Een sociaal intranet in tijden van corona: 10 beproefde do’s en don’ts

Mensen doen sneller mee met een verandering als ze ergens ontzettend last en pijn van hebben. Dit noemen we ook wel een burning platform*. Het kan zich op een ontelbaar aantal manieren openbaren. Corona is daarin een episch voorbeeld. Waarom? De participatie van organisaties met een social intranet is flink toegenomen sinds corona zich op een ontwrichtende wijze kenbaar heeft gemaakt in onze (werkende) wereld. Alle ogen zijn gericht op het sociale intranet als redder in nood.

Dat is, los van de omstandigheden, een speelveld waarin je je als communitymanager en -coach praktisch in een fata morgana waant. Alleen is het realiteit – en jij staat aan het roer. Je hebt nu (ja, nú) het bereik én het draagvlak om professionals te helpen het beste te maken van hun werk.

Hoe dan?

Geen zorgen, dat wiel wordt momenteel uitgevonden en we hebben al een aantal getoetste do’s en don’ts (in willekeurige volgorde) voor je op een rij gezet. Zodat ook jij, communitycoach, – manager en professional het beste kan maken van dit moment.

1. Centrale nieuwsplek

Zet je sociale intranet in als centrale nieuwsplek waar het laatste (corona-)nieuws uit de organisatie steevast geplaatst en gedeeld wordt. Wees hierin consistent en houd één waarheid aan. Pluspunt: het versturen van die verouderde nieuwsbrief of dat eeuwige ge-email kun je lekker overslaan. En maak er gelijk een gewoonte van. Je hebt nu de onverdeelde aandacht!

2. Bied het alternatief

Leg uit wat professionals kunnen doen én gebruiken als alternatief voor offline contact. En zorg dat ze deze informatie ontzettend makkelijk kunnen vinden. Doe dit bijvoorbeeld met een knop op de homepage, zodat mensen gelijk geholpen worden met “Corona? Wat moet ik nu?”-vragen.

3. Herzie de inrichting van je centrale homepage

Maak het professionals makkelijk om urgente en belangrijke informatie direct te vinden. Speel met de indeling van je homepage en zet het belangrijkste nieuws dus bovenaan. Gebruikers lezen over het algemeen van boven naar beneden en van links naar rechts in de vorm van de hoofdletter F. Gebruik deze wetenschap in je voordeel, maar blijf checken of de praktijk hierbij aansluit.

4. Gewenste dynamiek op gang helpen

Speel in op, en help professionals met het creëren van, de gewenste dynamiek door het faciliteren van het gesprek. Met bijvoorbeeld de volgende tips:

1. 1. Thuiswerktips voor en door professionals. Thuiswerktips en tricks voor en door professionals zijn hot. Toon ze in een widget op de homepage en faciliteer professionals om deze te delen met elkaar.
   2. Deel mooie verhalen. Hoe vinden en helpen mensen elkaar op dit moment binnen de organisatie? En hoe kan een ander daar ook iets aan bijdragen? Maak het tastbaar en houd het persoonlijk. Mensen die verbinden en versterken zijn een groot goed voor de huidige teamgeest.
      
   3. #help elkaar. Maak een groep van vraag en aanbod rond hulp. Zeker in de zorg en binnen organisaties met de “vitale beroepsgroepen” is dit een mooie manier om elkaar zoveel mogelijk te helpen het werk te kunnen blijven uitvoeren.
      

5. Denk lekker wél in hokjes

Houd rekening met verschillende doelgroepen op het intranet. Denk binnendienst en buitendienst. Staf en uitvoering, locatiegebonden doelgroepen en functiegebonden doelgroepen. Kortom: denk in hokjes en zorg dat het intranet ze zoveel mogelijk tegemoet komt om met elkaar te zoeken naar een fijne manier van (samen)werken.

Tip: vergeet het bestuur / de directie / de CEO / het management niet. Goed voorbeeld doet namelijk ontzettend goed volgen (slecht voorbeeld dus ook). Wedden dat ook zij best wat hulp kunnen gebruiken in het volledig benutten van het intranet?

6. Benut het collectief

In je eentje ga je de wedstrijd niet winnen nu. Maak je inspanningen dus zo schaalbaar mogelijk. Breng groepsbeheerders en ambassadeurs tips en tricks om hun informatie-, samenwerk- of kennisdeel-groepen corona-proof te maken. En zet deze publiek. Wie weet hebben anderen hier ook wat aan en kunnen ze elkaar verder op weg helpen. Je kunt nu wel wat mankracht met dezelfde mindset gebruiken. Regel het.

7. Check de feiten en je aannames

Gebruik je intranetdashboard om het huidige intranetgedrag van professionals in kaart te brengen en acteer op die kennis. Is “Hoe moet ik videobellen?” een popalair bericht deze dagen? Toon deze dan op de homepage. Komen er opeens ontzettend veel nieuwe gebruikers bij? Help ze op weg met een korte uitleg. Wordt het account van de CEO inmiddels door ontzettend veel mensen gevolgd? Maak haar / hem daar bewust van en doe er iets goeds mee.

8. Help professionals in nieuw gedrag

E-mail is voor velen nog het medium dat het veiligste voelt om te gebruiken en om op terug te vallen. Past dit niet bij jullie organisatie en/of intranet-ambitie? Help professionals dan om effectieve manieren te ontwikkelen in het samenwerken. Dit is hét moment waarop ze (gedwongen) nieuwe patronen aanleren. Doe er je voordeel mee.

9. Het intranet is niet de hub van ‘alles’

Probeer niet een volledig overzicht van extern corona-nieuws uit de media te tonen, omdat dat is waar mensen non-stop mee bezig zijn, en dus behoefte aan hebben. Vrijwel iedereen heeft de liveblog van nu.nl of de NOS allang op de spreekwoordelijke speed dial staan. Ze komen naar het intranet voor organisatie-gebonden nieuws. Houd het daarbij – de rest is ruis.

10. Doe. Iets.

Zoals gesteld in de introductie: je hebt een unieke situatie in handen als communitymanager, -coach en beheerder van jullie sociale intranet. Dit is de tijd dat de relevantie van een sociaal intranet piekt. Het bereik en draagvlak dat je nu hebt is uniek. Maak er wat van. Trial en error op repeat. Durf en doe. En deel met anderen weer wat je leert. Want wij willen weten wat voor jou werkte en wat ook vooral niet, zodat wij daar weer van kunnen leren.

* Bron introductie: The real story of the burning platform.