Papierloos samenwerken: 5 belangrijke overwegingen

Een aantal jaar geleden was ’t ‘Het Nieuwe Werken‘. Dat kennen we nu wel. Interessant was – en is nog steeds – dat het ging om een hype en daarmee meteen een containerbegrip. Iedereen legde het uit in zijn eigen voordeel. Zo staat HNW in veel gevallen gelijk aan kosten besparen en efficiëntie. En dat het met wat aanpassingen, op de werkvloer en thuis, heel makkelijk te realiseren is.

Maar ik ga het niet hebben over die hype. Die is over, maar de uitwerking van die nieuwe manier van werken natuurlijk niet. Er doet zich nu een nieuwe hype voor: papierloos werken. En hier geldt wederom hetzelfde, elke organisatie kan het papierloze kantoor invoeren met de welbekende argumenten. Kosten besparen, ‘groen’ werken, enzovoorts.

Eerlijk is eerlijk. Je kunt er eigenlijk gewoon niet meer omheen. Maar wat zijn nu eigenlijk reële overwegingen om papierloos te gaan werken? Veiligheid, hype, technische ontwikkelingen, branche en organisatiecultuur spelen hierbij onvermijdelijk een rol. Aangezien je je werk zelden alleen doet, wil ik het graag breder trekken: naar papierloos samenwerken. Hieronder de vijf belangrijkste overwegingen voor papierloos samenwerken.

1. Veiligheid

Papier heeft de neiging rond te slingeren, meer dan mobiele devices dat hebben. Toch vertrouwen nog veel organisaties niet in de digitalisering, omdat papier ter vergelijking wél tastbaar en zichtbaar veilig kan worden opgeborgen. Natuurlijk is er wat voor te zeggen dat men gezien de alom aanwezige cybercrime en grootschalige hackacties huiverig is voor digitaal werken en uitwisselen van belangrijke documenten en gegevens. Daarom is het ook van belang dat de gebruikte tools, apps en devices voldoen aan de veiligheidseisen. Als dat voor elkaar is hoef je in principe niet meer te vrezen voor ongewenste openbaarheid van informatie.

Angst is een slechte raadgever

En natuurlijk is het tegenovergestelde des te meer gebaat bij papierloos en online werken. Veelal regeert de angst die veel bedrijven terecht of onterecht hebben. Maar is het niet veel leuker om zaken te motiveren vanuit een positieve inslag? De meerwaarde van kennis en informatie delen wordt steeds meer ingezien. Transparantie is hierbij het toverwoord. Er bestaat weliswaar transparant papier, maar zo veel bereik als online zal papier nooit halen.

2. Hype

Hierboven gaf ik al aan dat papierloos werken een hype is. Het is juist nu het moment om gerede argumenten te bedenken en te hebben om ermee te beginnen, in plaats van doelloos – om maar niet achter te blijven – mee te gaan met de hype. Een manier van werken, omdat dat aansluit bij een nieuwe ‘way of life’ in plaats vanwege een hype, zal veel beter aanslaan in een organisatie die wil groeien of innovatief wil zijn. Argumenten om papierloos samen te werken, kunnen zijn:

• voor de organisatie: tegemoet komen aan individuele werkbehoeften; denk aan de voordelen van BYOD of COYD;
• voor de medewerker: profiteren van een organisatie die opener en transparanter is;
• voor organisatie en medewerker: profiteren van ‘intelligentere’ samenwerkverbanden binnen en buiten de organisatie.

3. Techniek

In het dagelijks leven is het gebruik van mobiel en tablet al heel gewoon, zowel voor internetgebruik als het deelnemen aan social networks. Nu verschuift die manier van communiceren steeds meer naar de werkvloer, en dat kan de it-afdeling hoofdbrekens bezorgen. Zij wil graag de controle houden: welke apps worden gedownload, op welk netwerk zit iedereen? Met de hoeveelheid aan platforms en apps is dat een lastige opgave.

Om als organisatie het papierloos samenwerken te ondersteunen, is het van belang dat iedereen op een logische manier ‘connected’ is. Daarop kan de focus van IT dan liggen: het faciliteren van de juiste app(s), zodat bijvoorbeeld iedereen tijdens papierloos vergaderen beschikt over dezelfde mogelijkheden.

Welke vragen zal de it-afdeling dan onder meer moeten kunnen ondervangen?

• combineert een app alle functies om samen te werken op desktop en mobiel?
• kunnen meerdere typen devices worden ingezet?
• Werken de tools zo geruisloos en intuïtief dat (interne) supportvragen achterwege blijven?

4. Cultuur: individu vs. organisatie

Grenzen vervagen binnen organisaties. Medewerkers worden steeds individualistischer, kiezen hun eigen tools, werken onderweg, thuis en op momenten dat het hen uitkomt. En met wie het ze uitkomt. Organisaties moeten daar tegen‘bestand’ zijn. Zijn ze dat? Dan benutten ze de kwaliteiten van kenniswerkers ten volle voor eigen winst. En andersom. Flexibele medewerkers plukken de vruchten van een werkgever die om hen geeft.

De uitdaging voor organisatie en medewerkers is om het maximale te halen uit deze situatie.

Papierloos samenwerken:

• is misschien gericht op het individu, maar inspireert om samen te werken;
• maakt mensen en werk zichtbaar en geeft dus vertrouwen (bij goed presteren);
• zorgt voor betrokkenheid, motivatie en resultaten.

5. Branches: verschillende culturen, dus verschillende behoeftes?

Heeft papierloos werken wel nut voor mijn werk? Die vraag zullen velen zichzelf stellen.
Een opziener op een bouwplaats, of de bouwvakker zelf, werkt op een heel andere manier met papier dan een gemeentelijk beleidsadviseur of een bankmedewerker. Toch zullen zij allen voordelen hebben bij papierloos samenwerken op het moment dat ze een bouwtekening of een contract willen openen, bewerken en plaatsen.

Moet je nu apps verzinnen die specifiek gemaakt zijn voor een branche? Niet nodig. Het belangrijkst is dat aan de basisbehoeften van papierloos werken voldaan wordt. Denk maar na: wat voor werk je ook doet, als het gaat om papiergebruik gaat het om documenten die je print om rustig te kunnen lezen, er aantekeningen op te maken en ze uiteindelijk digitaal weer te bewerken, op te slaan of te mailen.

Persoonlijke voorkeur

Of je dit nu papierloos doet of toch als vanouds blijft printen, het zal grotendeels aan de cultuur van de organisatie of ieders persoonlijke voorkeur liggen. Maar de mate waarin jij papierloos kunt samenwerken, hangt zeker ook af door de mate waarin de mogelijkheden gefaciliteerd worden.

Uiteindelijk doet iedere trotse en onafhankelijke professional waar hij zin in heeft, met of zonder papier. Met of zonder de organisatie. Ik print dit stukje in ieder geval nog even uit om het snel nog even vanuit de lezer te bekijken.