Intranet vs. digitale werkplek: wat werkt het best?

Intranet versus de digitale werkplek: wat is het verschil en wat werkt het best? Hoe verbind je je organisatie, en vind je de weg ernaar toe? Tijdens het RoundTable event van Rapid Circle werd dit uitgebreid besproken. Hoewel communicatiestudies vooral door vrouwen worden gevolgd, zijn mannen tijdens dit event in de ruime meerderheid.

‘Humanizing the enterprise’

De data-revolutie is aangebroken, stelt Sam van Buuren, new business consultant bij Rapid Circle. Volgens hem zijn we geïsoleerd geraakt. Weet jij bijvoorbeeld waar je collega’s de hele dag mee bezig zijn? We leven allemaal op ons eigen eilandje. De razendsnel veranderende techniek biedt ons de mogelijkheid dit te herstellen en weer samen te komen, om de isolatie terug te brengen naar nul.

Hij maakt een mooie link naar ‘humanizing the enterprise’, waar het individu centraal staat in plaats van de organisatie. Op deze manier krijg je netwerkorganisaties in plaats van ouderwetse organisaties die gefocust zijn op hiërarchie, en waar alles nog top-down wordt gecommuniceerd.

Welke vormen zijn er?

Maar welke technische ontwikkelingen zijn er nou allemaal, om de interne communicatie te bevorderen? Sam geeft ons een kort overzicht van waar we vandaag de dag uit kunnen kiezen:

• Intranet 1.0: Een van de eerste ontwikkelingen voor online interne communicatie. Dit past goed bij een hiërarchische organisatie.
• Social intranet 2.0: Focust zich op het sociale aspect en geeft, in tegenstelling tot zijn voorganger, wel de mogelijkheid tot interactie. Daarnaast kun je documenten uploaden en berichten vanuit de organisatie verzenden en publiceren.
• Digitale werkplek – Dit is volgens Sam meer van nu. Het is onderdeel van je werk in plaats van een losse bezigheid, en ‘social’ is in alle taken verweven. Hieruit ontstaat de verbonden organisatie.

Vanuit de zaal veel knikkende gezichten. Nu is het tijd voor een case-study.

T-Share van T-Mobile

Online strateeg Lydia van den Brink (werkzaam bij ZB Communicatie & Media) vertelt vol enthousiasme over T-Share, het succesvolle intranet van T-Mobile: van alle T-Mobile-medewerkers is 92 procent actief op het platform. Maar hoe krijg je dit voor elkaar, en hoe zorg je dat je content aansluit bij je doelgroep? Lydia legt het uit: de vraag van de medewerker staat centraal. Vaak komt dit neer op het voorzien in actuele content op een passende manier.

Tot 2011 maakte T-Mobile gebruik van een print personeelsmagazine. Dit sloot niet meer aan bij hun werknemers het toenmalige intranet was behoorlijk uitgebreid: door er een ‘sociale laag’ overheen te bouwen is het T-Share ontstaan. Daarvoor is Harmonics van Winkwaves gebruikt. Het is een combinatie van drie werelden, die geïntegreerd zijn:

• Magazine: Het print-personeelsmagazine stond ooit op zichzelf. Printrubrieken zijn op een creatieve manier sociaal en interactief vertaald. Dit zorgt voor herkenning bij de medewerker.
• Intranet: Het intranet is een sociale business tool: geschikt voor nieuwsvoorziening, kennis delen en samenwerken.
• Social media: Biedt plaats voor interactie tussen werknemers, en verbindt de mensen intern. Er is een social stream waarop medewerkers updates plaatsen en volgen. Berichten kun je liken, van commentaar voorzien en delen.

Het platform wordt non-stop doorontwikkeld om op deze manier zo goed mogelijk in te spelen op de vraag van de platformgebruikers. Hoe pak je dat aan?

Heldere contentstrategie

Lydia start haar uitleg met het benadrukken van het belang van een heldere contentstrategie. Als je platformgebruikers wilt stimuleren elke dag gebruik te maken van het intranet, moet je ze wel elke dag met iets anders weten te boeien. Hiervoor moet de content kloppen en aantrekkelijk zijn.

Geïntegreerd team

Daarnaast moet je als bedrijf op de hoogte zijn van wat er speelt op de werkvloer. Verslagen van meetings, interviews met de medewerkers en strategieën die op corporate niveau worden besloten. Een geïntegreerd team zorgt ervoor dat alles samenkomt en op het platform terecht komt.

