Werk moet leuker: op naar een intranet als ‘digital workplace’

Wat hebben Sam Marshall, Ross Dawson, Paul Miller en Lee Bryant met elkaar gemeen?
Juist: ze waren alle drie keynote-sprekers op het Congres intranet. De experts benadrukten allen dat ‘de toekomst van werk’ niet gaat om de technologie, maar om de mens.

De individuele mens als onderdeel van een netwerk van netwerken. Het netwerk dat zich in eerste instantie binnen organisaties ontwikkelt. Maar gaandeweg worden de grenzen van die organisaties en het netwerk opgerekt. En dus ook het intranet.

Vanuit het intranet gezien is het dus de omgekeerde wereld. De techniek bepaalt niet wat er gebeurt, maar de beweging waaraan die technologie haar bestaansrecht ontleent. Die breed en kriskras uitdijende beweging kan het ene bedrijf of het ene management beter organiseren dan het andere. Duidelijk in de verhalen op het congres is ook: wie daar niet in meegaat, verliest de strijd.

Ecosysteem

Het is het intranet dat dus met deze beweging mee moet. Waar we al bekend waren met de ‘netwerkorganisaties’ tegenover de ouderwetse top-down-organisaties, voegt Dawson daar een dimensie aan toe: van organisatie naar ecosysteem. Een natuurlijk en zichzelf in standhoudend geheel waar het intranet zich als een flexibele vlies zachtjes overheen kan draperen en de flora en fauna van leven kan voorzien. Dawson:

“Intranet is extranet, all of the people you create value with. The intranet is about to form the identity.”

Maar waar begint die identiteit? Bij ieder individu met al zijn kennis en wensen. Wat heeft die nodig om goed te werken? Veelal buiten beschouwing gelaten, is het feit dat een groot deel van de mensen een introvert karakter heeft, volgens Marshall. Het bleef echter bij de opmerking dat dit een belangrijk punt van aandacht is.

Goed, verder met het ‘individu’. Wat heeft die nodig om zijn of haar werk goed te doen?

Termen en tendensen

Eerst een kleine greep uit de termen en kreten die op het congres over elkaar heen duikelden:

• Grenzen vervagen: niet nieuw, maar we zien de digitale werkplek als geheel
• Er is meer en meer sprake van individuen die moeten samenwerken om succes te behalen:  is al een tijdje aan de gang
• Openheid en verbinden is van deze tijd, we hebben niks te verbergen: gelukkig.
• Leiderschap is essentieel, maar op een manier die experimenten en creativiteit ruimte geeft: wisten we, maar heel belangrijk!

Open education

Onderwijs is onmisbaar, zowel voor het individu als voor de organisatie. Wisten we ook wel, maar over de manier van onderwijs aanbieden valt ook nog wel veel te zeggen. Dawson zei het als volgt: “Open education: without education organisations will be left behind.”

Hier blijft in het midden wat bedoeld wordt met ‘open,’ maar laten we de lijn van het nieuwe werken doortrekken naar onderwijs (voor werk), dat dan onderdeel uitmaakt van het ecosysteem. Nummer 6 van de 11 principes uit Marshalls Digital Workplace Manifesto luidt: Learning is good for me and the company. Give me the opportunity to acquire knowledge from outside and in, and the chance to use it well. Hierbij zegt Dawson dat er veel informeel gebeurt. De meeste nuttige info komt daarmee niet uit een e-learning database.

Werk moet leuker

Wat ik veel hoorde tijdens deze dag, is dat werken en leren leuker, makkelijker, veiliger, productiever, creatiever, met meer verantwoordelijkheid en samen met collega’s, klanten of partners moet. Hoe ziet dat er concreet uit? Om dat te illustreren, is het misschien goed om  jeaf te vragen wat het is dat werk niét leuk maakt. Veel rompslomp om het primaire proces heen, van zoeken naar info en collega’s tot het doen van zinloos dubbel werk, door bijvoorbeeld het kwijtraken van documentversies. Of denk aan het missen van meetings, doordat de treinen niet meewerken.

Doordat zich de laatste jaren een sociale schil rond het intranet gevormd heeft, kunnen veel van deze ergernissen worden weggepoetst: het continu met elkaar in verbinding staan, het snel iemand kunnen aanschieten, een idee tegen een hele themagroep kunnen aanhouden of aantekeningen direct via een app kunnen zien en daarop reageren.

Het intranet als digital workplace

Welnu: al deze wensen en tendensen worden mogelijk gemaakt door het intranet als digital workplace. Die moet dan dus wel ‘a pleasure to use’ zijn, aldus Marshalls nummer 3. Paul Miller vraagt de zaal naar welk gevoel hun huis bij ze oproept, met als uitkomst:

“We want to be free, feel calm in a quiet environment in the pfysical world, so why not online?”

Lee Bryant voegt aan dat verhaal toe dat het SharePoint toch lukt om in plaats van het werk makkelijker te maken, het tegenovergestelde te bewerkstelligen. De vraag is nu natuurlijk waarom zoveel organisaties hun intranet hier toch op bouwen.

Hoe dan ook, hoewel de term digital workplace misschien anders doet vermoeden, is er voor elk individu meer tijd en ruimte voor bijvoorbeeld creativiteit. Dat vindt plaats via verschillende in- of externe netwerken, waardoor veel kennis het ecosysteem binnenkomt en – ik noem maar een steeg – innovatie naar buiten gaat, zichtbaar voor de hele wereld. “Work doesn’t stop at the firewall“, Marshalls nr 8. En Dawson: “Push up the boundaries of the intranet to be able to explore.”

Gaat het vanzelf?

Eenmaal een social intranet in gebruik, gaat het dan allemaal vanzelf? Dawson haalt Einstein aan: “We have a choice.” En dat maakt het er niet makkelijker op.
“There are so many opportunities to create value in organizations, but how do we fill in?” Met andere woorden: nee, het gaat niet vanzelf. Aan veel voorwaarden moet worden voldaan, die altijd weer beginnen bij de organisatiecultuur en leiderschap. En het maken van de juiste keuzes en daarover op één lijn zitten met de rest van de organisatie. Punt 2 (over management) van Marshalls Principles luidt: manage the outcome, not the process. En daarom: work out loud, be visible, use microblogging tools.

Een tip van Marshall: gebruik één intranet. “Collaboration only works if we do it the same way.” Veel bedrijven gebruiken meerdere intranetten. Je zou zeggen ‘dat bestaat niet’, maar het bewijs hiervoor werd meteen geleverd tijdens de breakoutsessie van ABN Amro. Ten tijde van de ‘fusie’ met Fortis in 2010, telde ABN Amro maar liefst 14 (!) intranetten.

Intranet als internet?

Overigens: over het vraagstuk over termen als intranet of digital workplace, hoeven we het niet meer te hebben. Het doet er gewoonweg niet toe. Uiteindelijk zal alles onder één ‘bladerdak’ terechtkomen, net als het internet nu één geheel is van miljarden losse stukjes. Want laten we wel zijn, zegt Marshall: “20 jaar geleden werkte ik voor het eerst op een intranet, dat bijna net zo lang bestaat als het internet zelf (20 jaar). Maar het heeft zich absoluut niet zo ontwikkeld.”

Je zou zeggen dat je werk zonder een intranet ‘als natuurlijk vlies over het ecosysteem’ niet leuk kan zijn. Hoe denk jij daarover?

Foto intro met dank aan Fotolia.