt deze zo’n redactie ad hoc: men gaat aan de slag met wat er vanuit de organisatie wordt geroepen. Maar soms willen ze op een heel andere manier werken: minder `typemiep’, meer advies. Invoering van een decentrale redactie geeft Communicatie die ruimte (en ook de plicht, trouwens).
• Ambities. Moet je website zorgen voor snellere afhandeling van klantenvragen? Moet je intranet ervoor zorgen dat collega’s gaan samenwerken en kennis delen? Dan moeten die collega’s een rol krijgen.

Daartegenover staat een aantal valkuilen, dus blijf op je hoede!

2. Geef decentrale redacteuren tijd en waardering

Ik ging er lang vanuit dat decentraal redacteur zijn niet populair is, getuige de belabberde staat van veel intranetten. Maar tijdens mijn laatste project moest ik mijn ongelijk toegeven: veel decentrale redacteuren waren juist heel enthousiast . “Tekstschrijven is heel leuk! En via intranet kun je alle ontwikkelingen snel en efficiënt communiceren.”

Waarom vertaalt al dit enthousiasme zich vaak niet naar de website of het intranet? Enthousiasme alleen is niet genoeg; je hebt als decentraal redacteur ook tijd nodig. Zelf spreken ze vaak van een vicieuze cirkel. Door tijdgebrek plaatsen ze maar af en toe nieuwe content. En zo blijft het cms voor hen een doolhof: ze moeten steeds stap voor stap de handleiding doorlopen. Een kleine aanpassing kost dan veel tijd. De volgende keer dat ze iets willen plaatsen, denken ze wel twee keer na… zeker als ze het gevoel hebben dat hun manager het toch niet zo belangrijk vindt.

3. Maak managers ambassadeurs van het intranet

Hoe krijgen decentrale redacteuren tijd en waardering? Juist, via hun managers. Dat zijn immers degenen die resources beschikbaar moeten stellen, en die de redacteuren in positieve en negatieve zin kunnen aanspreken op hun functioneren.

Leidinggevenden, afdelingshoofden, teamleiders, sectormanagers…het zijn managers die allemaal weer hun eigen bazen hebben aan wie ze verantwoording moeten afleggen. Het intranet of de website kan ze daarbij van dienst zijn. Zo kunnen ze de informatievoorziening van hun afdeling op orde krijgen en zichtbaar maken (meetbaar, SMART!). En website en/of intranet kunnen bijdragen aan efficiënte werkprocessen.

Als ze dat inzien, heb je een belangrijke stap gezet. De managers worden dan namelijk ambassadeurs, die niet alleen hun eigen mensen aan het werk zetten en faciliteren in hun redactiewerk, maar ook collega-managers ervan kunnen overtuigen hetzelfde te doen.

Om managers aan boord te krijgen, begin je met het hoofd Communicatie*. Zonder hem/haar red je het niet. Ook het hoofd ICT is goed om voor je karretje te spannen; hij/zij heeft altijd oren naar een plan om ‘het cms goed te beheren’. Kun je daarnaast ook nog een ‘vak’-manager vinden – iemand die vanuit de inhoud enthousiast met nieuwe media bezig is – dan zit je helemaal gebeiteld. Laat het hoofd Communicatie (liefst dus geflankeerd door één of twee anderen) in het managementoverleg de redactieorganisatie agenderen. Geef een goede voorzet voor een beheersplan. En houd vervolgens het vuurtje warm!

4. Regel een professionele cms-cursus…

Enthousiaste decentrale redacteuren. Check. Managers aan boord. Check. Tijd om een cms-cursus in te plannen. Op zo’n cms-cursus moet je niet bezuinigen. Een goed begin…. juist. Heb je zelf ervaring en tijd om zo’n cursus te geven, prima. Maar twijfel je daaraan, ga dan naar een professional.

