Hoe krijg je je organisatie in beweging voor e-health?

Online behandelen, digitale poli’s, zelftesten via internet. E-health biedt uiteenlopende toepassingsmogelijkheden. En daarover wordt uitgebreid gecommuniceerd. Je kunt een werkweek vullen met het bezoeken van symposia, volgen van experts op social media en doornemen van rapporten. Bovendien ‘draaien’ er toonaangevende e-health toepassingen die als inspiratiebron en voorbeeld dienen. Daarmee is de fase van pilots en pionieren voorbij. Het draait nu om organisatiebrede implementatie. Maar hoe kun je e-health succesvol inzetten voor je organisatie? Wat is daarvoor nodig?

Veel vragen, nog weinig antwoorden

In mijn dagelijkse werk als adviseur e-health bij Redmax merk ik dat het voor veel organisaties lastig is om online communicatie en behandeling in de praktijk vorm te geven. En er daadwerkelijk resultaatgericht mee aan de slag te gaan. Het werken met e-health heeft namelijk een enorme impact op de organisatie en leidt tot allerlei vragen: wat gaat het ons opleveren? Hoe houden we benodigde investeringen beheersbaar? Wat is de samenhang met ICT? Welke samenwerkingsverbanden zijn nodig? Hoe zorg je voor benodigde samenwerking? Hoe verhoudt innovatie zich tot beheer? Al deze vragen leiden vaak tot een gebrek aan overzicht en een bijhorend gevoel van onzekerheid. Gevolg hiervan is dat e-health ondanks alle ambities blijft steken in projecten en eerste aanzetten.

Serie artikelen over lessons learned

In een aantal artikelen wil ik de komende maanden mijn ideeën en ervaringen delen over e-health in de praktijk, met name gericht op organisatiebrede implementatie. Ik baseer me daarbij op mijn (zorg)organisatie en internetervaringen van de afgelopen jaren en op situaties in mijn huidige werkpraktijk als adviseur. Hiermee hoop ik praktische tips en adviezen te geven aan iedereen die succesvol met e-health aan de slag wil binnen zijn organisatie.

Met deze serie heb ik niet de ambitie om volledig te zijn. Evenmin pretendeer ik DE oplossing in handen te hebben. Wel hoop ik dat deze artikelen jou uitnodigen om je ideeën en ervaringen te delen, op deze blog of via een ander kanaal.

In dit eerste artikel start ik met een aantal ervaringen en tips uit de praktijk om je organisatie ‘warm’ te maken voor e-health. Draagvlak is immers een onmisbare basis voor een organisatiebrede implementatie van e-health. In het vervolgartikel ga ik in op het ontwikkelen van een organisatiebrede visie en strategie: 7 Principes voor succesvolle implementatie van E-health in je organisatie. Het plan is om nog een artikel te wijden aan ‘best practices’.  Heb je ideeën over (aanvullende) onderwerpen, dan hoor ik dat graag.

Definities en terminologie

Voor het gemak beperk ik me tot de termen e-health en Zorg 2.0. Daarmee doel ik in brede zin op het geheel aan online toepassingen voor de gezondheidszorg. Denk aan online communicatie, service, begeleiding, behandeling, zelfzorg etnzovoort. Daarmee hoop ik dat iedereen die werkt aan e-health, Zorg 2.0, Gezondheid 2.0, Preventie 2.0, Ondersteuning 2.0, of andere vormen van online hulpverlening zich in dit artikel herkent en bereid is kennis en ervaringen te delen.

Start de verkenningstocht, ga aan de slag en deel je ervaringen

In veel zorginstellingen waar ik als adviseur kom, valt het me op dat daar slechts een beperkt aantal mensen geïnformeerd is over ontwikkelingen op het gebied van e-health en Zorg 2.0. Die voorhoede is overtuigd van het nut en de noodzaak hiervan en wil vooruit. Tegelijkertijd loopt een deel van hen vast op onbekendheid en onbegrip bij collega’s en management. Of op het gevoel zelf niet in de positie te zijn dit onderwerp op de agenda te kunnen zetten binnen de organisatie.

Hieronder een aantal veel besproken gespreksthema’s met tips om op een andere manier om te gaan met onbegrip en weerstand. Als uitgangspunt hierbij hanteer ik één van mijn persoonlijke motto’s, ooit treffend verwoord door Ghandi: ’Ben zelf de verandering die je in de wereld wilt zien’.

