5 communicatieregels voor burgerparticipatie

Publieke organisaties en politiek zijn steeds vaker in gesprek met inwoners en partners. Voor het ontwikkelen van nieuw beleid. Of voor het samen uitvoeren van vastgesteld beleid. Maar hoe organiseer je nu zo’n gesprek? Communicatie is een belangrijke succesfactor voor geslaagde burgerparticipatie. Wie nodig je uit? Waar vind je ze? Waar ga je het over hebben? Hoe zorg je voor een relevant gesprek? Ik formuleer 5 communicatieregels voor burgerparticipatie, die ik graag met je deel.

Mijn 5 communicatieregels voor burgerparticipatie:

1. Nodig niet iedereen uit, maar kies je publiek

Vaak bestaat vanuit de politiek de wens om alle inwoners of partners uit te nodigen om mee te praten. De vraag is of dat zinvol is. Niet alle onderwerpen zijn voor iedereen relevant. Inwoners of partners doen alleen mee, als ze belang hebben bij het onderwerp. Kies daarom zorgvuldig je publiek op basis van het onderwerp. Een krachtenveldanalyse kan je daarbij helpen. Met een krachtenveldanalyse breng je in kaart wie de belanghebbenden zijn en wat elke groep zou moeten weten. Kijk bij de Factor C-methode van de Rijksoverheid voor meer informatie.

Voorbeeld: publiek splitsen in verschillende groepen

De gemeente Enschede ontwikkelde in co-creatie met partners en professionals de communicatiestrategie voor het sociaal domein. Ze kozen voor drie gespreksrondes met verschillende groepen: zorgprofessionals, communicatieadviseurs en als laatste de bestuurders. In totaal spraken ze ruim 100 professionals. Doordat de groepen homogeen waren, kon de inhoud van de sessie telkens relevant worden gemaakt voor de betreffende groep. Lees meer over de communicatieaanpak sociaal domein van de gemeente Enschede.

2. Niet in gesprek met de overheid, maar met de ambtenaar of raadslid

Een gesprek tussen overheid en publiek bestaat eigenlijk niet. Een gesprek vindt tenslotte plaats van mens tot mens. Dus tussen ambtenaar of raadslid en inwoners of professionals.

Maak je communicatie en afzenderschap persoonlijk. Dus nodig uit op persoonlijke titel en onderteken een brief of mail met je naam en contactgegevens voor meer informatie. Bied meerdere mogelijkheden om in contact te komen en te blijven, bijvoorbeeld via mail, telefoon of WhatsApp. En blijf ook gedurende het proces de contactpersoon.

Voorbeeld: een persoonlijk gesprek

Bestuurders en ambtenaren van de gemeente Renkum gaan ‘op de koffie’ bij inwoners om in een informele sfeer onderwerpen te bespreken. Het gesprek vindt plaats bij de mensen thuis onder het genot van een kopje koffie. Heel persoonlijk en van mens tot mens. Inwoners kunnen hun mening delen en participeren daarmee in de beleidsvorming van de gemeente. Lees meer over de aanpak van de gemeente Renkum.

3. Niet het beleid is het onderwerp, maar de dagelijkse praktijk van de inwoner

Waar gaan we het met elkaar over hebben? Belangrijk is om het onderwerp relevant te maken voor het publiek. Zodat inwoners en partners zich aangesproken voelen en willen meepraten over het onderwerp. Vertaal daarom het beleid naar de belevingswereld van je publiek en ga daarover in gesprek.

Je ontdekt de informatiebehoefte door bijvoorbeeld bij het klantencontactcentrum te vragen waarover telefoontjes of mails binnenkomen. Of houd een kort online onderzoek onder een burgerpanel. Vervolgens is het de kunst het onderwerp creatief te verpakken.

Contentmarketing biedt hiervoor mooie aanknopingspunten. Je kunt gebruik maken van formats en rubrieken. Denk aan rubrieken uit magazines en tv-programma’s zoals De schatkamer, De eerste keer, Bekentenissen, Factchecker enzovoort. In het boek Formats (aff.) lees je 101 succesvolle formats.

Voorbeeld: ideeën van inwoners als vertrekpunt

De gemeente Enschede haalde in co-creatie met de stad input op voor het duurzaamheidsbeleid. Niet de gemeentedoelen waren het uitgangspunt (bijvoorbeeld 20 procent minder CO_2-uitstoot), maar de ideeën en plannen van inwoners/partners zelf. Deze ideeën hadden ze zelf ingediend op basis van een online enquête. Tijdens de Duurzame Ontmoeting gingen ruim 150 inwoners en partners aan 19 tafels met elkaar in gesprek en maakten concrete afspraken.