Bespreek dan ook de mogelijkheid om de cursisten tijdens de cursus – na een theoretisch gedeelte – direct te laten werken aan hun ‘eigen’ website- of intranetpagina’s. Toegeven, dit kost wat voorbereiding. Er moet immers content klaarliggen om te verwerken, en het cursusinstituut moet toegang hebben tot het intranet, of een training on the job geven. Maar het grote voordeel is dat de redacteuren het geleerde direct in de praktijk kunnen brengen, en waar nodig vragen kunnen stellen. Zo zien ze zien direct resultaat, en dat is altijd motiverend.

… maar wel pas als het cms vanaf alle werkplekken beschikbaar is!

Wacht, stop! Even nadenken voordat je die cms-cursus agendeert. Kunnen alle redacteuren wel bij het cms vanaf hun werkplek? Want als zij na de cursus niet direct aan de slag kunnen, is dat niet alleen demotiverend, maar komen ze ook weer in eerder genoemde vicieuze cirkel terecht.

Bij een bestaand intranet en/of een cms met web access, hoef je je waarschijnlijk (of hopelijk) geen zorgen te maken. Maar gaat het om een nieuw intranet? Of heb je te maken met een complex beveiligd netwerk? Check dan ruim van te voren met de afdeling ICT of het cms daadwerkelijk op alle betreffende werkplekken naar behoren werkt.

5. Leg taken en verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen vast

Van redacteuren tot hun managers, en van de afdelingen ICT tot Communicatie: zet op papier wat hun taken en verantwoordelijkheden zijn. Bijvoorbeeld in een protocol of een redactiestatuut. Maak daarin ook de rolverdeling duidelijk tussen de eindredacteur/webmaster en decentrale redacteuren.

Zwart-op-wit biedt geen garantie, maar het geeft in ieder geval houvast.

6. Faciliteer en motiveer

Ben je eindredacteur of webmaster of webmanager? Dan is je rol in elke organisatie ietsje anders. In de organisatie waarin ik een decentrale redactieorganisatie implementeer, merkt ik dat ik vooral motiveer door te faciliteren. Mijn decentrale redacteuren gaan pas echt aan de slag als ík ze de juiste tools aanreik. Komt dit je bekend voor?

• Zorg voor een duidelijke handleiding voor het cms. Maak waar nodig een aangepaste versie voor decentraal redacteuren die één specifieke taak hebben.
• Zorg ervoor dat de redacteuren zelf geen technische problemen hoeven op te lossen. Als eindverantwoordelijke los jij dat voor hen op samen met de afdeling ICT.
• Laat redacteuren meedenken over de mogelijkheden en invulling, en probeer binnen de grenzen van redelijkheid aan zo veel mogelijk wensen te voldoen. Een tevreden redactie werkt twee keer zo hard.
• Wees goed bereikbaar voor vragen, want wachten is erg demotiverend. Plan desnoods een middag per week in waarop je altijd beschikbaar bent.
• Houd in de gaten waar de decentrale redacteuren mee bezig zijn, en deel feedback én complimenten uit.

7. Blijf alert

De basis staat, maar nu begint het pas. Hoe zorg je ervoor dat de aandacht niet verslapt? Eén middel is een werkoverleg voor decentrale redacteuren. Misschien staat niet iedereen direct te springen; het kost immers tijd. Maar zo’n overleg onderstreept het belang van website of intranet en is een goed moment om (nieuwe) applicaties uit te leggen, problemen te bespreken, en ideeën uit te wisselen.

Daarnaast hoort de website en/of het intranet op de agenda van ieder afdelingsoverleg; een verantwoordelijkheid van de managers die je eerder hebt gestrikt als ambassadeur. Is er afdelingsnieuws, zijn er projecten afgerond, moeten belangrijke documenten worden geupdate? Zo ja, dan volgt direct een actielijst, die rechtstreeks naar de decentrale redacteur kan.

En, om op het laatst nog een open deur in te trappen: plan een evaluatie-moment (of twee, of drie), en wees niet te beroerd om de boel weer om te gooien als dat nodig is!