Breng je iPad-jaarverslag tot leven: 7 aandachtspunten

Het jaarverslag is opgeleverd. Met honderden of zelfs duizenden tegelijk arriveren ze op het hoofdkantoor. Fijn dat ze in een doos zitten, dat maakt het makkelijk als je ze over een jaar in de oud papiercontainer kiepert. Want, dat is nog steeds het lot van veel gedrukte jaarverslagen. Het e-jaarverslag is gelukkig sterk in opkomst. 

Hoe zorg je voor een e-jaarverslag met aantrekkelijke content die aansluit bij de lezer? Content die recht doet aan de verantwoordingsfunctie van een jaarverslag? In dit artikel lees je 7 aandachtspunten.

1. Planning: maak een jaarverslag al door het jaar heen

Bij digitale publicaties spelen fotografie en video een grote rol. Ze zijn bepalend en soms zelfs leidend voor de inhoud, maar tegelijkertijd zijn ze ook tijdgebonden. Een fotorapportage van een feestelijk moment of een video van een unieke gebeurtenis maak je immers niet meer achteraf.

Zo bracht de Amsterdam Arena de afgelopen jaren een speciaal duurzaamheidsverslag uit, over 2012/2013 voor het eerst in digitale vorm. De zonnepanelen die nu op het dak van het stadion geïnstalleerd worden mogen in het komende verslag natuurlijk niet ontbreken, maar zo’n installatie doe je later niet nog een keertje over.

Zet daarom door het jaar heen op cruciale momenten een fotograaf of cameraman in. Denk vooruit, werk met een eventkalender en stel aan het begin van het verslagjaar al de (ruwe) inhoudsopgave van het verslag samen.

2. Maak digitaal écht digitaal

Een digitaal document is meer dan een digitale versie van het document dat je normaal zou laten drukken. Er is een essentieel verschil tussen online en offline documenten, tussen print en digitaal. Dat heeft vooral te maken met de lezer: die leest wezenlijk anders. Papier is traditioneel, lineair en vaak grotendeels op tekst gebaseerd. Papieren verslagen vooronderstellen een actieve lezershouding: de lezer verwacht (veel) tekst en beslist zelf die te gaan lezen. Digitaal is non-lineair, visueel en interactief. De lezer verwacht achter zijn scherm korte teksten, bewegend beeld en verwijzingen naar andere bronnen (die ook digitaal en dus direct toegankelijk zijn). Content die prikkelt, uitdaagt en verleidt tot lezen.

Zorg dat het verslag aansluit bij deze verwachting: verrijk je verslag met animaties, video, interactieve grafieken en verwijzingen. Goed voorbeeld is het Philips Annual Report 2013 dat zeer innovatief is opgebouwd uit tekst, beeld, video en links naar externe bronnen. Ook het jaarverslag van Belgacom is een interactief en creatief jaaroverzicht. Het uitgebreide verslag is op vele manieren te delen en bovendien ook als op maat gemaakte pdf te downloaden.

3. Vormgeving: verwachting versus verrassing

Bij een gedrukte publicatie krijg je als opdrachtgever via het ontwerpvoorstel vaak al een goede indruk van het eindproduct. Een interactief digitaal product – bijvoorbeeld voor de iPad of Android-tablet – vraagt veel meer voorstellingsvermogen in de ontwikkelfase. In tekst en grafische ontwerpschetsen is het dan nog moeilijk om een indruk te geven van de interactieve en bewegende elementen in het eindproduct. Ook video-elementen moeten nog gemaakt en toegevoegd worden. Er is dus weinig concreets te zien totdat het verslag helemaal af is. Zelfs tussenfases en prototypes scheppen soms eerder verwarring bij de opdrachtgever dan dat ze voor geruststelling zorgen.

Aan de bureaukant – de opdrachtnemer – is het dan de uitdaging om de opdrachtgever goed duidelijk te maken wat hij uiteindelijk kan verwachten. Tegelijkertijd wil je natuurlijk positief verrassen met het eindproduct. Van opdrachtgevers vergt het moed om het denken in drukwerk los te laten. Vertrouwen in elkaars vakmanschap is daarom belangrijk.

4. Navigatie: non-lineair

In een digitaal verslag zoekt elke lezer door middel van hyperlinks zijn eigen weg door de publicatie. Een goed voorbeeld om dat te illustreren is het RDW jaarverslag 2012. De ‘lezer’ wordt verleid om zelf zijn route door het verslag te bepalen. Het effect is een interactief document dat op een aantrekkelijke manier heldere informatie overbrengt.