4. Niet één gesprek, maar structureel

Participatie beperkt zich niet tot één moment of gesprek. Het is bij voorkeur een proces waarin er structureel contact is tussen ambtenaar en inwoners/partners. Door tussentijds een update te sturen aan de betrokkenen, houd je iedereen op de hoogte. Deelnemers willen graag weten wat er met hun input gebeurt. En toch wordt een terugkoppeling vaak vergeten.

Een eenvoudige nieuwsbrief, mogelijk gecombineerd met een artikel in de huis-aan-huiskrant, kan al volstaan. Maar denk ook aan andere mogelijkheden, zoals een speciaal ingericht platform, een online of papieren magazine of een afsluitende bijeenkomst waarin de resultaten worden gedeeld. Het is slim vooraf te checken of iedereen digitaal vaardig is door te inventariseren op welke manier ze informatie willen ontvangen: digitaal of per post.

Voorbeeld: in gesprek bij complexe projecten

In de gemeente Utrecht was er veel weerstand voor het plan Zuidgebouw op het dak van het tram- en busstation bij Utrecht Centraal. Dit gebouw zou voor veel inwoners het uitzicht bederven en bracht veel overlast met zich mee. Ondanks de beperkte tijd en grote weerstand is er een participatieproces ingericht. De projectgroep is op meerdere momenten met de belanghebbenden in gesprek geweest, zodat ze gezien en gehoord werden. Daardoor is veel draagvlak gecreëerd.

5. Kies een gespreksvorm op maat, niet generiek

Er zijn verschillende manieren om je publiek te betrekken. De gekozen gespreksvorm is afhankelijk van het doel. De participatietrap is hiervoor een mooi handvat en onderscheidt vier gespreksniveaus: informeren, vraag & antwoord, dialoog of co-creatie.

Soms is alleen informeren voldoende. Door bijvoorbeeld relevante informatie beschikbaar te stellen op de website, een verhaal te maken of een presentatie te geven. Als je meer van elkaar wilt weten, bied je ruimte voor vraag & antwoord. Bijvoorbeeld met een online enquête onder inwoners. Of door een mailadres te openen waar inwoners vragen kunnen stellen.

Als je echt met elkaar in gesprek wilt, dan zit je op het niveau van de dialoog. Ik zie steeds meer gespreksvormen ontstaan die de dialoog faciliteren. Denk bijvoorbeeld aan een kooksessie van raadsleden met inwoners, een wandeling door de wijk of een debatwedstrijd. Het laatste gespreksniveau van de trap is co-creatie. Op dit niveau werk je met inwoners en partners samen aan oplossingen en sluit je aan bij de bestaande initiatieven. Bijvoorbeeld een Stadslab waar inwoners en bedrijven ideeën voor de stad kunnen delen en elkaar daarin kunnen vinden. Op internet zijn veel mooie voorbeelden te vinden. Kijk op de website www.participatiewijzer.nl voor een uitgebreid overzicht van werkvormen. Op de pagina van de gemeente Enschede vind je 12 mooie inspiratieverhalen van participatie.

Voorbeeld: inzet meerdere gespreksvormen voor stadsagenda ‘De Burger Meester’

Mensen die in Vlaardingen wonen, leven, werken en ondernemen zijn de stadsexperts van de gemeente. Zij weten het beste wat goed is voor de stad. Daarom nodigt de burgemeester hen uit om samen de stadsagenda voor de toekomst te maken. Hiervoor worden verschillende methodieken ingezet.

Tijdens de Stadstoer hebben organisaties en inwoners de kans om een onderwerp in te brengen. En op een Stadsplein kun je langskomen om je mening en ideeën te geven. Het is ook mogelijk om ideeën in te dienen per mail of post. Ook de leden van het Vlaardingse internetpanel worden om hun mening gevraagd.

Het voeren van een relevant gesprek

Participatie wordt steeds belangrijker. Maar kan soms complex zijn. Het helpt dan om even weer terug te gaan naar de basis: het voeren van een relevant gesprek. Hoe organiseer je dat gesprek? Deze 5 communicatieregels zijn daarvoor een leidraad.

Afbeelding intro met dank aan 123RF.