Effectieve community of practice? Verander je perspectief op ontwikkelingen!

Wij leven in turbulente tijden. Wat je tijdens een studie leert is met je afstuderen verouderd. Daarom zoeken we elkaar steeds meer op om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen in ons vakgebied. Maar hoe geef je nu richting aan dergelijke initiatieven? Hoe stimuleer je participatie, faciliteer je kennisontwikkeling en organiseer je het delen van kennis? Met in het achterhoofd dat je een gemeenschap immers nauwelijks kunt sturen, maar wel kan stimuleren en faciliteren.

Al jaren geldt: kennis is macht. Maar sinds de komst van het internet is (veel) kennis niet meer het exclusieve bezit van een groepje deskundigen. Daarom geldt steeds meer het principe: gedeelde kennis is dubbele macht (en kracht!!). Effectief omgaan met kennis wordt niet alleen belangrijker, maar bepaalt in toenemende mate het persoonlijk succes. Daarom verbinden individuen zich steeds vaker in (virtuele) netwerken waar professionals in specifieke vakgebieden de nieuwste kennis uitwisselen.

Kennis delen

Zo’n community-of-practice (COP) is een groep van mensen die een belang, een vraagstuk of een passie voor een bepaald onderwerp delen en die kennis en expertise op dit gebied verdiepen door voortdurend met elkaar te interacteren (Wenger, 1998). Ieder moment van de dag zijn professionals bezig om problemen op te lossen. Problemen die een andere professional een dag later opnieuw tracht op te lossen. Elke professional die leert tijdens de uitvoering van zijn taak is een potentiële innovatiebron. Vanuit mijn idealistische gedachte vind ik dan dat iedere keer dat een specifiek probleem wordt opgelost, deze oplossing dan ook voor anderen beschikbaar moet (en kan) zijn zodat anderen hierop kunnen doorontwikkelen.

Sinds enkele maanden ben ik actief betrokken bij verschillende initiatieven tussen enthousiaste individuen met als doel kennisdeling tussen professionals te stimuleren. Maar dergelijke initiatieven worden niet automatisch een succes en vragen (mijns inziens) om een doordacht ontwerp/concept. Want een COP is pas nuttig (en succesvol?) als deelnemers het geleerde ook in de praktijk kunnen toepassen.

Denkkader

Bij het zoeken naar manieren om een succes van dit initiatief te maken heb ik gebruik gemaakt van eigen ervaringen, voorgaand onderzoek naar ontwikkelfasen en veranderingen in COP en het denken over veranderen in vijf kleuren. De ontwikkelfasen hebben mij bewust gemaakt van de patronen die in ieder COP zijn te herkennen. Met de veranderkleuren probeer ik de verschillende visies en ideeën ten aanzien van de verandering (of ontwikkeling) die een COP doormaakt te typeren. Dit geeft een denkkader voor het op de juiste wijze stimuleren en faciliteren van een COP.

1. Initiatief en aanloopfase

De start van een COP typeert de reden van bestaan en creëert voelbare kaders voor de toekomst. Is de start spontaan (wit), gepland (blauw), vanuit gedeeld belang (geel), om te leren (groen) of om te verleiden (rood)? De COP wordt rondom een onderwerp (een passie) gestart door één of enkele mensen met een idee, een doel en een visie. Vervolgens sluiten individuen met eigen ideeën en behoeften zich aan. Men streeft naar een aantrekkelijke samenstelling. Zo ontstaat er een gemeenschappelijke onderneming die voortdurend wordt heroverwogen door de deelnemers. In deze fase is kennisuitwisseling vooral individueel gericht. Een ieder brengt en haalt kennis en informatie omdat hij/zij dat voor het eigen werk goed kan gebruiken.

De ontstaanskleur is in deze fase van de ontwikkeling erg dominant aanwezig (af te lezen aan het gedrag van deelnemers). Dit is dan ook in veel gevallen de te volgen lijn om bij de deelnemers een gevoel van eigenaarschap en identiteit te ontwikkelen. De deelnemers moeten zich eigenaar voelen en zich gemotiveerd voelen om daar, naar eigen vermogen, mee aan de slag te gaan en een bijdrage te leveren.

2. Startfase

De startfase bouwt voort op de ontstaanskleur, en doordat de COP groeit ontstaan er (in veel gevallen) fricties. Deelnemers zoeken naar manieren om zichzelf te ontwikkelen tot een aantrekkelijke partner in de COP, maar hebben verschillende doelen, belangen, belangstellingen en ideeën over de werking van de COP. De een wil werken volgens een gestructureerd plan (blauw) terwijl het spontane initiatief er dan voor de ander vanaf is (wit). Kernwoorden in deze fase zijn ruimte en richting, zodat het initiatief zichzelf kan sturen.

