Wiki: welke en hoe dan? Een stappenplan

Het inzetten van een wiki gebeurt veelvuldig. Vooral situaties waar het gaat om kennis te delen of op te bouwen, waarbij verschillende mensen verschillende stukken inbrengen. Zie de wiki als een stuk gereedschap in je gereedschapskist. En zoveel gereedschap als er bestaat, zoveel soorten wiki’s zijn er ook, heeeel veeeel dus. Hoe kies je welk gereedschap het beste ingezet kan worden? En hoe zorg je ervoor dat inzetten van het gereedschap ook leidt tot een optimaal resultaat? Een stappenplan.

Nadat je overtuigd bent van het nut van een wiki (je kunt ook een pagina vullen over wanneer je een wiki het beste kan inzetten), komt de vraag welke wiki het meest geschikt is. Die keuze wordt als eerste bepaald door het doel, de randvoorwaarden en de organisatie rondom de wiki en pas in tweede instantie door de technische specificaties.

Wikis in Plain English (Commoncraft)

Er is voldoende informatie te vinden over de technische specificaties van verschillende wiki’s en op diverse plaatsen worden deze vergeleken. Op dat niveau een afweging maken is een must, maar in mijn beleving wordt er dan een belangrijke stap overgeslagen. Eerst zal je moeten kijken naar wat je wilt bereiken en binnen welke setting dat gaat gebeuren. Om tot een goede keuze te komen, wordt eerst bedacht hoe het instrument wordt ingezet en wordt daarna pas de keuze voor de tool gemaakt.

1. Doel bepalen

Er zijn grofweg 3 opties wat je met een wiki wilt bereiken: kenniscreatie (vanaf “0” op te bouwen), kennismanagement (bestaande kennis inzichtelijk maken en uitbreiden) of kennisoverdracht (“zenden” van kennis).

2. Randvoorwaarden bepalen

De omgeving waarbinnen de wiki een rol gaat vervullen, zal altijd randvoorwaarden met zich meebrengen. Een (niet limitatieve) opsomming van mogelijke randvoorwaarden

• Budget
• Externe of bestaande content wel/niet inzetten
• Herkenbaarheid van de tool (looks) wel/niet belangrijk
• Beveiliging
• Aantal deelnemers
• 1 organisatie of meerdere
• Aantal groepen dat in de wiki gaan werken
• Aantal benodigde wiki’s
• Type gebruiker (gewend/niet gewend on-line te werken, beschikbare tijd etc)
• Gebruik van gegenereerde informatie in de toekomst

3. Wiki kiezen

Op basis van bovenstaande kun je iets zeggen over de manier hoe je wilt werken in en met de wiki en kun je een principe keuze maken voor het soort wiki. Er zijn 3 smaken (er zijn ongetwijfeld nog veel meer indelingen te bedenken):

• Open omgeving: De free-format (en open-source) varianten die je kunt inrichten zoals je dat zelf wilt (als je weet hoe het werkt en/of bereid bent daar tijd in te stoppen). Een op maat oplossing kun je zelf maken. De interface voor de gebruiker is minder gebruiksvriendelijk. Bijvoorbeeld Mediawiki.

• Buiten omgeving: de “software as a service” (SaaS) wiki’s, met weinig speelruimte voor eigen inrichting, maar gebruikersvriendelijk ingericht. Bijvoorbeeld Wetpaint of uitgebreidere variant Confluence wiki.

• Gesloten omgeving: wiki’s binnen een “gesloten” eigen omgeving, en daarmee dus 1 omgeving voor alles. Herkenbaar voor iedereen binnen de organisatie, maar aanpassingen in functionaliteit zijn niet eenvoudig, zoals de Sharepoint wiki.

Op basis van een aantal technische eisen, kun je dan de uiteindelijke keuze maken.

Voorbeeld
Diverse vrijwilligersorganisaties rondom een bepaald thema willen kennis opdoen. In de groep zijn 1 of meerdere mensen die de kennis in huis hebben om de ondersteunersrol (werking en inrichting van de wiki) goed in te vullen. De kenmerken zijn dan: meerdere organisaties, streven naar minimale kosten, vanaf 0 kennis creëren, beveiliging is van minder belang is, hoeft niet herkenbare interface te hebben voor gebruikers. Dan is een open omgeving het meest aan te raden.