De lezer van het verslag is dus vrij zijn eigen route te bepalen, maar het is niet de bedoeling dat hij verdwaalt. Wijs de lezer daarom op elke plek de weg via een duidelijke navigatie. Maak gebruik van zowel horizontale als verticale navigatiemogelijkheden. Op die manier speel je in op natuurlijke, intuïtieve manieren om door een publicatie te ‘bladeren’ en swipen. Eenvoud hoeft niet saai te zijn.

Non-lineaire documenten zijn voor de lezer aantrekkelijk, maar geven de makers minder controle over de lezer. Wees je er als opdrachtgever – maar zeker ook als opdrachtnemer – van bewust dat digitale content daarom grotendeels zelfstandig moet zijn: teksten moeten op zichzelf staan en foto’s en video’s moeten ook los van tekstuele context te volgen zijn.

5. Verspreiding: maak van je lezers je distributeurs

Een digitaal verslag – of delen daaruit – is eenvoudig en oneindig vaak te delen met de doelgroep. Denk wel goed na over hoe je die doelgroep bereikt. En over hoe je mensen verleidt je verslag verder te verspreiden. Deelmogelijkheden in het verslag zijn dan ook een must: maak verspreiding via Twitter, LinkedIn, Facebook en e-mail aantrekkelijk en zo eenvoudig mogelijk. Zo worden lezers ook je distributeurs en bereik je netwerken die je anders niet bereikt. Een persoonlijke aanbeveling van een relatie motiveert bovendien eerder om het verslag te lezen. Havenbedrijf Rotterdam N.V., bijvoorbeeld, heeft in elk onderdeel van haar jaarverslag 2013 een deeloptie toegevoegd. Van het voorwoord tot de jaarrekeningen: alles is met één klik te delen en te downloaden.

Denk ook vooraf al na over de manier waarop je zelf het verslag verspreidt. Maak een e-card, schrijf een uitnodigende begeleidingstekst of prikkel lezers via een trailer, een samenvatting in beeld of met behulp van animaties. Zoals in het Cofely jaarverslag 2012 dat op een overzichtelijke manier inzicht geeft in complexe materie. Of met behulp van video, zoals het Sport & Zaken jaarverslag 2012 dat via video-cases de menselijke kant benadrukt en meer laat zien dan alleen cijfers. Ook het Plan Nederland jaarverslag 2013 is een mooie teaser met video en animatie die een persoonlijke betrokkenheid laat zien die moeilijk in alleen tekst te vatten is.

6. Platform: bedien iedereen op elk apparaat

Een digitaal verslag moet het liefst toegankelijk zijn vanaf elk apparaat: van laptop en PC tot tablet en misschien zelfs smartphone. Het ontwerp van een zogenoemd responsive design schaalt mee met de afmetingen van een scherm, zonder in te leveren op leesbaarheid van tekst of bruikbaarheid van de gebruikersinterface. Bied als het even kan je verslag ook als app aan, zoals de AkzoNobel Reports-app. Een kleine moeite met een groot effect. Een app versterkt de band met je bezoekers en maakt het eenvoudig mogelijk updates en nieuws onder de aandacht te brengen. Zorg ook dat je verslag goed werkt in de gangbare browsers, zoals Internet Explorer, Firefox, Safari en Chrome. Een foutmelding of een halfbakken vormgeving zijn funest en leiden meer af dan een spelfout of een onscherpe afbeelding in een gedrukt verslag.

7. Budget

Nog steeds leeft het idee dat een digitale uitgave goedkoper is dan een gedrukt exemplaar. Kosten voor drukwerk en verzending vallen immers weg, toch? Dat voordeel is maar heel beperkt. Want de uitgespaarde kosten ben je al snel kwijt aan techniek en video. Houd bij een compleet digitaal jaarverslag van enige omvang rekening met een totale kostprijs van € 30.000 tot € 40.000 voor redactie, productie, ontwerp, techniek, fotografie, geanimeerde grafieken en video’s. Maar dan heb je ook wat!

Heeft jouw organisatie plannen om dit jaar een digitaal jaarverslag uit te brengen? Of hebben jullie dat in het verleden al gedaan en heb je nog goede tips? Deel ze hieronder in een reactie!