Door deelnemers de ruimte te geven om vanuit persoonlijke motivatie bij te dragen schep je een prettige en vertrouwde omgeving waarin het gevoel van wederzijdse aantrekkelijkheid kan groeien. In deze fase moet gezocht worden naar volwaardige samenwerking tussen deelnemers. Zij moeten verantwoordelijkheid nemen, taken uitvoeren en elkaar daarbij aanvullen. Wederzijdse betrokkenheid verbindt de deelnemers aan een richting en leidt tot een “sociale configuratie”.

Door inbreng en samenwerking in de aanloop en startfase, bouwen de deelnemers veel gemeenschappelijke kennis en begrip op, die ten behoeve van de COP kan worden gesystematiseerd. Er vinden twee activiteiten plaats: het vastleggen van kennis en het distribueren van kennis, van de kennisdrager naar de kennisvrager. Dit laatste kan plaatsvinden via een medium (bijvoorbeeld via blogs), of rechtstreeks tussen twee of meerdere professionals. Kennismanagement in de COP moet gericht zijn op effectieve overdracht van kennis, niet op maximale opslag van kennis.

3. Middenfase

In de aanloop en startfase zoeken de deelnemers naar betekenis en toegevoegde waarde. In de middenfase voelen deelnemers zich verbonden, zijn ze betrokken en ontstaat er een kerngroep met een gedeelde basis aan kennis. Hiermee komt de COP in een (relatief) stabiele situatie.

In de middenfase moeten verschillende gezamenlijke inspanningen en initiatieven ontstaan die tezamen de verwachtingen van de deelnemers (blijven) waarmaken. Men werkt, ontwikkelingsgericht, verder aan de gedeelde basis van gemeenschappelijke bronnen (percepties, taalgebruik, succesvolle cases, werkstijlen en routines) die de deelnemers in de loop der tijd ontwikkelen. De deelnemers gebruiken een grote variatie aan communicatiemiddelen om informatie en kennis over te dragen. Hypothesen, verklaringen, dialoogdiscussies, verhalen en reflectie ondersteunen deelnemers in het delen van ervaringen en kennis.

Tijdens dit subproces verdient de professional zijn investering in de COP terug. Door een optimaal hergebruik van kennis is hij niet alleen in staat te voorkomen dat dezelfde kennis twee keer wordt ontwikkeld, maar kan hij bovendien de nieuwste kennis toepassen in zijn dienstverlening en productie. Tijdsbesparing en kwaliteitstoename zijn de directe resultaten. Dit is het moment voor iedere deelnemer om de COP te evalueren ten opzichte van zijn eigen doelen, ideeën en verwachtingen.

4. Eindfase of transformatie

De COP is effectief zolang het aan de verwachtingen van de deelnemers voldoet. Daarom moeten deelnemers in deze fase hun persoonlijke evaluaties openlijk bespreken. Het grootste risico is dat er geen nieuwe initiatieven meer worden opgestart of dat initiatieven niet meer aan de verwachtingen voldoen. Om te blijven bestaan moet de COP continu vernieuwen. Nieuwe deelnemers, nieuwe ervaringen, nieuwe inzichten, nieuwe kennis. Kernwoorden in deze fase zijn: interesse, vrijwilligheid, vernieuwing, betrokkenheid en participatie.

De COP moet in deze fase scherp op koers blijven varen. Waar nodig moeten de deelnemers zelfs terug naar fase één om zichzelf opnieuw uit te vinden of tot de conclusie komen dat er geen gedeelde reden is om de COP voort te zetten.

 

 

 

 

 

 

Verander je perspectief op ontwikkelingen!

Dat initiatieven om kennis te delen in communities-of-practice niet zo maar succesvol zijn is bekend. Toch kan je met een doordacht concept en verschillende interventies de kans op succes vergroten:

1. Typeer het ontstaan van de COP aan de hand van een veranderkleur
2. Benoem een duidelijk domein waar deelnemers zich aan verbinden
3. Ontwikkel een gevoel van eigenaarschap en identiteit bij deelnemers
4. Geef ruimte en richting zodat het initiatief zichzelf kan sturen
5. Ontwikkel een gevoel van wederzijdse aantrekkelijkheid
6. Ontwikkel een gevoel van wederzijdse betrokkenheid
7. Focus op effectieve overdracht van kennis, niet op maximale opslag van kennis
8. Werk ontwikkelingsgericht
9. Stimuleer hergebruik van kennis en kritische reflectie
10. Blijf evalueren en continu vernieuwen

Deze tien aanbevelingen vragen een creatieve invulling, om de ontwikkeling van een COP te stimuleren. Zo kun je deelnemers hun rol, positie en verwachtingen laten expliciteren en je kunt als COP een gezamenlijke leeragenda opstellen. Zo zijn er nog vele andere vormen. Wat heeft voor jou gewerkt? Wat helpt?

Deel jouw ervaring, ik ben benieuwd!!