Communitymanagement

Communitymanagement is cruciaal, want zonder activering komt niemand online – laat staan dat ze iets ondernemen. Lydia presenteert hierbij de vijf P’s: produceren, publiceren, pushen, porren en promoten. De laatste drie behoren tot de activatie. Wordt een artikel niet gelezen? Pas de content dan aan. Denk aan het maken van een verdiepingsslag, visuals, de vormgeving omgooien of van een artikel een video maken.

Permanent monitoren

Ten slotte is het permanent monitoren via een dashboard belangrijk. Hier kun je veel uit leren: welke activiteiten en artikelen slaan aan, en welke minder? Al deze learnings kun je meenemen als je bezig bent met je volgende item. In het geval van T-share werkt die aanpak heel goed;

• Van de werknemers is 92 procent een actieve gebruiker. Zij loggen wekelijks in en bekijken de content.
• Er is een groep van 300 ambassadeurs, zij dragen zelf onderwerpen aan en posten op het platform.
• 82 procent van de werknemers is positiever over het sociale intranet dan over het print-magazine.
• Strategische content staat in de top 10 van gelezen content.

Met zulke goede cijfers is het niet verassend dat ZB Communicatie recentelijk bekroond is met een Gouden Grand Prix Content Marketing ‘14/’15.

5 gouden tips

Als afsluiter voorziet Lydia ons van 5 gouden tips:

1. Zorg voor activerende content. Aactiverende content is cruciaa als je een succesvol intranet wilt opzetten. Korte teksten en aantrekkelijke visuals werken goed. Uitnodigen tot meedenken over de content werkt ook stimulerend.
2. Sluit aan bij je doelgroep. Wat vinden zij leuk? In het geval van T-mobile werken artikelen over technische gadgets bijvoorbeeld.
3. Communiceren is niet altijd vanzelfsprekend: help mensen. Denk aan een duidelijke structuur op het platform en een hulplijn. Geef workshops over hoe je intranet werkt en hoe medewerkers dit maximaal kunnen benutten bij hun dagelijkse werk.
4. Wees geduldig, cultuurverandering is een proces. Verwacht niet dat iedereen de dag na lancering non-stop gebruik maakt van het intranet. Neem ze aan de hand en stimuleer ze zoveel mogelijk.
5. Vier de (kleine) successen. Dit kan al zitten in de cijfers op je dashboard inzichtelijk maken en in kaart brengen hoe vaak een artikel gelezen is. Als 90 procent van je organisatie het laatste artikel heeft gelezen, is dat een groot succes waar je trots op mag zijn!

Van intranet naar digitale werkplek

Sam stelt dat het veel inspanning vergt om een losstaand intranet aan te laten slaan. Het is slimmer om aan te sluiten bij de huidige manier van werken. Het belangrijkste verschil tussen een intranet en een digitale werkplek: de data moet je helpen om je werk te doen, zodat kennis automatisch wordt gedeeld en expertises in kaart worden gebracht.

Office Delve

Delve is een voorbeeld van zo’n digitale werkplek en een van de nieuwste producten van Microsoft Office 365. De content staat centraal vanuit verschillende perspectieven: jijzelf, de groepen waar je onderdeel van bent, en je organisatie. Delve zorgt ervoor dat al je documenten (denk aan bijlagen in je mail en documenten die in je netwerk) worden geïntegreerd op één plek: de digitale werkplek. Op deze manier staat relevante en actuele content bij jou centraal, zonder dat je je manier van werken hoeft aan te passen. Het is niet meer relevant waar je in werkt, een digitale werkplek laat alles juist samenkomen.

Via de digitale werkplek vind je content door mensen, en mensen door de content.

Nooit meer zoeken naar je documenten

Sam stelt dat dit de nieuwe manier van werken wordt, waarin je nooit meer hoeft te zoeken naar je documenten. Door inzichtelijk te maken met welk document je collega aan het werk is, weet je ook in welk onderwerp je collega zich aan het verdiepen is. Hoe Sam het samenvat: via de digitale werkplek vind je content door mensen, en mensen door de content.

Een verbonden organisatie

Het vinden van mensen door content en andersom klinkt als een goede manier om extra verbondenheid te creëren in een organisatie. Maar hoe weet je hoe verbonden jouw organisatie echt is? Los van alle intranetten en digitale werkplekken, brengt Leo Dijkema, managing partner bij Synthetron, netwerken in organisaties in kaart. Vaak als startpunt voor organisatieontwikkeling.

Welke rol vervul je écht in het netwerk?