1. “Niemand in mijn organisatie is hiermee bezig”

Zorg 2.0 is een nieuwe ontwikkeling waarvan veel medewerkers in de zorg nog niet of nauwelijks op de hoogte zijn. Tijdens workshops en presentaties merk ik dat zelfs aansprekende, inspirerende en inmiddels klassieke voorbeelden zoals www.patientslikeme.com, www.mayoclinic.com, www.maartensjourney.com, de digitale poli’s van UMC Radboud en www.alcoholondercontrole.nl bij slechts een kleine groep bekend zijn. Dit maakt duidelijk dat er slechts een relatief kleine groep koplopers is die de afgelopen jaren de wereld van Zorg 2.0 heeft verkend. En dat een grote groep die reis nog niet heeft gemaakt. Soms wordt door de voorlopers en ‘believers’ de suggestie gewekt dat er al een grote groep onderweg is. Dat kan een gevoel van achterstand en onrust geven. En frustratie naar de organisatie.

Het rapport van de RVVZ over Gezondheid 2.0 leert dat de gezondheidszorg nog slechts aan het begin staat van de ontwikkeling om online toepassingen te integreren in de zorg en dienstverlening. Het is dus niet vreemd als zorg 2.0 nog geen gespreksonderwerp is in je organisatie. Sterker nog: juist doordat het vaak nog in de kinderschoenen staat, kun je het ook als een kans zien om om dit onderwerp op de kaart te zetten.

Tips:

• Check je vooronderstellingen. Ga het gesprek met je manager en collega’s aan om een beeld te krijgen van hun kennis en betrokkenheid bij het onderwerp.
• Kijk op internet wat er over je organisatie te vinden is en welke collega’s online actief zijn. Vergeet vooral niet te kijken op social media als Hyves, LinkedIn en Twitter.
• Ga op internet op zoek naar voorbeelden hoe patiënten, cliënten of bewoners van jouw organisatie het internet gebruiken.
• Vraag beleidsplannen van je organisatie op en kijk of hierin iets opgenomen is over Zorg 2.0 of verwante onderwerpen.
• ‘Google’ de namen van managers en gezaghebbende mensen in je organisatie om een beeld te krijgen wat hen bezighoudt en waar raakvlakken met e-health zijn.

2. “Het is niet aan mij om Zorg 2.0 op de kaart te zetten, dat hoort mijn baas te doen”

Tja… En als die baas nou ook niet goed weet hoe het moet? Dan gebeurt er niks. In elke organisatie zijn er dagelijks 378 onderwerpen die om aandacht vragen. Het gaat er dus om dat je aandacht creëert voor een onderwerp dat op dat moment niet urgent is. Vanuit elke functie kun je de daad bij het woord voegen. Of in ieder geval het initiatief nemen om een onderwerp op de kaart te zetten. In dit geval: informatie inbrengen over Zorg 2.0 bij je collega’s en je leidinggevende. Uitdaging is dan om hen zo te interesseren voor het onderwerp, dat ze Zorg 2.0 mee willen verkennen. Informeren, communiceren en inspireren staat daarbij voorop.

 

Tips:

• Agendeer het onderwerp voor bestaande ‘gesprekstafels’ als teamdagen en beleidsdagen.
• Bezoek met je leidinggevende een conferentie over Zorg 2.0.
• Schrijf een artikel voor het personeelsblad.
• Start een rubriek of blog over Zorg 2.0 op intranet.
• Organiseer een presentatie voor je collega’s over online trends en Zorg 2.0. Verzorg deze zelf, vraag een ‘extern adviseur’ of nodig een ‘voorloper’ uit je eigen branche uit.
• Werk een aantal voorbeelden uit waarin duidelijk wordt wat cliënten op internet vinden als hij of zij op zoek gaat naar informatie die gerelateerd is aan je organisatie. Houd het zo praktische mogelijk. Bijvoorbeeld: ‘dementie thuiszorg’, ‘psycholoog Rotterdam’, ‘soa test Helmond’.
• Zoek een ‘sponsor’ op beslissersniveau, betrek hem of haar bij je verkenningstocht.

3. “Hulpverleners en artsen vinden dat internet persoonlijk contact niet kan vervangen. Er is veel weerstand tegen Zorg 2.0.”

Weerstand is een natuurlijk gegeven bij veranderprocessen. Het hoort erbij en heeft een functie. Zonder wrijving geen glans. Mijn ervaring is dat een groot deel van de weerstand tegen Zorg 2.0 makkelijk kan worden geslecht door het gesprek aan te gaan met betrokkenen over hun eigen rol als online consument (boeken kopen bij bol.com, internetbankieren, weerbericht op locatie via Buienradar, verkopen via Marktplaats) en de impact van internet op hun dagelijks leven. Het valt me op dat voor veel mensen deze ontwikkeling de afgelopen jaren wat ongemerkt is gegaan. Bewustwording van het gemak en plezier dat internet brengt in hun eigen leven, creëert vaak ruimte voor gesprek over online-zorg.

