eParticipatie: een werkende oplossing

Hoewel burgerparticipatie zelf niets nieuws is, veranderen de manier waarop we erover denken en de middelen die we ervoor in zetten wel. Burgers worden op grotere schaal bereikt en de activiteiten van de overheid zijn transparanter. Het is daarom belangrijk om bewuste keuzes te maken voor een passende eParticipatie-oplossing. Een stappenplan, van doelen tot tools.

eParticipatie is…

…het benutten van informatie- en communicatietechnologie om burgers een centrale plaats in te laten nemen bij de verbetering van de publieke dienstverlening, het openbaar bestuur, het functioneren van de gemeenschap en bij gebiedsontwikkeling. Bijvoorbeeld door het aanreiken van middelen waarmee burgers zelf een bijdrage kunnen leveren, door het actief betrekken van burgers tijdens de verschillende fasen van een project of door laagdrempelig het gesprek met burgers aan te gaan via digitale middelen.

Burgerparticipatie is op zichzelf niets nieuws, maar de middelen waarmee de overheid in contact kan komen met burgers veranderen. Uit onderzoek (niet meer online beschikbaar) blijkt dat tweederde van de mensen het liefst via internet participeert en dat als mensen dit daadwerkelijk doen, hun interesse toeneemt. Participatie zorgt dus ook voor meer betrokkenheid, mits goed uitgevoerd. Dat wil zeggen: inzichtelijk maken waar men kan participeren, wat er gebeurt met de resultaten en deze ook daadwerkelijk terugkoppelen aan de deelnemers. Web 2.0 tools en (ondersteunende) communicatie via sociale media kunnen hierbij helpen; om het bereik te vergroten maar ook om de overheid toegankelijker te maken. Niet per se als vervanging maar als aanvulling op de ‘offline’ activiteiten.

Om uiteindelijk te komen tot een oplossing die past bij het vraagstuk en de juiste invulling ervan, zijn er een aantal belangrijke keuzemomenten. Hutspot ontwikkelde een aanpak die organisaties helpt bij het maken van deze bewuste keuzes, om een werkende eParticipatie-oplossing te vinden; zowel voor de organisatie als de mensen die participeren.

Doelen stellen

Hoewel eParticipatie gaat om contact met de buitenwereld, is het zaak om eerst intern een aantal zaken scherp te stellen. Het stellen van doelen op project- en participatieniveau en een duidelijk eindresultaat voor ogen hebben, helpt alle betrokken partijen bij het behouden van de juiste focus gedurende het traject. Formuleer wat je wilt bereiken met het project in praktische termen zoals ‘een ingericht park’ of ‘betere voorzieningen voor de jeugd’. Maar ook welk resultaat er ligt als het participatietraject is afgerond, bijvoorbeeld een programma van eisen of een ontwerp. Het doel en het resultaat vormen gedurende het project de stip op de horizon en helpen bij het maken van de daarop volgende keuzes.

Type uitkomst

eParticipatie is een breed begrip en kan bij veel verschillende vraagstukken worden ingezet. Wij menen dat het van belang is om afhankelijk van het vraagstuk na te denken over de uitkomst die je voor ogen hebt. Het gaat om de uitkomst van het eParticipatie-traject en het resultaat dat je aan het einde van het traject in handen hebt. Gebaseerd op de veranderkundige opvattingen van Léon de Caluwé zijn er vijf smaken:

1. een haalbare uitkomst: betrek bestuurders, belangengroepen en autoriteiten
2. de beste en meest concrete uitkomst: betrek deskundigen en professionals
3. een motiverende uitkomst: samen met een brede doorsnede van de samenleving
4. een uitkomst die men zelf bedenkt: met iedereen die ervaringen wil delen
5. een uitkomst die gedurende het traject gaat ontstaan (of niet): met wie maar mee wil doen

Ieder soort uitkomst vertelt direct ook iets over de mensen die je er zeker bij gaat betrekken. We hebben bijvoorbeeld te maken met een vraagstuk waarbij we aan veel belangen tegemoet moeten komen, dan spreken we over een ‘haalbare uitkomst’. Het doel is dan een oplossing waar alle belanghebbenden zich in kunnen vinden. Hebben we te maken met een vraagstuk waarbij het vooral belangrijk is dat mensen het resultaat zien als ‘eigen’, dan kun je denken aan een uitkomst die men zelf heeft bedacht. Een praktisch eindresultaat is dan minder van belang dan het gevoel van ‘eigenheid’ dat de mensen eraan over houden.

Invloed van de burger

Participeren kan op verschillende niveaus. De participatieladder (Edelenbos, 2000) geeft inzicht in de mate waarin je burgers betrekt bij het project. De ladder bestaat uit vijf treden die oplopend steeds meer invloed bij de burger leggen. Informeren, de 1e, is een belangrijk trede in de communicatie naar burgers, maar valt niet onder participatie.

De keuze voor een traptrede is afhankelijk van een aantal interne afwegingen. Er moet bijvoorbeeld voldoende capaciteit zijn binnen de organisatie om de input van de burgers te verwerken. Het raadplegen van burgers is bijvoorbeeld minder bewerkelijk dan coproductie waarbij je samen iets maakt. Maar ook met wettelijke verplichtingen rondom participatie dient rekening gehouden te worden. Of het afbreukrisico van het project. Door op een aantal van deze punten keuzes te maken, kom je uit op een wenselijk niveau van participatie. Het niveau dat past bij de interne omgeving, het vraagstuk waar het om gaat of de fase van het project waar je in verkeert.

Tools

Tools zijn er in vele soorten en maten. Zo veel zelfs dat de mogelijkheden je al gauw boven het hoofd groeien. De keuzes die in de voorgaande stappen zijn gemaakt, geven houvast bij de selectie van het soort tool. In onderstaande sheets worden de 4 niveaus van participatie grofweg gekoppeld aan soorten tools. Vanuit daar kun je met het doel, het resultaat en de gewenste oplossing in de hand op zoek gaan naar een specifiek stuk techniek dat het participatietraject ondersteunt.

Een werkende eParticipatie oplossing

Bewust keuzes maken, aan de hand van een kapstok die hierbij helpt, leidt je naar een werkende eParticipatie oplossing. Je hebt samen met collega’s nagedacht over de interne doelen, het resultaat dat bereikt moet worden, de mensen met wie je het gaat doen, de kaders die je stelt en de technologie die ingezet wordt. Zo zorg je ervoor dat die community niet ongebruikt blijft, maar met een specifiek doel wordt ingezet. Of dat de ideeën die burgers hebben daadwerkelijk worden behandeld, teruggekoppeld en zelfs gerealiseerd. En dat het park daadwerkelijk wordt gebruikt of de weg veiliger wordt! Burgers betrekken op een moderne, doordachte en efficiënte manier ligt dan best binnen handbereik.