Zo breng je met WhatsApp collega’s bij elkaar

Per dag ontvangen we gemiddeld zo’n 65 berichten via WhatsApp. Geen wonder dus dat we af en toe afgeleid zijn door een nieuw berichtje. Steeds meer bedrijven zien er echter ook een kans in. Mijn collega’s en ik bijvoorbeeld, zochten een oplossing om voor een goede, collegiale sfeer te zorgen in een bedrijf waar de werknemers bijna allemaal bij externe opdrachtgevers aan het werk zijn.

Collegialiteit & verbondenheid

Hoe kunnen wij als bedrijf, waar collega’s elkaar soms maar twee keer per jaar zien, ervoor zorgen dat iedereen elkaar kent? We vonden heil in WhatsApp en brachten op één weekend de collega’s dichter bij elkaar.

Jaarlijks organiseren we een ‘off-site’, waarbij alle medewerkers en hun partners elkaar tijdens een weekend op locatie beter kunnen leren kennen. Tijdens zo’n bijeenkomst bieden we twee parallelle programma’s aan één voor de medewerkers en een voor hun partners. Met het thema ‘Connect’ en een paar speeddatingsessies tussen de medewerkers, stelden we collegialiteit en verbondenheid centraal. Maar wat de ‘connectie’ in een stroomversnelling bracht, was WhatsApp.

WhatsApp voor betrokken medewerkers & partners

Als we binnen ons bedrijf ergens goed in zijn, bij interne activiteiten, is het te laat komen. We zochten een manier om mensen op tijd te laten verzamelen voor de meetings en activiteiten en tegelijkertijd de partners te betrekken in het programma. Het idee ontstond om een WhatsApp-groep aan te maken. De medewerkers en hun partners konden hun foto’s delen van het weekend om te tonen wat ze aan het doen zijn en met wie ze praten.

Groepen & verzendlijsten

Zo goed als iedereen heeft een smartphone en de meesten zijn bekend met WhatsApp. Er was slechts één voorwaarde: het mocht geen discussiegroep worden. Je hebt binnen WhatsApp twee mogelijkheden: het aanmaken van een groep, waar je onderling kunt communiceren en foto’s en films kunt delen. Een andere mogelijkheid is de verzendlijst. Daar kun je berichten en foto’s naartoe sturen die alleen de beheerder ziet. Vervolgens kan de beheerder deze berichten delen met de rest van de groep.

We stelden een verzendlijst op en kozen een beheerder die de foto’s en boodschappen moest filteren. Dat bleek uiteindelijk ook nodig: de toestroom aan foto’s was ongekend. In totaal meldden 108 van de 124 aanwezigen zich aan en kreeg de beheerder meer dan 500 foto’s binnen. We hebben om de vaart erin te houden constant de berichten gecontroleerd en direct weer gedeeld met de rest van de groep. Daardoor kreeg je ook weer direct respons terug in de vorm van foto’s. Uiteindelijk werden er 275 foto’s en enkele anekdotes gedeeld. De foto’s zorgden ervoor dat het één off-site was, ondanks de verschillende programma’s.

Tijdens de bedrijfsworkshops bleven medewerkers in ‘contact’ doordat zij foto’s van hun partners te zien kregen die zich amuseerden met een graffiticursus. Dat droeg heel erg bij aan de sfeer. Ook de selfies met mensen die elkaar voordien niet kenden, maakten dat de opzet geslaagd was.

De reacties waren lovend en in 72 uur tijd was er een stevige collegiale basis gelegd. Dat, in combinatie met de speeddating, maakte deze off-site volgens ons de ideale teambuilding.

Lessons learned

Wat kunnen we hiervan leren? Dit gaat je helpen om WhatsApp zelf met je collega’s in te zetten.

Teasers

Maak de mensen warm om zich aan te melden op de verzendlijst en geef ze een reden. Omdat niemand op voorhand wist waar we voor de off-site naartoe gingen, werkten de teasers met de locatie als een magneet. Een paar uur na de aankondiging van de WhatsApp-groep per mail hadden we al 32 telefoonnummers. Nadat we de eerste teaser hadden gestuurd, verdubbelde dat aantal.

Gebruik een andere telefoon

Om de verzendlijst op te stellen, hadden we 124 telefoonnummers nodig. Die moet je allemaal opslaan en je krijgt veel berichten toegestuurd. Als je dit op jouw privé-telefoon doet, wordt het erg lastig om het allemaal te beheren.

Updates

Houd de groep levend en zorg voor voldoende updates. Het ideale moment om foto’s te delen was toen de groep gesplitst was en iedereen kon zien waar zijn of haar collega of partner mee bezig was.

Filteren

Je krijgt een massa foto’s en comments binnen. Als je die allemaal deelt, is het niet meer leuk, door de overvloed aan informatie. Filter dus de beste foto’s en comments eruit.

Behouden

Ook na de off-site kun je de groep behouden. Af en toe nog eens een foto delen, brengt de leuke herinneringen weer naar boven.

Data

Probeer zoveel mogelijk gebruik te maken van wifi om de kosten te drukken. Het dataverbruik was gigantisch.

Welke doeleinden kunnen we nog meer bedenken?

Nu deze ervaring positief was, gaan we kijken hoe we WhatsApp nog kunnen inzetten in ons bedrijf. Zowel voor intern (introductie nieuwe collega’s, groepsnieuws, mededelingen van het directiecomité, landelijk nieuws) als extern gebruik bekijken we de opties. Solliciteren via WhatsApp moet bijvoorbeeld toch kunnen?