Of stel dat er 5 specialisten binnen 1 ziekenhuis al hun kennis op gebied van botbreuken willen samenvoegen en over de leemtes in die kennis het gesprek aangaan. Kenmerk: kennismanagement, 1 organisatie, beperkte hoeveelheid mensen, bestaande content moet makkelijk in te voegen zijn. Dan is een plek binnen de gesloten (bestaande) omgeving aan te raden.

4. Organisatie eromheen en rollen definiëren

Na deze stappen heb je de (juiste) wiki wel, maar nog geen werkend geheel. De rollen die nodig zijn om een wiki bij te laten dragen aan het doel, moeten goed gedefinieerd en toebedeeld worden. Afhankelijk van je keuze in doel en de randvoorwaarden, wordt de balans in belang van de rollen bepaald.

De volgende rollen zijn te onderscheiden en worden bij personen belegd. In de presentatie “wiki-rollen” is meer informatie te vinden.

• Vullen
  Het draait natuurlijk allemaal om de content van de wiki. Wie gaat daarvoor zorgen voor welke onderwerpen? Gaat dat individueel of in een groep? Is er een deadline of niet? Een optie is om werksessies te hebben waar je met elkaar in de wiki werkt en op elkaar kan reageren. In ieder geval zijn korte relevante stukken tekst in plaats van lange notities een must.
• Samenvatten
  Wiki’s kunnen snel een onoverzichtelijke brei van woorden en links worden, waardoor gebruikers informatie niet kunnen vinden of niet meer willen bijdragen. De inhoud moet overzichtelijk en constructief zijn. Daarom is het belangrijk op bepaalde momenten de inhoud samen te vatten en vanaf daar weer verder te werken.
• Prikkelen
  Soms is het nodig om mensen te prikkelen een (juiste) bijdrage te leveren. Als er weinig wordt gewerkt in de wiki of als de inhoud moet worden aangescherpt, kan het handig zijn iemand de rol van prikkelen toebedelen. Daar kan invulling aan worden gegeven door bijvoorbeeld stellingen, vragen, extreme meningen toe te voegen, maar ook door teasers als polls, prijsvragen etc of juist mensen aan te spreken en te vragen naar hun mening.
• Eindredactie
  Afhankelijk van het doel van de wiki, kun je eindversies vastzetten. Een eeuwige status concept kan besluitvorming in de weg staan. Duidelijk moet zijn wat de definitieve teksten zijn (als dat past binnen het doel) en wie dat besluit.
• Ontmoeten
  Ervaring leert dat een combinatie van online en offline ontmoeten elkaar kan versterken. Off line elkaar ontmoeten rondom een thema uit de wiki, kan zeker bijdragen aan het doel van kennisopbouw, delen of zenden.
• Behouden
  De wiki moet geen losstaand ding naast de organisatie worden. Probeer zoveel mogelijk aan te sluiten bij bestaande rollen in de organisatie. Besluitvorming ook neer te leggen bij de besluitvormers, specialisten op hun onderwerp kennis laten inbrengen etc.
• Ondersteunen
  Tot slot: er is (vaak) ook ondersteuning nodig om de wiki draaiende te houden. Er moet een vraagbaak zijn voor de werking en inrichting van de wiki.

5. Implementeren

De juiste wiki is gekozen, het doel is helder, de rollen zijn belegd. Nu zal het uitgevoerd moeten worden volgens plan en het resultaat van de wiki geborgd / gebruikt moet worden t.b.v. het eerder gestelde doel.

Samengevat in een stappenplan:

1. Doel bepalen, waar drie opties voor zijn: kenniscreatie, kennismanagement of kennisoverdracht
2. Randvoorwaarden definiëren
3. Op basis van bovenstaande twee punten en technische specificatie een keuze uit drie van de typen wiki’s (open/free format, saas en eigen omgeving)
4. Definiëren rollen en organisatie rondom de wiki
5. Implementeren.

Een wiki inzetten kan een handig gereedschap zijn, echter alleen een technische afweging maakt de wiki nog geen succes. Voor een succesvolle wiki, in welke omgeving dan ook, moet oog zijn voor hetgeen ermee bereikt moet worden, binnen welke randvoorwaarden dat gebeurt én hoe de organisatie eromheen is geregeld. Niets staat een succesvol gebruik van de wiki dan in de weg! Toch?