Leo kijkt hiervoor naar wat mensen zeggen dat ze doen, versus wat ze werkelijk doen. Vaak komt naar voren dat hier een wezenlijk verschil tussen zit. Het is namelijk een uitdaging goed in te schatten welke rol jij vervult in het netwerk. Deze inzichten zijn interessant tijdens veranderingsprocessen in de organisatie, en handig om in te zetten om het succes van de reorganisatie te verbeteren. Hoe doet hij dit?

Een verandering in een organisatie wordt vaak geïntroduceerd tijdens een speech of vergadering. Hier wordt de exacte wijziging aangekondigd en verder toegelicht. Volgens Leo knikt de meerderheid van de werknemers vaak mee, maar wat we er echt van vinden, bespreken we pas daarna. Bijvoorbeeld bij de koffieautomaat, of in de wandelgangen. Wat er op zo’n moment gezegd wordt is veel bepalender dan wat je hoort tijdens de vergadering.

Anonieme chatomgeving

Na zo’n speech of vergadering krijgen alle medewerkers de kans om in een anonieme chatomgeving te vertellen wat zij om zich heen horen als reactie op de aankondiging. Op deze manier breng je in kaart wat er precies speelt op de werkvloer, en hoe de verandering wordt geïnterpreteerd. Hebben de mensen vertrouwen, of zien ze het als de zoveelste verandering?

Hoe medewerkers betekenis geven aan veranderingen

De volgende stap is om de betekenisgeving nader te onderzoeken. Vaak geef je betekenis aan een verandering door erover te praten met je vrienden en maatjes op kantoor. Leo onderzoekt dit met een enquête, waarin wordt gevraagd: wat hoor jij in informele gesprekken over de nieuwe organisatie?Vervolgens wordt het netwerk van de organisatie gekoppeld aan de betekenisgeving en dus emoties van de werknemers. Door deze stappen te volgen tijdens een verandering, kun je hier als organisatie op inspelen. De acceptatie van de verandering groeit, en dus ook de kans van slagen.

De vraag die tijdens Leo’s bijdrage centraal staat is welke rol deze technische hulpmiddelen, zoals een intranet en een digitale werkplek, gaan vervullen in de nabije toekomst. En hoe zal dat gaan als je meerdere netwerken in één organisatie in kaart wilt brengen? Zal het werkelijk zo zijn dat je met één druk op de knop alle onderlinge interacties in kaart kunt brengen? Zinnen als ‘de werkdruk is te hoog’ kunnen misschien in de toekomst echt gecontroleerd worden: wat doet een persoon zoal? Hoe hoog zijn haar mailingcijfers, en hoeveel documenten draagt zo’n persoon bij?

Privacy: hoeveel wil je inzichtelijk maken?

Als het gaat om de resultaten zoveel mogelijk inzichtelijk maken, moet ik persoonlijk gelijk denken aan de privacy van de werknemer. Wat mij betreft zijn er grenzen in hoeveel je inzichtelijk moet maken, en zou ik liever niet willen dat al mijn documenten en mailrelaties visueel in kaart gebracht worden.

Kennis & expertise delen

Kennis en expertise delen met de organisatie daarentegen is naar mijn mening juist interessant. Leuk om te zien dat iedereen zo een voorkeur heeft, handig bovendien, aangezien de digitale werkplek altijd kan worden afgestemd op de wensen van een organisatie.

Kun je niet kiezen? Zet je wensen op een rijtje

Deze aanpasbaarheid geldt ook vaak voor een intranet, waardoor zowel de digitale werkplek als een intranet geschikt zijn voor een organisatie. In dubio wat het beste zal werken voor jouw organisatie? Zet je wensen op een rijtje en denk aan hoe beide geïntegreerd kunnen worden binnen de organisatie.

Staan collega’s ervoor open om de manier van werken te veranderen, wat zijn de huidige communicatiemiddelen en is er een mogelijkheid tot online integratie? Kies daarnaast voor een intranet of digitale werkplek die ‘op maat’ gemaakt wordt, zodat alle belangen worden behartigd. Voor zowel de organisatie als de werknemer.

Intranet vs. digitale werkplek

Al met al een interessante middag! De afsluitende brainstorm was leuk, zeker na de case-study en informatie over de technische mogelijkheden. De groep denkt enthousiast mee en ziet de potentie van het integreren van zowel een intranet als de digitale werkplek in de organisatie.

Hoe zit dat met jou? Wat past het beste bij jouw organisatie? Deel jouw ideeën hierover in een reactie hieronder.

Illustratie intro met dank aan Fotolia.