Wetgeving B2B e-mailmarketing

Mijn vorige artikel De nieuwe wetgeving rond e-mailcommunicatie over de wijzigingen in de Telecomwet leverde veel reacties op. Ook de communicatie met onze klanten bij Blinker zorgde voor een stroom feedback. Daarom dit maal een vervolgartikel waarin aan de hand van alle reacties nogmaals de impact wordt bekeken.

Moet ik hier ook iets mee?

De meest gehoorde vraag is: moet ik hier iets mee? Om die te kunnen beantwoorden moet je jezelf de onderstaande 3 vragen stellen.

1. Doen wij B2B e-mail communicatie?

De wijziging geldt voor alleen B2B e-mail communicatie. De regels zijn gelijk getrokken met die van B2C e-mail communicatie uit 2004. B2B-organisaties moeten daarbij onderscheid maken tussen twee groepen: klanten en niet-klanten.

Bottomline: Voor B2C e-mail communicatie verandert er dus niets. Maar, ben je marketeer bij een B2C-organisatie en ben je onzeker of jullie organisatie voldoet aan de wet, dan kan het geen kwaad om je beleid te toetsen aan de nieuwe wetgeving. Dit en het eerdere artikel kunnen daarbij helpen. De regels zijn vanaf 1 juli namelijk gelijk.

2. Communiceren we alleen met klanten?

Klanten mag je zonder toestemming e-mailings sturen. Mits die e-mailings informatie bevatten over gelijksoortige producten en/of diensten die ze bij je afgenomen hebben. Daarnaast moet je ze informeren en ‘recht van verzet’ aanbieden bij de aanmelding. Ze moeten dus kosteloos kunnen weigeren jouw e-mailcommunicatie te ontvangen.

Bottomline: analyseer je bestand en maak een duidelijke scheiding tussen klanten en niet-klanten. En even off-topic: dit is sowieso een zeer verstandige actie. Je hebt nu eenmaal een andere relatie met klanten dan met niet-klanten!

3. Communiceren we ook met niet-klanten

Voor niet-klanten geldt dat je vanaf 1 juli 2009 toestemming moet hebben om via e-mail te communiceren. Heb je die toestemming verkregen, bijvoorbeeld via een aanmeldformulier op de website of via een antwoordkaart, dan ligt de permissie vast.

Dit geldt niet alleen personen die na 1 juli in je bestand komen. Ook voor personen die al voor 1 juli in je bestand stonden moet je permissie hebben. Twijfel je of je de permissie wel hebt voor (een deel van) je bestand, dan is het advies die permissie opnieuw te vragen en vast te leggen. Wil je dit doen via e-mail dan kan dit tot 1 juli 2009. Maar 1 juli is niet het einde der tijden natuurlijk. Je kunt na 1 juli 2009 ook permissie vragen op andere manieren, zoals bijvoorbeeld via direct mail of telefonisch.

Hoe zit het met online enquêtes?

Uitnodigingen voor online enquêtes vallen onder de wet als ze een commercieel doel dienen. De wet spreekt over “commerciële, ideële of charitatieve doeleinden”. Wanneer de communicatie ongevraagd wordt verzonden en één van bovenstaande doelen dient, zit je dus fout. Klanten mag je overigens wel gewoon een enquête sturen, mits je natuurlijk aan de voorwaarden bij inschrijven hebt voldaan.

Hoe zit het met aangekochte adressenbestanden?

Bij dit soort bestanden weet je zeker dat je geen permissie hebt om deze mensen te benaderen. Die mensen weten in de meeste gevallen niet eens dat hun adres is verkocht. Je mag ze dus niet benaderen via e-mail. Heb je andere gegevens in dat bestand, zoals NAW, dan kun je ze natuurlijk wel via direct mail proberen te interesseren.

Verzending door derden (medepleger)

Als er geen opt-in is vanuit de ontvangers dan is de verzender van de e-mails degene die strafbaar handelt. Dus als je voor een opdrachtgever mailt dan krijg jij de boete. Voor organisaties die full-service e-mailings doen voor derden, is het verstandig om in de algemene voorwaarden op te nemen dat de schade mag worden verhaald op de opdrachtgever. Sowieso kun je de opdrachtgever per opdracht laten garanderen dat alle adressen opt-in zijn voor de mailing die ze jou laten doen.

Serviceberichten en afmeldlinks

Serviceberichten zijn nodig om een bepaalde dienst goed te laten functioneren. Neem een online boekhoudpakket zoals Reeleezee. Zij moeten wel communiceren met de gebruikers. Over een update of een nieuwe versie bijvoorbeeld. In die communicatie hoef je geen afmeldlinks op te nemen. Artikel 11 Telecomwet gaat over “commerciële, ideële of charitatieve boodschappen”. Serviceberichten of dienstmededelingen aan klanten vallen daar niet onder.

Ik zou wel adviseren om de klant daarover te informeren natuurlijk en wellicht ook iets op te nemen in de algemene voorwaarden. Daarnaast kun je het ook technisch ondersteunen door een functie ‘profiel wijzigen’ in dit soort e-mailings op te nemen. Daarmee stel je de ontvanger in staat om het e-mailadres te wijzigen, bijvoorbeeld wanneer iemand vertrekt en de opvolger bekend is.

Heb je nog vragen?

Wanneer je nog onduidelijkheden hebt, plaats ze dan als reactie onder dit artikel, dan zullen we proberen die met z’n allen weer te beantwoorden. Bij het vorige artikel is dit ook goed gelukt en daarvoor wil ik met name Arnoud Engelfriet nog even speciaal bedanken. Hij is ICT-jurist en heeft een eigen blog over internetrecht genaamd Ius mentis.

Zie ook het eerdere artikel De nieuwe wetgeving rond e-mailcommunicatie.