 

Tips:

• Betrek zorgprofessionals bij de verkenningstocht.
• Kijk of je een ‘mr/mrs E-health’ kunt vinden: een gezaghebbend arts of behandelaar met interesse voor Zorg 2.0.
• Organiseer een presentatie of workshop voor zorgprofessionals, bij voorkeur in samenwerking met iemand uit het hun eigen netwerk. Zorg voor aansprekende voorbeelden uit het eigen werkveld.
• Gun mensen tijd om zich bewust te worden van de impact van internet en de betekenis daarvan voor de zorg: ga niet overtuigen.

4. “Wij zijn als organisatie nog 1.0”

Dat kan. En dat geldt voor de meeste organisaties. Niets aan de hand dus. Het valt mij op dat veel mensen de beleving hebben dat hun organisatie achter loopt als het gaat om nieuwe ontwikkelingen, en dat als één van de weinige. Omgevingsbewustzijn en een reële kijk is hierbij van belang. Als je goed kijkt in je organisatie, blijkt dat er vaak tal van voorbeelden te vinden zijn van e-healthtoepassingen en eigentijdse online communicatie. Binnen een project, een maatschap, een behandelaar die online communiceert met patiënten of een patiënt die op een blog of Twitter communiceert over je organisatie (in positieve of negatieve zin). Of: een forum dat is opgeheven omdat de discussie uit de hand liep. Allemaal relevant, omdat alle ervaringen in je organisatie direct kunnen bijdragen aan het gesprek over dit onderwerp. 2.0 begint niet bij 0.0; het is een stap in een proces.

Tips:

• Realiseer je dat er nog weinig zorgorganisaties zijn die e-health breed inzetten in hun organisatie. De meeste organisaties staan aan het begin, of moeten nog beginnen. Kijk positief naar je organisatie en ga op zoek naar de mogelijkheden in jouw organisatie om het onderwerp te verkennen.
• Zoek aansprekende voorbeelden van e-health en Zorg 2.0 op in je organisatie. Bevraag je collega’s, google doelgroepen, thema’s en de naam van je organisatie, kijk op social media als LinkedIn, Hyves en Twitter.
• Neem een kijkje bij de buren. Zoek een aantal Zorg 2.0 cases die aansprekend zijn voor jouw organisatie.
• ‘Practice what you preach’. Ga zelf 2.0 communiceren, vanuit jezelf of met je (communicatie)team.

5. “We gaan eerst ons (afdelings)beleidsplan maken. Daarna gaan we ons oriënteren op e-health”

Deze hoor ik de laatste tijd steeds vaker. Kennelijk is het – met alle ontwikkelingen die op de zorg afkomen – tijd voor strategiebepaling en hiervan afgeleide beleidsplannen. Uit de begeleiding van e-health-strategietrajecten leer ik dat de inbreng van online ontwikkelingen en voorbeelden uit de wereld van e-health altijd ogen openen voor de wereld van vandaag en morgen. De impact van internet op ons dagelijkse leven is voor veel mensen bijna geruisloos gegaan. Als mensen zich hiervan bewust worden dan leidt dit veelal tot een andere kijk op een aantal strategische uitgangspunten of prioriteiten.

Tips:

• Stel kennisopbouw en verkennen van online ontwikkelingen niet uit. Maak het integraal onderdeel van strategie- en beleidsontwikkeling.
• Investeer juist in deze fase in het inzetten van externe expertise. Een expert kan je op het goede pad zetten en richting geven aan planontwikkeling.
• Haal actuele informatie binnen door actief te worden op sociale netwerken als Twitter.
• Gebruik ‘2.0’ principes bij het samenstellen van je beleidsplan. Deel informatie, ga de dialoog aan met je stakeholders, start een blog. Kortom communiceer! En zoek eens naar aan andere eindpresentatie dan het bekende stapeltje papier.

Tot slot

Een organisatie is niet meer en niet minder dan een verzameling mensen, individuen, waarvan je er zelf eentje bent. Woorden zonder daden maken ongeloofwaardig. Kijk binnen de mogelijkheden die je hebt, hoe je anderen kunt informeren en inspireren over Zorg 2.0.

Kortom: ga aan de slag en maak zelf het verschil!